Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
Правильное и своевременное внесение записи о приёме на работу является обязательным требованием законодательства РФ.
Ниже приведено подробное руководство, как правильно оформить запись в трудовой книжке при приёме нового сотрудника.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Документ, подтверждающий факт трудовой деятельности и стаж работы.
- Обязателен для всех работников, занятых по найму.
- Служит основанием для расчёта пенсионного возраста, отпусков, пособий и т.д.
Основные требования к записи о приёме на работу
Правила заполнения устанавливаются приказом Минтруда РФ № 320н от и последующими поправками.
Запись должна быть внесена в раздел «Сведения о работе» на первой странице трудовой книжки.
Что должно быть указано в записи
- Наименование организации (сокращённое и полное).
Пример: ООО «Ромашка» (сокр.) – Полное: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка». - Дата начала работы (день, месяц, год).
Пример: . - Должность, на которую приёмы.
Пример: Менеджер по продажам. - Вид деятельности (если применимо).
Пример: Розничная торговля. - Размер заработной платы (если фиксирован).
Пример: 45 000 ₽. - Режим работы (полный/неполный день, сменный режим).
Пример: Полный рабочий день.
Формат записи
Запись должна быть написана почерком, читаемым, в строгом соответствии с образцом, который можно найти в инструкциях Минтруда.
Ниже приведён образец записи:
Образец:
«Наименование организации: ООО «Ромашка» (сокр.) – Полное: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка».
Дата начала работы: .
Должность: Менеджер по продажам.
Вид деятельности: Розничная торговля.
Размер заработной платы: 45 000 ₽;
Режим работы: Полный рабочий день.»
Порядок внесения записи
- Получение трудовой книжки от сотрудника (если он уже имеет книгу).
Если книга новая, её выдаёте сотруднику. - Заполнение раздела «Сведения о работе» на первой странице.
Если места недостаточно, используйте вкладыш. - Подпись и дата работодателя и работника.
Подпись работодателя ставится в правом нижнем углу, дата – рядом с подписью. - Проверка правильности данных – убедитесь, что все поля заполнены корректно.
- Сохраните копию записи в электронном виде (EFS‑1) и отправьте в ФСС в течение рабочего дня после оформления.
Что делать, если трудовая книжка не была оформлена своевременно?
Если книга не была заполнена в течение 5 рабочих дней после приёма, её нельзя выдать задним числом.
В такой ситуации применяют особый порядок:
- Внесение записи в книгу в течение 5 дней после даты приёма.
- Отправка EFS‑1 в ФСС с указанием даты приёма.
- В случае, если это невозможно, оформляется дополнительный документ – акт о приёме, который подписывается обеими сторонами и хранится в кадровом отделе.
Как исправить ошибку в записи
Если в записи обнаружена ошибка, её необходимо исправить следующим образом:
- На той же странице, где была сделана ошибка, пишите примечание «Исправление» с датой исправления.
- Указывайте причину исправления (например, «Неверно указана должность»).
- Подпишите исправление работодателем и работником.
- Обновите EFS‑1 и отправьте в ФСС.
Ответственность за ошибки
Нарушения при заполнении трудовой книжки могут повлечь за собой:
- Штрафы для работодателя (по статье 30 Трудового кодекса РФ).
- Нарушение прав работника на получение пенсионных и социальных льгот.
- Юридические споры и судебные разбирательства.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить запись о приёме задним числом? – Нет, только в течение 5 рабочих дней после фактического приёма.
- Что делать, если сотрудник не имеет трудовой книжки? – Выдайте новую книгу, заполните запись о приёме и передайте сотруднику.
- Нужно ли вносить запись о приёме в электронную трудовую книжку? – Да, в соответствии с новыми правилами 2026 года, запись должна быть отражена в EFS‑1.
- Можно ли использовать укороченные записи? – Нет, запись должна быть полной и соответствовать образцу.
Заполнение трудовой книжки при приёме на работу – это не просто формальность, а важный юридический акт, который защищает права работника и работодателя.
Следуйте приведённым выше рекомендациям, соблюдайте сроки и требования законодательства, и ваш документ будет корректным и надёжным.
Удачной работы и правильного заполнения!