Перевод работника в пределах одного работодателя – это обычная практика в любой организации. Однако, чтобы сохранить законность и корректность кадрового учёта, в трудовой книжке необходимо оформить запись о переводе. Ниже приведён подробный пошаговый гид, основанный на актуальных правилах, принятых Приказом Минтруда России от  № 320н и комментариях к ним.

Что такое перевод?

• Перевод – перемещение работника в другое структурное подразделение, смена должности или изменение места работы в пределах одной организации.
• Перевод может быть постоянным (с изменением должности/подразделения) или временным (периодический перевод на другую работу).
• При переводе работник сохраняет прежний трудовой договор, но меняется его место работы и, при необходимости, должность.

Юридические основы

В соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от  № 320н), в трудовой книжке при переводе необходимо внести запись в раздел «Сведения о работе» (раздел С). В графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата начала работы в новом подразделении, а в графе 4 – номер и дата приказа о переводе.

Если в трудовом договоре указано конкретное структурное подразделение, то перевод в другое отделение обязательно отражается в трудовой книжке. (См. КонсультантПлюс, «Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о переводе в другое подразделение»).

Ключевые моменты при оформлении записи

1. Подготовка документов
   • Приказ о переводе (или распоряжение) с указанием даты, номера, должности и подразделения.
   • Трудовой договор (если в договоре указано подразделение).
   • Согласие работника (если перевод согласован).
2. Заполнение раздела «Сведения о работе»
   • Графа 1 – порядковый номер записи (продолжение предыдущего номера).
   • Графа 2 – дата начала работы в новом подразделении.
   • Графа 3 – наименование должности и подразделения (если изменилось).
   • Графа 4 – номер и дата приказа о переводе.
3. Подписи и печати
   • Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.
   • При необходимости подпись работника (если перевод согласован).
4. Внесение в личный кабинет
   • В электронном учёте (если используется 1С) запись автоматически обновляется.

Пример оформления записи о переводе

Ниже приведён образец записи, который можно использовать в трудовой книжке. Он соответствует новому порядку ведения трудовых книжек 2022 года.

Образец записи о переводе на другую должность (постоянный перевод)

Подпись руководителя: ___________________

Печать организации: _____________________

Особые случаи

5.1 Временный перевод

Если работник переводится временно (на срок до 1 месяца) без согласия, запись в трудовой книжке не требуется. В таком случае оформляется только приказ/распоряжение и отметка в личном деле. (См. «Временный перевод – запись в трудовой книжке»).

5.2 Перевод в другое предприятие (смена работодателя)

При переходе на другое предприятие необходимо внести запись о приёме на работу в новой трудовой книжке. В старой книжке оставляется запись об увольнении в порядке перевода, а в новой – запись о приёме по месту перевода.

5.3 Перевод без изменения должности

Если работник переводится в другое отделение, но сохраняет ту же должность, в трудовой книжке указывается только новое подразделение. Должность остаётся прежней.

Как избежать ошибок

• Проверяйте, что в приказе о переводе указаны точные даты и номера.
• Не забывайте обновлять порядковый номер записи.
• Если в трудовом договоре указано подразделение, обязательно отражайте перевод.
• При переводе без согласия работника убедитесь, что он был уведомлен и что перевод соответствует законодательству.

Оформление отметки в трудовой книжке при переводе – это важный элемент кадрового учёта, который обеспечивает законность и прозрачность трудовых отношений. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и без ошибок внести нужную запись, соблюдая все требования законодательства.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться к кадровому отделу или консультантам по трудовому праву.