Запись о том, что сотрудник продолжает работать в организации, является обязательной при оформлении трудовой книжки (как бумажной, так и электронной). Она подтверждает факт текущей занятости и служит основанием для начисления стажа, отпусков, пособий и других социальных гарантий. Ниже – подробная инструкция, актуальная на 2026 год, с учётом изменений в законодательстве о электронных трудовых книжках (ЭТК).
Нормативная база
- Федеральный закон от № 402‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции, действующей с 2026 года).
- Постановление Правительства РФ от № 1765 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Минтрудом России (издание 2026 г.).
Согласно пункту 9 Порядка, все записи о текущей работе вносятся в раздел «Сведения о работе» на основании соответствующего приказа о приёме на работу (или о переводе, если меняется должность).
Где размещается запись
Запись о том, что сотрудник «Работает по настоящее время» помещается в последней строке раздела Сведения о работе трудовой книжки (или её электронного аналога). После неё более никаких записей в этом разделе не делается до момента увольнения, перевода на другую постоянную работу или выхода на пенсию.
Шаги для бумажной трудовой книжки
- Подготовьте приказ о приёме на работу (или о переводе) с указанием даты начала работы, должности, структурного подразделения и условий труда.
- Внесите запись в трудовую книжку:
- В колонке «Дата» – число, месяц и год начала работы (например, ).
- В колонке «Наименование организации, её структурное подразделение (если есть)» – полное наименование работодателя и, при необходимости, подразделение.
- В колонке «Должность, профессия, специальность» – точное наименование должности согласно штатному расписанию.
- В колонке «Вид деятельности» – краткое описание рода работ (по OKVED или внутренней классификации).
- В колонке «Основание для записи» – номер и дата приказа о приёме на работу (например, «Приказ № 123 от »);
- Добавьте фразу «Работает по настоящее время» в колонке «Примечание» (или в отдельной строке, если в вашей форме предусмотрено отдельное поле для текущего статуса). Запись делается без точки в конце, так как она является частью текущей записи.
- Подпишите и поставьте печать:
- Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров).
- Печать организации (если она используется).
- Занесите сведения в журнал движения трудовых книжек (книга учёта движения ТК) – номер записи, дата внесения, ФИО сотрудника.
Пример заполнения (бумажная ТК):
Дата | Наименование организации, подразделение | Должность, профессия | Вид деятельности | Основание для записи | Примечание | ООО «ТехноСервис», отдел разработки | Инженер-программист | Разработка ПО | Приказ № 123 от | Работает по настоящее время
Как оформить запись в электронной трудовой книжке (ЭТК)
С г. ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для всех работодателей, однако сотрудник может выбрать бумажный носитель. Если выбран электронный формат, порядок внесения записи аналогичен бумажному, но реализуется через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированную систему кадрового учёта.
- Создайте электронный приказ о приёме на работу в вашей кадровой системе (1С:ЗУП, SAP, «КонсультантПлюс» и т.д.). Убедитесь, что в приказе указаны все реквизиты, необходимые для формирования записи.
- Перейдите в модуль «Трудовая книжка» (или «Электронная трудовая книжка») и выберите сотрудника.
- Нажмите «Добавить запись» и заполните поля:
- Дата приёма.
- Наименование работодателя и подразделения.
- Должность.
- Вид деятельности (по ОКВЭД).
- Номер и дата приказа.
- В поле «Примечание» или «Статус» введите фразу Работает по настоящее время. В большинстве систем это поле автоматически помечается как «Текущая работа» после сохранения записи.
- Подтвердите запись электронной подписью (УКЭП руководителя или уполномоченного лица). После подписи запись считается действительной и сохраняется в ПФР.
- Уведомите сотрудника через личный кабинет на портале «Госуслуги» о внесении записи (система отправляет уведомление автоматически).
Важно: При переходе с бумажной на электронную трудовую книжку (или наоборот) в бумажном экземпляре делается запись о выборе формы ведения ТК, после чего дальнейшие сведения вносятся только в выбранный формат.
Особенности заполнения в 2026 году
- С 2026 года в Порядке ведения трудовых книжек уточнено, что фраза «Работает по настоящее время» должна быть записана без точки в конце, чтобы избежать двойной пунктации при последующем добавлении записи об увольнении.
- Если сотрудник работает по совместительству, основная запись о текущей работе делается в основной трудовой книжке, а в совместительстве – отдельной записью с указанием «Совместитель» в колонке «Должность».
- Для вахтового метода работы указывается период вахты (например, « – ») и после каждой вахты делается запись «Продолжает работу» с указанием даты следующего выезда.
- При переходе на удалённую работу (дистанционную) изменений в формулировке не требуется – достаточно указать фактическое место выполнения трудовой функции (адрес удалённого рабочего места) в колонке «Наименование организации, её структурное подразделение».
Ответственность за ошибки
Согласно статье 5.27 КоАП РФ, отсутствие записи о приёме на работу или некорректное оформление текущего статуса влечёт административный штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, а для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей. Поэтому рекомендуется:
- Дважды проверять реквизиты приказа перед внесением записи.
- Использовать шаблоны, утверждённые внутренним нормативным актом организации.
- Проводить периодический аудит трудовых книжек (в т.ч. электронных) совместно с юридическим отделом.
Быстрый чек‑лист
- Приказ о приёме/переводе готов и подписан.
- В трудовой книжке (бумажной или электронной) заполнены все обязательные колонки.
- В колонке «Примечание»/«Статус» записана фраза Работает по настоящее время без точки.
- Поставлена подпись уполномоченного лица и печать (если требуется).
- Сведения внесены в журнал движения трудовых книжек.
- Сотрудник уведомлён (для ЭТК – через личный кабинет, для бумажной – выдан документ на руки).
Соблюдая данный алгоритм, вы обеспечите корректное ведение трудовой книжки, избежите штрафов и гарантируете сотрудникам полное соблюдение их трудовых прав.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства и официальных разъяснений Минтруда РФ на .