С 1 января 2021 г. в России действует обязательное ведение трудовой книжки в электронном виде. Новые сотрудники больше не получают бумажную трудовую книжку, а работодатели обязаны сразу создать электронную запись. Для тех, кто уже имеет бумажную трудовую книжку, переход на электронный формат также возможен. Ниже вы найдете подробную инструкцию, юридические основания, рекомендации по оформлению и готовый образец заявления.
Юридические основания перехода
- Статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) – «Предоставление сведений о трудовой деятельности».
- Часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ – «Электронный документооборот в сфере труда и занятости».
- Постановление Правительства РФ от 1 января 2021 г. о переходе на электронную трудовую книжку.
Эти акты обязывают работодателя вести трудовую книжку в электронном виде и предоставлять работнику доступ к ней. При этом работник имеет право отказаться от бумажной версии, но обязан подписать заявление о переходе.
Когда необходимо подавать заявление
- При приёме на работу нового сотрудника (с 1 янв. 2021 г.) – бумажная трудовая книжка не выдается.
- При переходе сотрудника, у которого уже есть бумажная трудовая книжка, на электронный формат.
- При смене работодателя, если работник хочет перенести сведения в новую электронную систему.
Как правильно оформить заявление
Заявление должно содержать следующие сведения:
- ФИО работника.
- Дата и место составления заявления.
- Указание, что работник желает перейти на электронную трудовую книжку.
- Подпись работника с расшифровкой подписи.
- Дата выдачи бумажной трудовой книжки (если применимо).
Важно, чтобы заявление было подписано лично работником. При отсутствии подписи документ может быть признан недействительным.
Пример оформления заявления
Ниже приведён готовый шаблон, который можно скопировать и заполнить в любом текстовом редакторе. После печати обязательно подпишите заявление.
Заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (переход на электронную трудовую книжку)
18 февраля 2026 г.
[Место составления]
Я, ФИО работника, прошу работодателя название организации предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и отказаться от бумажной трудовой книжки.
Дата выдачи бумажной трудовой книжки: число месяц год (если применимо).
Подпись: ________________________
(расшифровка подписи)
Пример записи в трудовой книжке о переходе
После подписания заявления работодатель делает запись в трудовой книжке (если она уже существует) следующего вида:
18 февраля 2026 г. – Переход на электронную трудовую книжку – заявление о переходе – подпись работника.
Как подать заявление работодателю
- Подготовьте заполненное заявление.
- Сдайте его в отдел кадров или в электронную систему управления персоналом (если ваша организация использует ЭДО).
- Получите подтверждение о принятии заявления (письменное уведомление или электронный чек).
- Ожидайте создания электронного профиля в системе «Электронная трудовая книжка».
Что делать, если работодатель отказывается
В случае отказа работодателя в переходе на электронный формат работник имеет право обратиться в Трудовой инспекцию. Согласно законодательству, отказ от бумажной трудовой книжки не может стать основанием для отказа в трудоустройстве.
Где можно получить электронную трудовую книжку
- Через портал «Электронная трудовая книжка» (https://etk.gov.ru/).
- Через корпоративные системы работодателя, поддерживающие ЭДО (например, Nopaper, КонсультантПлюс).
- Через региональные сервисы, если ваш регион имеет собственный портал.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
- Войдите в личный кабинет на портале «Электронная трудовая книжка».
- Выберите пункт «Получить выписку».
- Укажите период, за который нужна выписка, и подтвердите запрос.
- Выписка будет выдана в формате PDF и может быть распечатана.
Практические рекомендации
- Сохраняйте копию подписанного заявления в личных документах.
- Проверьте, что в системе отображаются все даты начала и окончания трудовых отношений.
- Если вы работаете в нескольких компаниях, убедитесь, что каждая из них имеет актуальные данные в системе.
- При смене работодателя сразу сообщайте новому работодателю о переходе на электронный формат.
Где скачать готовый образец
Вы можете скачать готовый шаблон заявления в формате Word или PDF по ссылке ниже:
Скачать образец заявления
Также доступны шаблоны уведомлений о переходе и инструкции по работе с системой «Электронная трудовая книжка» на сайте stazh-online.ru.
Переход на электронную трудовую книжку – это не просто формальность, а важный шаг к цифровизации кадрового учёта. Соблюдение всех юридических требований и правильное оформление заявления помогут избежать конфликтов с работодателем и обеспечат доступ к вашим трудовым документам в любой момент.
Если у вас возникли вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в Трудовую инспекцию вашего региона.