Приём на работу сотрудника, который будет замещать женщину, находящуюся в декретном отпуске, требует особого подхода к оформлению трудовых документов․ В частности, важно правильно оформить запись в трудовой книжке (или в Сведениях о трудовой деятельности), чтобы избежать ошибок и обеспечить юридическую корректность․
Что именно нужно записать?
В соответствии с нормами Трудового кодекса и практикой консультантов (КонсультантПлюс, 2025), в трудовую книжку вносят сведения о приёме на работу по срочному трудовому договору на период декретного отпуска․ При этом указывается, что договор заключён:
- на время декретного отпуска основной работницы;
- в качестве временного (срочного) замещения;
- с указанием срока действия договора․
Запись оформляется в свободные строки раздела «Сведения о работе» или в приложении (вкладку), если страница уже заполнена․
Как правильно оформить запись?
- ФИО работника и его должность․
- Дата начала работы (договор подписан)․
- Указание срока действия договора – «до завершения декретного отпуска» или конкретная дата․
- При необходимости – основание увольнения/завершения договора (например, «завершение декретного отпуска»)․
Если в книжке нет свободных строк, оформляют вкладку (дополнительный лист), который пришивается к книжке․
Нужно ли делать запись в каждой ситуации?
Согласно практике и разъяснениям юристов, запись в трудовой книжке обязательна, если:
- договор заключён на срочный срок для замещения сотрудника в декрете;
- работник будет официально оформлен как временный (срочный) работник․
Если же договор заключён на неполный рабочий день или постоянную позицию, но не связан с замещением декретницы, отдельная запись в книжке может не требоваться․
Что фиксируется в другом документе?
Хотя в трудовой книжке запись может не оформляться в некоторых случаях, факт нахождения сотрудника в декрете всё равно фиксируется в другом документе – обычно это приказ о приёме на работу или договор о срочном трудовом отношении․ Это подтверждает законность отношений и позволяет правильно рассчитывать стаж․
Как вести учёт в случае длительного декрета?
Если женщина находится в декрете более трёх лет, отдельная запись в книжке не требуется․ Декрет включается в общий трудовой стаж, а место сохраняется․ Однако для бухгалтерии и расчётов важно иметь подтверждающие документы (приказ, договор), где указано, что сотрудник находится в отпуске по уходу за ребёнком․
Примеры оформления записей
Ниже представлены типичные образцы, которые можно использовать как шаблон:
Запись о приёме на работу по срочному договору
ФИО: Иванов Иван Иванович Должность: Временный менеджер Дата начала работы: Срок действия договора: до (завершение декретного отпуска) Примечание: Приём на работу для замещения сотрудницы, находящейся в декрете․
Запись о переводе на контрактную форму (при необходимости)
ФИО: Петрова Мария Сергеевна Должность: Консультант Дата перехода: Основание: Перевод в контрактную форму найма на период декрета․
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли вносить запись в трудовую книжку, если декрет уже истек? – Да, если в момент приёма на работу договор был срочным и предусматривал замещение в декрете, запись делается сразу․
- Можно ли оформить запись в электронном виде? – При использовании электронных трудовых книжек (например, в системе «Электронный кадровый учет») запись вносится аналогичным образом, но в печатном виде её также следует иметь․
- Обязан ли работодатель отправлять СЗВ‑ТД при уходе работницы в декрет? – Нет, отправлять СЗВ‑ТД в этом случае не требуется, так как соответствующий отчёт формируется только при окончании работы․
Запись в трудовой книжке при декрете – обязательный элемент oформления, если:
- договор заключён на срочный срок для замещения сотрудника в декрете;
- необходимо фиксировать период работы временного работника;
- требуется подтверждение факта занятости для расчётов соцвзносов и расчётов со страховыми фондами․
Правильное оформление позволяет избежать спорных ситуаций при проверках трудовой инспекции и гарантирует, что все периоды работы будут учтены в трудовом стаже․
Для более детального ознакомления рекомендуется обратиться к официальным образцам из КонсультантПлюс, СПОК․BY и другим правовым базе данных, где представлены готовые формы и пояснительные материалы․