Дата актуализации: 13:18:08 ()

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При частой смене мест работы, сезонной занятости или длительном стаже страницы могут закончиться раньше, чем ожидалось. Если место для записи закончилось, а вкладыша (дополнительного листа) нет, необходимо знать, как правильно оформить продолжение сведений, чтобы избежать проблем с pension‑фондом, будущими работодателями и государственными органами.

Почему заканчивается место в трудовой книжке

• Высокая частота смены работ (например, сезонные или проектные контракты).
• Ведение дополнительных разделов: награждения, поощрения, обучение.
• Неправильный перенос записей (запись делается «на полслове», оставляя незаполненное место).
• Отсутствие своевременного оформления вкладыша при заполнении предыдущего раздела.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие порядок ведения трудовых книжек и оформления вкладышей:

1. Постановление Правительства РФ от № 225 («Правила ведения трудовых книжек»). В случае заполнения всех страниц одного из разделов в трудовую книжку вшивается вкладыш, который ведётся в том же порядке, что и сама книжка.
2. Трудовой кодекс РФ, ст. 66 и 66.1 – возможность ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде.
3. Разъяснения Юридической школы Нижневартовск: если последним номером в трудовой книжке был, например, 11, то во вкладыше должен стоять номер 12. Ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его номера и серии (на е или внутренней стороне обложки).
4. Информация Оперсонале: когда в соответствующем разделе нет пустых строк, кадровики оформляют вкладыш, а не новый бланк трудовой книжки.
5. Консультации Кадровик‑практик: на практике перенос часто заканчивают внизу заполненной строки, а следующую запись делают во вкладыше; претензий со стороны СФР (бывшего ПФР) обычно не возникает.
6. Разъяснения ЭЛКОД: при заполнении всех страниц раздела в трудовую книжку вшивается вкладыш, оформляемый работодателем по тем же правилам, что и основной документ.

Как оформить вкладыш, если он отсутствует

Шаг 1. Подготовка документов

• Заявление работника о необходимости выдачи вкладыша (можно оформить в свободной форме, указав ФИО, должность, причину – «закончилось место для записи»).
• Приказ руководителя организации о выдаче вкладыша (формат приказа произвольный, но должен содержать реквизиты организации, дату, основание – заявление работника и внутренний приказ).
• Сам бланк вкладыша (формат А5, с полями для номера серии, номера вкладыша, даты выдачи и места для записей). Бланк можно получить в отделе кадров, купить в канцелярском магазине или скачать с официальных сайтов (например, Госуслуги в разделе «Бланки документов»).

Шаг 2. Оформление вкладыша

1. На ьной стороне вкладыша ставится штамп организации (или печать) с надписью «Выдан вкладыш».
2. Указываются серия и номер вкладыша (например, серия 01, номер 0012).
3. Проставляется дата выдачи.
4. Если вкладыш вшивается в трудовую книжку, то на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается запись: «Вкладыш № XX серии YY выдан» с подписью ответственного лица и печатью.
5. После этого вкладыш считается действующим продолжением трудовой книжки и в него вносятся все последующие записи о приёме, переводе, увольнении, награждении и т.д.

Шаг 3. Внесение первой записи во вкладыш

Первая строка во вкладыше начинается с номера, следующего за последним номером в основной трудовой книжке. Например, если последняя запись в книжке имеет номер 11, то во вкладыше первая запись получает номер 12.

Что делать, если вкладыша нет и его невозможно сразу получить

В некоторых ситуациях (например, удалённая работа, отсутствие отдела кадров на месте) может возникнуть задержка с оформлением вкладыша. В этом случае допустимы следующие временные меры:

• Перенос записи на нижнее поле заполненной строки (как отмечают специалисты Кадровик‑практик). Запись делается аккуратно, не затрагивая уже внесённые данные, а следующая запись помещается во вкладыш сразу после его получения.
• Ведение временного журнала (внутренний документ организации), где фиксируются все трудовые действия с указанием даты, номера приказа и краткого содержания. После получения вкладыша данные переносятся из журнала в официальный документ.
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Работодатель может оформить ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через СФР. После этого все дальнейшие записи ведутся исключительно в электронном виде, а бумажная книжка считается архивной.

