Приём генерального директора (ГД) – это важное кадровое событие, которое требует точного оформления записи в трудовой книжке (ТК). Несмотря на то, что в Инструкции по заполнению трудовых книжек нет специальных положений для руководителей, порядок заполнения ТК ГД в целом совпадает с обычным, но имеет ряд нюансов, связанных с его статусом (учредитель, единственный участник, совместитель и т.д.). Ниже представлен пошаговый алгоритм оформления записи, образцы формулировок и рекомендации по избежанию типичных ошибок.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 65, 66, 68 (оформление приёма на работу, ведение трудовой книжки).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69).
• Федеральный закон «Об акционерных обществах» и Закон об ООО – регулируют вопросы избрания/назначения генерального директора.
• Постановление ПФР от № 1‑ПФ – переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и отчётность по форме СЗВ‑ТД.

Кто уполномочен вносить запись?

Запись в трудовую книжку генерального директора вносит лицо, ответственное за ведение кадрового учёта организации (кадровик, специалист отдела кадров, бухгалтер по кадрам). Если организация состоит из одного учредителя‑директора, то запись может быть сделана им самим, но только на основании документа, подтверждающего его назначение (приказ, протокол собрания участников/акционеров).

Основания для внесения записи

В графе 4 «Основание для внесения записи» допустимо указать:

• приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или иной внутренний приказ);
• протокол общего собрания участников (акционеров) о избрании/назначении генерального директора;
• решение единственного участника (акционера) о назначении директора;
• договор о приёме на работу (если трудовые отношения оформлены договором);

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовка документов – приказ о приёме, протокол собрания, трудовая книжка сотрудника (или электронная трудовая книжка в личном кабинете ПФР).
2. Определение даты приёма – дата, указанная в приказе или протоколе (день, месяц, год).
3. Заполнение графа 1 («№ записи») – последовательный номер записи в трудовой книжке.
4. Заполнение графа 2 («Дата приёма на работу») – указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
5. Заполнение графа 3 («Наименование организации, должность, род работы или вид деятельности») – пишется полное наименование организации (как в учредительных документах) и должность «Генеральный директор». При необходимости можно добавить уточнение: «Генеральный директор – единственный участник общества».
6. Заполнение графа 4 («Основание для внесения записи») – указывается номер и дата приказа (или протокола), например: «Приказ № 12 от о приёме на работу генерального директора».
7. Подпись уполномоченного лица и печать организации – ставится подпись кадровика (или директора, если он сам вносит запись) и печать организации.

Образец записи в трудовой книжке

№ записи: 12
Дата приёма на работу: 
Наименование организации, должность, род работы или вид деятельности:
ООО «Развитие», Генеральный директор
Основание для внесения записи:
Приказ № 12 от о приёме на работу генерального директора
Подпись: _____________________ М.П.

При оформлении электронной трудовой книжки аналогичные данные вносятся в соответствующие поля личного кабинета работника на портале «Работа в России» (или через СЗВ‑ТД).

Особенности оформления в зависимости от статуса генерального директора

Генеральный директор – учредитель (единственный участник)

Если генеральный директор одновременно является единственным учредителем организации, запись оформляется так же, как и для обычного сотрудника. Основание – решение единственного участника (протокол собрания или письменное решение). Важно отметить, что трудовой договор всё же заключается, иначе отношения могут быть признаны гражданско‑правовыми.

Генеральный директор по совместительству

При приёме на работу по совместительству в графе 3 указывается основное место работы, а в графе 4 – основание совместительства (приказ о приёме на работу по совместительству). Пример:

Наименование организации, должность, род работы или вид деятельности:
ООО «Инвест», Генеральный директор (по совместительству)
Основание для внесения записи:
Приказ № 5 от о приёме на работу по совместительству

Продление полномочий (избрание на новый срок)

При каждом новом избрании/назначении делается новая запись. В графе 3 можно уточнить формулировку: «Избран (назначен) генеральным директором на новый срок». Основание – протокол собрания участников/акционеров о продлении полномочий.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С года ведение трудовых книжек перешло в электронный вид. Для генерального директора порядок заполнения ЭТК идентичен бумажному варианту:

• В личном кабинете работника на портале «Работа в России» выбирается раздел «Трудовая деятельность» → «Добавить запись».
• Заполняются поля: дата приёма, наименование организации, должность, основание (номер и дата приказа/протокола).
• После сохранения запись автоматически направляется в ПФР и доступна работодателю для отчёта по форме СЗВ‑ТД.

Важно: при переходе с бумажной на электронную форму необходимо перенести все предыдущие записи (сделать выписку из бумажной ТК и загрузить её в ЭТК).

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие основания – запись без указания приказа или протокола считается недействительной. Всегда указывайте номер и дату документа.
• Неправильная формулировка должности – используйте именно «Генеральный директор», а не «Директор по управлению» или «Руководитель», если иное не предусмотрено уставом.
• Отсутствие подписи и печати – без подписи уполномоченного лица и печати запись не имеет юридической силы.
• Смешивание основной работы и совместительства – при совместительстве чётко указывайте, что работа выполняется по совместительству, иначе могут возникнуть вопросы при расчёте стажа.
• Неучёт электронной формы – при ведения ЭТК не забывайте дублировать запись в личном кабинете работника и своевременно сдавать СЗВ‑ТД.

Заполнение трудовой книжки генерального директора не отличается от оформления записи для любого другого сотрудника, однако требует особого внимания к документам, подтверждающим его назначение (приказ, протокол собрания, решение единственного участника). Соблюдение установленного порядка гарантирует корректное отражение трудового стажа, исключает споры при назначении пенсии и обеспечивает соответствие требованиям трудового законодательства и правил электронного учёта.

Следуя представленной инструкции и используя приведённые образцы, кадровые службы смогут оформить запись о приёме генерального директора быстро, точно и без правовых рисков.