Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж и деятельность человека․ Часто на практике встречается ситуация, когда свободное место в разделе «Сведения о работе» заканчивается․ В этом случае оформляется вкладыш․ Однако у кадровых специалистов возникает множество вопросов: как проставлять номера, нужно ли начинать с единицы и как правильно вшить новый документ?
Главное правило: продолжаем, а не начинаем заново
Самое главное, что необходимо запомнить: нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию трудовой книжки․ Это прямо регламентировано нормативными актами:
- п․ 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек;
- п․ 3․1 Инструкции по заполнению трудовых книжек․
При заведении вкладыша нумерация записей в нем никогда не начинается заново․ При внесении первой записи во вкладыш указывается порядковый номер, следующий за тем, который был указан при внесении последней записи в самой трудовой книжке․
Разбор практической ситуации
Рассмотрим типичный пример, который часто вызывает затруднения․ Место в разделе «Сведения о работе» закончилось после записи о приеме на работу․ Получается, что во вкладыше первой будет запись о переводе на другую работу, а потом, когда-нибудь, — запись об увольнении․
Как действовать в этом случае?
- Предположим, последняя запись в трудовой книжке (о приеме на работу) имела номер 15․
- Во вкладыше в графе 1 «№ записи» первой строки мы ставим номер 16 (запись о переводе)․
- Последующие записи (например, об увольнении) будут нумероваться как 17, 18 и т․д․․
Перенос записи во вкладыш трудовой книжки прямо не урегулирован нормативными актами детально, поэтому важно соблюдать логическую последовательность и непрерывность стажа․
Оформление ьного листа вкладыша
Несмотря на то, что нумерация раздела о работе продолжается, ьный лист вкладыша заполняется самостоятельно․ Обратите внимание на следующие нюансы:
- В строке «Дата заполнения» указывают именно дату оформления вкладыша, а не дату заведения самой трудовой книжки․
- Данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия) переносятся из трудовой книжки на момент оформления вкладыша (если данные изменились, указываются актуальные)․
Отметка о выдаче вкладыша
Без трудовой книжки вкладыш недействителен, поскольку является приложением к ней, а не самостоятельным документом․ Чтобы связать эти два документа, необходимо:
- Поставить в трудовой книжке (на ьном листе или внутри обложки) штамп с записью «Выдан вкладыш»․
- Рядом с штампом указать серию и номер выданного вкладыша․
Обратите внимание: заявление работника о выдаче вкладыша не нужно․ Выдача осуществляется по инициативе работодателя в силу закона (ст․ 39 Правил)․ При выдаче каждого вкладыша в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей делают соответствующую пометку․
Сколько вкладышей можно оформить?
Законодательство не ограничивает количество вкладышей․ Если закончилось место в первом вкладыше, оформляется второй․ В этом случае действует то же самое правило:
- Нумерация записей во втором вкладыше продолжает нумерацию первого вкладыша (и, соответственно, трудовой книжки)․
- На ьном листе первого вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера второго вкладыша․
Как правильно вшить вкладыш
Вкладыш нельзя просто вложить в трудовую книжку или прикрепить скрепкой — его необходимо вшить․ Пошаговая инструкция:
- Подготовка: Отогните обложку трудовой книжки в месте переплета․
- Расположение: Вкладыш вшивается в конец трудовой книжки, между последней страницей и обложкой․
- Вшивание: Используйте иглу и прочную нить․ Прошивка делается на 3-4 прокола вдоль сгиба вкладыша и обложки трудовой․
- Фиксация: Концы нити выводятся на внутреннюю сторону обложки и туго завязываются в узел․ Опечатывать сургучом или подклеивать концы нити не требуется․
Важное напоминание
Никогда не перечеркивайте номера в трудовой книжке и во вкладыше․ Ошибочная запись признается недействительной в порядке, предусмотренном Правилами (ставится следующий порядковый номер, пишется: «Запись за номером таким-то недействительна»), а нумерация последующих записей все равно продолжается по общему правилу․
Соблюдение этих простых, но строгих правил нумерации и оформления вкладыша позволит избежать нарушений трудового законодательства и обеспечит юридическую чистоту документов работника․