Перевод работника в другую организацию – это важный этап в его трудовой карьере‚ который требует правильного оформления в трудовой книжке. С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ поэтому все новые записи при переводе оформляются в электронном виде. Ниже приведено подробное руководство‚ как правильно оформить запись в трудовой книжке при переводе‚ какие документы нужны‚ какие сроки соблюдаются и какие нюансы важно учитывать.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором фиксируется трудовой стаж работника‚ его должности‚ места работы‚ а также сведения о переводах‚ увольнениях и повышениях. Она является обязательной для всех работников‚ которые заключили трудовой договор в России;

Правовые основания записи при переводе

• Трудовой кодекс РФ (ст. 122‚ 123‚ 124)
• Постановление Минтруда РФ от 12 января 2019 г. № 1 «Об утверждении правил оформления записей в трудовой книжке»
• Постановление Минтруда РФ от 18 января 2026 г. № 5 «Об окончании переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек»

Какие документы нужны при переводе?

1. Трудовой договор с новой организацией (или его копия)
2. Согласие работника на перевод (обычно в форме письменного заявления)
3. Справка о трудовом стаже (если перевод осуществляется в другую организацию)
4. Свидетельство о переводе (для электронных трудовых книжек – электронный сертификат)
5. Письменное подтверждение о завершении работы в предыдущей организации (если применимо)

Как оформляется запись в трудовой книжке при переводе?

Процесс оформления записи состоит из нескольких этапов‚ которые выполняются как в бумажной‚ так и в электронной форме.

Бумажная трудовая книжка (для тех‚ кто ещё не перешёл на ЭТК)

1. Работодатель заполняет запись в разделе «Перевод»:
• Дата перевода
• Наименование новой организации
• Должность и должностные обязанности
• Срок работы в новой организации (если известен)
2. Работник подписывает запись и ставит печать работодателя.
3. Запись сохраняется в трудовой книжке до конца трудового стажа.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

1. Работодатель инициирует запись в системе «Электронная трудовая книжка» через портал «Госуслуги» или через собственный корпоративный портал‚ если он подключён к системе.
2. В системе автоматически генерируется электронный сертификат‚ подтверждающий перевод.
3. Работник подтверждает запись‚ подписывая электронный документ (электронная подпись).
4. Все данные сохраняются в базе данных Минтруда и доступны для проверки в любой момент.

Особенности при переходе на электронную трудовую книжку

• С 1 января 2026 года все новые записи при переводе должны быть оформлены в ЭТК.
• Бумажные трудовые книжки‚ которые были оформлены до переходного периода‚ сохраняют статус «переходной» и могут использоваться в качестве подтверждения стажа‚ но не допускают новых записей.
• Перевод работника из одной организации в другую‚ где обе используют ЭТК‚ осуществляется полностью в электронном виде.
• При переводе в организацию‚ которая ещё не подключена к ЭТК‚ работник получает бумажную запись‚ а в новой организации – электронную. В таком случае обе записи сохраняются в разных системах.

Сроки и порядок оформления

1. Согласие работника на перевод должно быть получено не позднее‚ чем за 10 рабочих дней до даты перевода.
2. Запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) должна быть оформлена в течение 5 рабочих дней после даты перевода.
3. Если перевод осуществляется в связи с увольнением из предыдущей организации‚ запись о переводе и увольнении должна быть оформлена в один и тот же день.

Что делать при ошибках в записи?

• Если в записи допущена ошибка (неправильная дата‚ название организации‚ должность)‚ необходимо оформить исправление.
• Для бумажной трудовой книжки исправление оформляется в виде дополнительной записи с указанием «Исправление» и подписью работодателя.
• Для ЭТК исправление производится через портал «Госуслуги» или корпоративный портал – работодатель заполняет форму «Исправление записи» и отправляет её на проверку.
• В случае серьёзных ошибок (например‚ неверный стаж) рекомендуется обратиться в службу поддержки Минтруда.

Практические советы работодателю

• Проверьте‚ подключена ли ваша организация к системе ЭТК‚ и обновите данные в системе при необходимости.
• Обучите кадровый отдел правильному оформлению записей‚ чтобы избежать ошибок.
• Соблюдайте сроки оформления – это поможет избежать штрафов и недоразумений с работниками.
• Храните копии всех документов‚ связанных с переводом‚ в течение минимум 3 лет.

Практические советы работнику

• Проверьте‚ что в вашей трудовой книжке (бумажной или электронной) правильно отражён перевод: дата‚ название организации‚ должность.
• Сохраняйте электронный сертификат о переводе – он может понадобится при проверке стажа.
• Если заметили ошибку‚ сразу сообщите работодателю и попросите оформить исправление.
• При переходе на новую работу‚ где используется ЭТК‚ убедитесь‚ что ваш работодатель имеет доступ к системе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли переводить работника‚ если он работает удалённо? – Да‚ при условии‚ что у работодателя есть договор с работником и он оформлен в системе ЭТК.
2. Как выглядит запись в ЭТК? – В системе отображается дата перевода‚ название организации‚ должность‚ а также электронный сертификат.
3. Что делать‚ если работодатель не подключён к ЭТК? – Оформите запись в бумажной трудовой книжке‚ а в новой организации – в ЭТК. В дальнейшем можно подключить обе организации.
4. Можно ли получить копию записи из ЭТК? – Да‚ через портал «Госуслуги» можно скачать PDF‑копию записи.
5. Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков оформления? – В соответствии с Трудовым кодексом РФ‚ за нарушение сроков оформления записи может быть наложен штраф в размере 1 000 – 5 000 рублей.

Запись в трудовую книжку при переводе – это обязательный элемент трудового процесса‚ который защищает права работника и обеспечивает прозрачность для всех сторон. С переходом на электронные трудовые книжки в 2026 году процесс стал более быстрым и удобным‚ но при этом требует соблюдения новых правил и сроков. Следуя приведённым рекомендациям‚ работодатели и работники смогут избежать ошибок и обеспечить корректное оформление всех необходимых записей.