Электронная трудовая книжка как альтернатива

С 2021 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном формате. Основные преимущества:

• Неограниченное количество записей (нет риска «закончилось место»).
• Автоматическая синхронизация с данными СФР и налоговой.
• Возможность быстрого получения выписки и подтверждения стажа.
• Снижение риска потери или повреждения документа.

Для перехода на ЭТК необходимо:

1. Получить согласие работника (письменно или в электронной форме).
2. Работодатель подаёт сведения о приёме, переводе или увольнении в СФР через систему «Электронная трудовая книжка» (личный кабинет на Госуслуги или через прямой интеграционный канал).
3. После первой отправки сведений формируется электронная трудовая книжка, доступная работнику в его личном кабинете.
4. Бумажная книжка может быть оставлена у работника как архивный документ, но дальнейшие записи в неё не вносятся.

Пошаговая инструкция для работника и кадровой службы

Для работника

1. Убедиться, что в трудовой книжке действительно нет свободных строк для новой записи.
2. Составить заявление руководителю о необходимости выдачи вкладыша (или о переходе на ЭТК).
3. Дождаться приказа о выдаче вкладыша (обычно издаётся в течение 1‑3 рабочих дней).
4. Получить вкладыш, проверить наличие штампа, серии и номера.
5. Передать вкладыш кадровику для внесения первой записи (номер следует продолжать после последнего номера в основной книжке).
6. После получения обновлённой трудовой книжки проверить корректность всех записей и поставить свою подпись.

Для кадровой службы (HR)

1. Получить заявление работника.
2. Подготовить приказ о выдаче вкладыша (или о переходе на ЭТК).
3. Оформить вкладыш: поставить штамп, указать серию и номер, дату выдачи.
4. Вшить или прикрепить вкладыш к трудовой книжке (рекомендуется вшить в середину первого вкладыша, если он уже существует, либо вставить в конец текущей книжки).
5. Сделать первую запись во вкладыше, продолжая нумерацию.
6. Поставить подпись ответственного лица и печать организации.
7. Если работник выбрал ЭТК – передать сведения в СФР и уведомить работника о доступности электронной выписки.
8. Архивировать приказ и заявление в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто продолжить запись на обложке или на последней странице без вкладыша?

Технически возможно, но такие записи не считаются официальными и могут быть оспорены СФР при назначении пенсии. Лучше оформить вкладыш или перейти на ЭТК.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать вкладыш?

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить ведение трудовой книжки. Отказ можно обжаловать в трудовой инспекции или через суд. Также можно самостоятельно приобрести бланк вкладыша и оформить его, предъявив приказ о выдаче (можно оформить внутренним приказом без согласия руководителя, если это не противоречит внутренним регламентам).

Нужно ли нотариально заверять вкладыш?

Нет. Достаточно штампа организации и подписи ответственного лица. Нотариальное заверение требуется только при восстановлении утерянной трудовой книжки.

Можно ли использовать один вкладыш для нескольких сотрудников?

Нет. Каждый вкладыш привязан к конкретному трудовому книжке и содержит уникальную серию и номер. Использование одного бланка для разных работников нарушает порядок ведения документации.

Сколько времени занимает оформление вкладыша?

При наличии бланка и приказа – обычно от нескольких часов до одного рабочего дня. Если нужно заказать бланк у поставщика, срок может увеличиться до 3‑5 рабочих дней.

Когда место в трудовой книжке закончилось, а вкладыша нет, действовать нужно последовательно и в соответствии с законодательством:

1. Подтвердить факт отсутствия свободных строк.
2. Оформить заявление и получить приказ о выдаче вкладыша (или о переходе на ЭТК).
3. Получить бланк вкладыша, поставить необходимые реквизиты и штамп.
4. Вшить или прикрепить вкладыш к трудовой книжке, продолжить нумерацию записей.
5. При невозможности немедленно оформить вкладыш – использовать временные меры (запись на нижнем поле, ведение внутреннего журнала) с последующим переносом данных.
6. Рассмотреть переход на электронную трудовую книжку как долгосрочное решение, исключающее подобные проблемы в будущем.

Соблюдение указанных шагов гарантирует легитимность трудового стажа, исключает претензии со стороны СФР и обеспечивает бесперебойное взаимодействие с будущими работодателями и государственными органами.

---

Информация актуальна на момент написания статьи . Источники: Юридическая школа Нижневартовск, Оперсонале, Кадровик‑практик, ЭЛКОД, официальные разъяснения СФР и ТК РФ.