Вопрос актуален для большинства работников, которые в связи с браком, разводом или другими обстоятельствами меняют фамилию.
Неправильное оформление записи в трудовой книжке (в т.ч. во вкладыше) может привести к ошибкам в пенсионных начислениях, проблемам при прохождении аттестаций и даже к штрафам для работодателя.

Нормативно‑правовая база

• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей». Пункт 38 прямо указывает, что запись о смене фамилии вносится как в основную часть книжки, так и во вкладыш (если он имеется).
• Приказ Минтруда России № 320н от – вносит поправки в правила работы с бумажными трудовыми книжками, уточняет порядок внесения исправлений в личные данные работника.
• Трудовой кодекс РФ, статья 84 (права работника на изменение личных данных) и статья 65 (обязанность работодателя вести трудовую книжку).

Кому и когда необходимо вносить запись

Запись о смене фамилии делается в следующих случаях:

1. При заключении брака (смена фамилии в соответствии с свидетельством о браке).
2. При разводе, если работник решает изменить фамилию.
3. При изменении фамилии в результате усыновления, признания отцовства, получения нового паспорта и т.п.

Запись вносится в течение 5 рабочих дней со дня подачи работником заявления и предоставления подтверждающих документов.

Пошаговый алгоритм для кадровика

Шаг 1. Приём заявления от работника

Работник подаёт письменное заявление о смене фамилии. Образец заявления (см. ниже) должен содержать:

• ФИО работника в старом и новом виде;
• Дату и место рождения;
• Номер и дату выдачи документа, подтверждающего смену (свидетельство о браке, паспорт, справка о признании отцовства и т.д.);
• Подпись работника и дату подачи;

Шаг 2. Проверка и комплектование документов

К заявлению прикладываются копии (не менее одной) оригинальных документов, подтверждающих смену фамилии:

• Свидетельство о браке (или разводе);
• Новый паспорт/свидетельство о смене имени;
• При необходимости – справка из ЗАГСа о признании отцовства;

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в том же порядке, что и обычные записи о приёме/увольнении:

1. Открыть последнюю страницу трудовой книжки (или страницу вкладыша, если запись делается там).
2. Внести запись в строку «Фамилия, имя, отчество (при изменении)».
3. Указать дату изменения и подпись ответственного лица (начальника отдела кадров).
4. Поставить печать организации.

Шаг 4. Внесение записи во вкладыш

Если у работника есть вкладыш (обычно в виде отдельного листа‑картонки), запись делается одновременно:

• В том же шрифте и том же порядке, что и в основной части книжки;
• Указываются: «Фамилия (стар.) → Фамилия (нов.)», дата изменения, подпись и печать.
• Необходимо также обновить обложку вкладыша (если на ней указана фамилия).

Шаг 5. Обновление сопутствующих документов

После внесения записи следует изменить:

• Личную карточку работника;
• Трудовой договор (при необходимости – приложение к договору);
• Внутренние кадровые базы (1С:Зарплата и Управление персоналом, SAP HR и др.);
• Отчётность в Пенсионный фонд (СФР) – в разделе «Изменения личных данных».

Образцы документов

Образец заявления работника

Заявление
о внесении изменений в трудовую книжку

Я, Иванов Иван Иванович, 
дата рождения: ,
трудовой книжка № 123456789,
прошу внести в трудовую книжку и её вкладыш запись о смене фамилии
в связи с заключением брака.

Старое ФИО: Иванов Иван Иванович
Новое ФИО: Петров Иван Иванович

Приложения:
Свидетельство о браке (копия);
Паспорт (копия) с новой фамилией.

Подпись: ____________

Образец записи в трудовой книжке и вкладыше

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись только в вкладыш, если в основной части книжки уже есть запись?

Нет. По пункту 38 Правил ведения трудовых книжек запись должна быть сделана одновременно в основной части и во вкладыше (при его наличии). Оставление записи только в одном из документов считается ошибкой и может быть оспорено в инспекционном порядке.

Что делать, если прежний работодатель не внес запись?

Работник может потребовать от прежнего работодателя оформить запись в течение 5 дней. Если работодатель отказывается, работник имеет право обратиться в инспекцию по труду с требованием исправить трудовую книжку. На новом месте работы запись вносится только после получения подтверждающих документов (свидетельство о браке, новый паспорт) – запись в «старой» книжке не переносится автоматически.

Как оформить запись, если у работника нет вкладыша?

Если вкладыша нет, запись вносится только в основную часть книжки. При последующей выдаче вкладыша (например, при замене книжки) запись в него вносится одновременно с записью в новую книжку.

Влияет ли смена фамилии на начисление пенсии?

Да. После внесения записи в трудовую книжку и в СФР необходимо убедиться, что в пенсионном страховании указана новая фамилия. Иначе могут возникнуть проблемы при получении пенсионных выплат.

Ошибки, которых следует избегать

• Не указывать дату изменения – без даты запись считается недействительной.
• Отсутствие подписи ответственного лица и печати организации.
• Внесение записи только в один из документов (только в книжку или только во вкладыш).
• Не обновление данных в внутренних электронных системах – приводит к рассинхронизации.
• Отсутствие приложений (копий документов), подтверждающих смену фамилии.

Смена фамилии – достаточно распространённый процесс, но он требует строгого соблюдения нормативных требований. Правильная запись в трудовой книжке и её вкладыше гарантирует:

• Корректный учёт стажа и начислений;
• Отсутствие проблем при проверках со стороны инспекции труда;
• Беспрепятственное получение пенсионных и социальных выплат.

Кадровый специалист, следуя описанному алгоритму, сможет оформить изменение быстро и без риска штрафных санкций.

Дата актуализации информации: . Ссылка на нормативные акты: Постановление № 225, Приказ Минтруда № 320н.