В 2025‑2026 годах переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал обязательным для всех новых сотрудников. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить запись о приёме, какие документы нужны, какие сроки соблюдаются и как проверить наличие ЭТК у работника.
Правовые основания
1.1 Федеральный закон «О работе с персональными данными»
Федеральный закон от № 439-ФЗ обязывает работодателя вести электронную трудовую книжку для всех новых сотрудников.
1.2 Трудовой кодекс РФ
Статья 66.1 ТК РФ предусматривает, что при приёме работника работодатель обязан получить сведения о трудовой деятельности работника либо в бумажной, либо в электронной форме.
1.3 Федеральный закон «О социальном страховании населения»
Обязательность подачи сведений о приёме в СФР в электронном виде и срок, не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме.
Кто обязан вести ЭТК
- Все работодатели, в т.ч. индивидуальные предприниматели, которые принимают на работу новых сотрудников.
- Новые сотрудники, впервые поступающие на работу, получают только электронную трудовую книжку.
- Сотрудники, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, могут полностью перейти на ЭТК.
Когда начинается переход на ЭТК
Переход начинается с момента издания приказа о приёме на работу. В этот день работодатель:
- Вносит запись о приёме в бумажную трудовую книжку (если она есть).
- Заполняет форму ЕФС‑1 (пункт 1.1) и отправляет её в СФР.
- Получает подтверждение о создании ЭТК через портал Госуслуг.
Порядок оформления при приёме на работу
4.1 Подготовка документов
- Паспорт гражданина РФ.
- СНИЛС.
- Трудовая книжка (если есть) или заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Приказ о приёме на работу.
4.2 Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Независимо от того, будет ли вести бумажную книгу, запись о приёме обязательно вносится в неё. Это обеспечивает юридическую надёжность и позволяет избежать конфликтов в будущем.
4.3 Заполнение электронной трудовой книжки
После получения подтверждения от СФР работодатель заполняет ЭТК через портал Госуслуг или приложение «ПФР»:
- ФИО, дата рождения, номер СНИЛС.
- Наименование и реквизиты работодателя.
- Дата и основание приёма.
- Должность, оклад, режим работы.
4.4 Подача сведений в СФР
Сведения о приёме передаются в СФР в электронном виде в течение следующего рабочего дня после издания приказа. Это можно сделать через портал Госуслуг, используя сервис «Электронная трудовая книжка».
Как подтвердить наличие ЭТК у работника
Сведения о наличии ЭТК можно проверить:
- В личном кабинете на портале Госуслуг.
- Через приложение «ПФР» на смартфоне.
- Получив бумажную выписку из ЭТК (если работник запросил).
Переход работника с бумажной на электронную трудовую книжку
- Работник предоставляет заявление о переходе.
- Работодатель оформляет запись о переходе в бумажной трудовой книжке.
- Заполняет ЭТК и отправляет данные в СФР.
- Сотрудник получает подтверждение о переходе через портал Госуслуг.
Особенности ведения и проверки
- Запись в ЭТК должна быть внесена до 15‑го числа календарного месяца.
- При изменении должности, оклада или режима работы запись в ЭТК обновляется в течение следующего рабочего дня.
- При отсутствии трудовой книжки работодатель обязан, по письменному заявлению работника, оформить новую книгу.
Что делать, если у работника нет трудовой книжки
Если работник не имеет трудовой книжки из‑за утраты, повреждения или иной причины, работодатель:
- Попросит работника предоставить письменное заявление с указанием причины отсутствия.
- Оформит новую трудовую книжку (часть пятая ст. 66.1 ТК РФ).
- Запишет приём в новую книгу и в ЭТК.
Получение справки и выписки из ЭТК
Для получения справки о трудовой деятельности работник может:
- Запросить выписку через портал Госуслуг.
- Получить бумажную выписку в отделении ПФР.
- Скачать PDF‑версию из личного кабинета.
Переход на электронную трудовую книжку обеспечивает прозрачность и удобство ведения кадровой документации. Соблюдение сроков, правильное заполнение форм и своевременная передача сведений в СФР позволяют избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками. Важно помнить, что даже при полном переходе на ЭТК запись о приёме всё равно должна быть внесена в бумажную трудовую книжку, если она существует.