Ведение трудовой книжки – обязательный элемент трудового законодательства РФ.
С 1 сентября 2021 г. в правилах ведения трудовых книжек внесены изменения, которые позволяют использовать технические средства (перенос красителей, оттиск печати) и переходить на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Ниже вы найдёте подробную инструкцию, как правильно оформить запись о переносе сотрудника на другую должность, а также готовый образец записи, который можно скопировать в бумажную или электронную книгу.

Что такое перенос записи в трудовой книжке?

Перенос записи – это внесение сведений о переводе сотрудника на другую постоянную работу (должность, подразделение, должностные обязанности) в его трудовую книжку.
Запись должна:

• соответствовать тексту приказа (распоряжения) о переводе;
• быть внесена в течение недели после издания приказа;
• содержать реквизиты приказа и даты перехода;
• быть выполнена с использованием световодостойких чернил (черного, синего, фиолетового) либо штампов/печати.

Для временных переводов запись в трудовой книжке не фиксируется, если перевод не подтверждён приказом о постоянном переводе.

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 56, 57, 58);
• Приказ Минтруда РФ № 320н от 30 июня 2021 г. «Об утверждении правил заполнения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда РФ № 123/2026 (примерный номер) о переходе на электронную трудовую книжку.

Согласно пункту 3.1.1.2 правила, запись о переводе может быть выполнена как вручную, так и с помощью технических средств (перенос красителей, оттиск печати). При переходе на ЭТК запись о переходе в бумажной книге должна быть дополнительно зафиксирована, чтобы контролирующие органы могли проверить соответствие.

Как оформить запись о переносе в трудовой книжке?

Шаги, которые необходимо выполнить:

1. Получить приказ (распоряжение) о переводе. Приказ должен содержать:
   • номер и дату;
   • должность и подразделение до и после перевода;
   • дата перехода.
2. Подготовить запись. Введите сведения в соответствии с образцом ниже. Запись делается в световодостойких чернилах или с помощью штампа/печати.
3. Проверьте точность. Текст записи должен точно совпадать с текстом приказа.
4. Внесите запись в течение недели. Если перевод на постоянную работу, запись должна быть внесена в течение 7 дней с момента издания приказа.
5. Для перехода на ЭТК. В бумажной книге укажите запись о переходе на электронную трудовую книжку и приложите копию приказа о переходе.
6. Сохраните копию. Сохраните копию приказа и записи в архиве предприятия.

Образец записи о переносе

Ниже приведён готовый образец, который можно скопировать в бумажную трудовую книжку. Для электронных записей используйте аналогичный формат в системе ЭТК.

№ приказа: 123/2026
Перевод сотрудника: Иванов Иван Иванович
Должность до перевода: Менеджер по продажам
Подразделение до перевода: Отдел продаж
Должность после перевода: Руководитель отдела продаж
Подразделение после перевода: Отдел продаж
Дата перехода: 

Если перевод был временным, но подтверждён приказом о постоянном переводе, в записи указывайте оба приказа:

№ приказа о временном переводе: 456/2025
№ приказа о постоянном переводе: 123/2026
Перевод сотрудника: Иванов Иван Иванович
Должность до перевода: Менеджер по продажам
Подразделение до перевода: Отдел продаж
Должность после перевода: Руководитель отдела продаж
Подразделение после перевода: Отдел продаж
Дата перехода: 

Перевод на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2024 г. Минтруд рекомендует переход на ЭТК. Для оформления записи о переходе на ЭТК в бумажной книге необходимо:

• Внести запись о переходе на ЭТК, указав дату перехода и номер приказа;
• Прикрепить копию приказа о переходе в бумажной книге (если это требуется контролирующими органами);
• Убедиться, что запись соответствует требованиям Минтруда (световодостойкие чернила, точность текста).

В электронной книге запись будет автоматически синхронизирована, но наличие бумажной записи гарантирует проверку при проверке со стороны государственных органов.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли внести запись о переводе позже, чем в течение недели?
  Нет, нормативные акты требуют внесения записи в течение 7 дней с момента издания приказа. При пропуске срока запись можно внести позже, но потребуется дополнительное обоснование и согласование с контролирующими органами.
• Что делать, если запись о переводе пропущена?
  Внесите пропущенную запись в соответствии с приказом о переводе. В таблице «Обязательные реквизиты» укажите номер приказа и дату перехода.
• Можно ли использовать обычные чернила?
  Нет, согласно правилам, запись должна быть выполнена световодостойкими чернилами (черного, синего, фиолетового) либо штампом/печатью.
• Нужна ли запись в бумажной книге при переходе на ЭТК?
  Да, по рекомендации Минтруда запись о переходе на ЭТК должна быть внесена в бумажную трудовую книжку.

Перенос записи в трудовой книжке – важный этап, который подтверждает юридическую правомерность перевода сотрудника на новую должность. Соблюдение всех требований законодательства, точность текста приказа и своевременность внесения записи помогут избежать проблем с контролирующими органами и обеспечат корректность кадровой документации.

Не забывайте сохранять копии всех приказов и записей в архиве предприятия. При переходе на электронную трудовую книжку обязательно зафиксируйте запись в бумажной книге, чтобы контролирующие органы могли проверить соответствие.