Вопрос о том, как правильно оформить запись в трудовой книжке при продлении трудового договора, часто возникает у кадровиков и руководителей. Особенно это актуально в случаях, когда с работником заключен срочный трудовой договор, и стороны решают продолжить сотрудничество. Нужно ли вносить изменения в трудовую книжку? Как правильно оформить продление? Разберемся в этих вопросах подробно, опираясь на актуальное законодательство.
Общие правила ведения трудовой книжки
Согласно Правилам ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.03) и Инструкции по их заполнению, трудовая книжка является главным документом для учета трудовой деятельности и стажа работника. Любые записи в ней должны делаться в строгом соответствии с требованиями закона.
При оформлении увольнения (прекращения трудового договора) запись вносится в следующем порядке:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи;
- Графа 2: указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
- Графа 3: делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи или пункт;
- Графа 4: указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Особенности срочного трудового договора
Трудовой кодекс и Правила ведения трудовых книжек не устанавливают специальных требований для записей о срочном договоре. При приеме на работу по срочному договору в трудовую книжку вносится стандартная запись о приеме, без указания на то, что договор является срочным. Указание особенностей договора в трудовой книжке не предусмотрено.
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при продлении договора?
Это самый важный вопрос, который вызывает множество споров. Согласно сложившейся правоприменительной практике и разъяснениям компетентных органов (включая Министерство труда и социальной защиты):
Продление или заключение нового контракта
Вносить в трудовую книжку работника запись о продлении (заключении нового) контракта или договора НЕ ТРЕБУЕТСЯ. Продление срока действия трудового договора не является самостоятельным основанием для внесения записи в трудовую книжку, так как трудовые отношения не прерываются.
Переход срочного договора в бессрочный
Если запись в трудовую книжку при заключении срочного трудового договора была внесена правильно (без указания на факт заключения срочного договора), то при заключении дополнительного соглашения об изменении срочного трудового договора на бессрочный вносить какую-либо запись в трудовую книжку также не требуется.
Срочный трудовой договор может быть автоматически продлен при определенных обстоятельствах (например, если ни одна из сторон не потребовала его прекращения в срок, а работник продолжает трудиться), чем приобретает уже статус бессрочного. В этом случае факт трансформации договора в трудовой книжке не фиксируется.
Как документально оформить продление?
Хотя запись в трудовую книжку не вносится, процедура продления должна быть документально оформлена надлежащим образом.
- Дополнительное соглашение: Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ об изменении сторонами срока действия трудового договора. Однако стороны должны подписать дополнительное соглашение к трудовому договору о его продлении или изменении условий.
- Приказ (по желанию): В случае продления трудового договора без оформления дополнительного договора (что является нарушением трудового законодательства), важно подготовить приказ. В некоторых организациях принято издавать приказ о продлении в соответствии со ст. 72 ТК РФ для внутреннего документооборота, хотя закон прямо этого не требует.
Исключения и особые случаи
Существуют ситуации, когда действие трудового договора приостанавливается или возобновляется, но записи в трудовую книжку также не вносятся. Например:
- Мобилизация работника: Внесение в трудовую книжку сведений о приостановлении действия трудового договора в связи с мобилизацией и его последующем возобновлении актами не предусмотрено.
Также стоит помнить, что в настоящее время записи в трудовых книжках можно не заверять печатью работодателя (если организация отказалась от использования печати), что упрощает процесс ведения документа.