Вопрос о том, как вести трудовую книжку у работника, который пришёл из другой страны, часто вызывает затруднения у кадровиков. В статье мы собрали актуальную информацию (по состоянию на ) из нормативных актов Минтруда России, Трудового кодекса РФ и практических рекомендаций экспертов.
Правовые основы
Основные положения, регулирующие порядок трудоустройства иностранных граждан и ведения их трудовых книжек, находятся в следующих документах:
- Трудовой кодекс РФ, статья 66 – общие правила ведения трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ № 225 от «Об образцах трудовых книжек» (действует и в 2026 году).
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек и их вкладышей».
- Письмо Минтруда России от № 16‑3/10/В‑5324 «О трудоустройстве граждан РФ, Украины, ДНР, ЛНР и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территориях Украины».
Согласно абзацу 5 статьи 11 ТК РФ и вышеуказанным нормативным актам, трудовая книжка обязана вестись у всех работников, включая иностранных граждан, если их прежняя книжка оформлена по установленной в России форме (образец 2004 г.) или если она была утеряна/повреждена.
Когда иностранная трудовая книжка считается «пригодной»
- Книжка выдана в РФ (по образцу 2004 г.) – запись в неё допускается без дополнительных действий.
- Книжка выдана в стране‑партнере (например, в Беларуси, Украине) по образцу, признаваемому в РФ (образцы 1938, 1974, 2001 г.) – требуется перевод и легализация (нотариальное заверение + апостиль, если страна‑участник Гаагской конвенции).
- Книжка оформлена на иностранном языке – необходимо предоставить дословный перевод на русский язык, заверенный нотариусом.
- Трудовая книжка отсутствует (утеряна, повреждена) – работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (образец 2004 г.) и внести в неё запись о приёме на работу.
Пошаговая инструкция для работодателя
Шаг 1. Проверка документов
- Убедиться, что у сотрудника есть действующее разрешение на работу (виза, патент, разрешение по миграционной карте).
- Получить оригинал трудовой книжки и, если она на иностранном языке, запросить нотариально заверенный перевод.
- Проверить, соответствует ли книжка образцу, утверждённому постановлением № 225.
Шаг 2. Оформление записи о приёме
- Составить приказ о приёме на работу (включить данные о разрешении на работу).
- Внести запись в трудовую книжку согласно приказу Минтруда № 320н (указать дату, должность, наименование организации, основание приёма).
- Если в книжке нет свободного места, оформить вкладыш на новом бланке (образец 2004 г.) и вложить его в старую книжку.
Шаг 3. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- С 2025 года работодатели обязаны вести сведения в электронном виде. При наличии бумажной книжки необходимо:
- Создать электронный профиль сотрудника в системе ФГИС «Трудовые книжки».
- Перенести все записи из бумажной книжки в электронную (при согласии работника).
- Если сотрудник отказался от бумажной книжки, работодатель обязан выдать ему электронную копию и продолжать вести только электронные сведения.
Перевод и легализация иностранных записей
Для признания записей, сделанных в иностранной трудовой книжке, необходимо:
- Сделать дословный перевод всех записей (должности, даты, основания) на русский язык.
- Нотариально заверить перевод.
- Если страна‑выдача не является участником Гаагской конвенции, дополнительно оформить апостиль или консульскую легализацию.
- Приложить перевод к оригиналу книжки и хранить в личном деле сотрудника.
Особенности для граждан стран постсоветского пространства
У граждан стран СНГ часто в обращении находятся трудовые книжки образцов 1938, 1974 и 2001 года. При их предъявлении работодателю следует:
- Определить, есть ли свободные страницы для новых записей. Если нет – оформить вкладыш нового образца (2004 г.).
- Убедиться, что записи в старой книжке соответствуют требованиям ТК РФ (дата, основание, подпись работодателя);
- При необходимости – выполнить перевод и легализацию, как описано в пункте 4.
Практические рекомендации
- Сохраняйте копии всех документов. Оригиналы трудовых книжек, переводы, апостили – храните в личном деле сотрудника.
- Ведите регистратор электронных записей в параллели с бумажной книжкой, чтобы избежать расхождений.
- Обучайте кадровый персонал особенностям работы с иностранными трудовыми книжками – это снизит риск ошибок и штрафов.
- При возникновении спорных ситуаций консультируйтесь с юристом, специализирующимся на миграционном и трудовом праве;
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли использовать иностранную трудовую книжку без перевода?
Нет. Трудовая книжка должна быть представлена в форме, понятной российским органам. Перевод обязателен, если запись сделана на иностранном языке.
Что делать, если в иностранной книжке нет свободных страниц?
Оформить вкладыш нового образца (2004 г.) и вложить его в старую книжку. Записи вносятся в вкладыш.
Нужна ли новая трудовая книжка, если у сотрудника её нет?
Да. Работодатель обязан выдать сотруднику новую книжку (образец 2004 г.) и внести в неё запись о приёме.
Как оформить запись, если сотрудник работает по патенту?
Патент считается разрешением на работу. В приказе указывается основание «по патенту», после чего запись вносится в книжку так же, как и при обычном трудовом договоре.
Можно ли отправить трудовую книжку за границу?
Трудовая книжка является документом, подтверждающим трудовой стаж в РФ, и должна находиться у работника в России. Выдача её за границу возможна только с согласия сотрудника и при условии, что в России будет вестись электронная копия.
Ведение трудовой книжки у иностранных сотрудников – процесс, требующий внимательного подхода к документам, их переводу и легализации. С 2025 года обязательным является использование электронной трудовой книжки, что упрощает контроль и хранение данных. Соблюдая пошаговую инструкцию, работодатели смогут избежать штрафов и обеспечить законность трудовых отношений.
Помните: правильное оформление записей в трудовой книжке – это не только формальность, но и гарантия прав сотрудника и вашей компании.
Дата публикации: