С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) многие работники и работодатели задаются вопросом: как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке? Этот процесс регулируется законодательством и требует особого внимания к деталям. В данной статье мы подробно рассмотрим все аспекты внесения записи при переходе на электронный формат.

Почему важно делать запись в бумажной трудовой книжке?

Несмотря на переход к электронным трудовым книжкам, бумажные версии сохраняют свою юридическую силу. Согласно действующему законодательству:

Правовые основы перехода на электронные трудовые книжки

Нормативные акты

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
• Постановление Правительства РФ от 19 мая 2020 г. № 710 «О ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
• Письмо Минтруда России от 12 февраля 2020 г. № 14-2/В-176 с разъяснениями по ведению ЭТК

Основные положения

С 1 января 2020 года работники имеют право выбрать ведение трудовой книжки в электронном формате. При этом:

Пошаговая инструкция по внесению записи

Шаг 1: Получение заявления от сотрудника

Процесс начинается с того, что сотрудник пишет заявление о выборе электронного формата ведения трудовой книжки. Форма заявления может быть произвольной, но в нем должны быть указаны:

• ФИО сотрудника
• Должность
• Наименование организации
• Дата подачи заявления
• Подпись сотрудника

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

После получения заявления работодатель вносит запись в бумажную трудовую книжку. Запись должна содержать:

Образец записи:

Шаг 3: Выдача бумажной трудовой книжки сотруднику

После внесения записи:

• Бумажная трудовая книжка выдается сотруднику на руки
• В книге учета движения трудовых книжек делается соответствующая отметка
• Сотрудник расписывается в получении

Шаг 4: Передача сведений в СФР

Параллельно с внесением записи в бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:

• Направить информацию о переходе на электронный формат в СФР (Социальный фонд России)
• Включить соответствующие сведения в отчет по форме ЕФС-1

Особенности ведения бумажной и электронной трудовой книжки

Что остается в бумажной книжке?

В бумажной трудовой книжке сохраняются:

• Записи о периодах работы до перехода на электронный формат
• Запись о выборе электронного формата
• Записи о награждениях и поощрениях
• Записи об увольнениях

Что переносится в электронную трудовую книжку?

В электронную трудовую книжку переносятся:

• Все записи из бумажной трудовой книжки (кроме записи о выборе электронного формата)
• Новые записи о приеме на работу, переводе, увольнении
• Информация о награждениях и поощрениях

Частые вопросы и ответы

Можно ли не делать запись в бумажной трудовой книжке?

Нет! Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан внести запись о переходе на электронный формат в бумажную трудовую книжку.

Что делать, если сотрудник не хочет переходить на электронный формат?

Если сотрудник не написал заявление о выборе электронного формата, бумажная трудовая книжка продолжает вестись в обычном порядке.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?

Нет! После перехода на электронный формат вернуться к бумажному формату невозможно.

Как получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно получить:

• Через личный кабинет на портале Госуслуги
• Через портал ЕСИА
• Через работодателя

Ответственность за нарушения

За нарушение порядка ведения трудовых книжек (в т.ч. при переходе на электронный формат) предусмотрена ответственность:

• Административная: штраф до 50 000 рублей для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ)
• Материальная: возмещение ущерба, причиненного сотруднику

Переход на электронные трудовые книжки ⎼ это современный подход к ведению кадрового учета, который упрощает документооборот и экономит время. Однако важно помнить, что бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу и требует правильного оформления при переходе на электронный формат.

Следуя приведенной инструкции, работодатели смогут корректно оформить запись в бумажной трудовой книжке и избежать нарушений трудового законодательства.

Если у вас остались вопросы по оформлению записи в бумажной трудовой книжке при переходе на электронный формат, рекомендуем обратиться к специалистам по трудовому праву или в кадровую службу вашей организации.