Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. С 1 января 2020 года государство внедрило этот формат‚ чтобы упростить учет стажа и избавиться от проблем с утерей или порчей бумажного документа. Для того чтобы работодатель вел сведения о вашей трудовой деятельности только в электронном виде‚ необходимо подать соответствующее заявление. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно составить этот документ‚ кому он нужен и какие последствия влечет за собой.
Кому и зачем нужно подавать заявление?
Переход на ЭТК — это добровольное право каждого работника. Согласно части 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ‚ до 31 декабря 2020 года включительно все работающие граждане должны были сделать выбор:
- Сохранить бумажную трудовую книжку;
- Перейти на электронную трудовую книжку.
Однако если вы не успели подать заявление до конца 2020 года‚ закон не лишает вас этого права. Вы можете сделать это в любое время‚ подав работодателю по основному месту работы (в т.ч. при новом трудоустройстве) письменное заявление.
Важно: Если вы вообще не подавали заявление‚ работодатель продолжит вести вашу трудовую книжку в бумажном формате. При этом он также будет вносить сведения и в электронную базу. Вы можете перейти на ЭТК позднее‚ когда вам это станет удобно.
Что касается лиц‚ которые впервые устраиваются на работу после 1 января 2021 года‚ то для них бумажная трудовая книжка вообще не оформляется. Все сведения о периодах их работы изначально ведутся только в электронном виде.
Что должно быть в заявлении?
Законодательство не устанавливает строгой‚ унифицированной формы заявления. Оно подается в произвольной форме‚ однако должно содержать ключевую информацию:
- Шапка: Должность руководителя‚ название организации‚ Ф.И.О. руководителя‚ а также должность и Ф.И.О. сотрудника‚ подающего заявление.
- Суть заявления: Четко выраженное желание работника предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- Правовое основание: Ссылка на статью 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ.
- Дата и подпись работника.
Примерная форма заявления
Ниже представлен пример того‚ как можно составить заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме:
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ и статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации‚ прошу предоставлять мне сведения о моей трудовой деятельности (в т.ч. о приеме на работу‚ переводах на другую работу‚ увольнении) в электронном виде.
Подпись: ___________ / Петров П.П.
Что происходит с бумажной трудовой после заявления?
После того как работник выбрал электронную трудовую книжку и подал заявление‚ работодатель обязан:
- Внести закрывающую запись в бумажную трудовую книжку сотрудника. Точной формулировки в законах вы не найдете‚ но за основу можно взять стандартный пример: «Подано письменное заявление Петрова Петра Петровича о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)». Эта запись вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе»‚ а в графе 2 указывается дата выдачи документа на руки (число‚ месяц‚ год).
- Выдать бумажную трудовую на руки работнику. На это у работодателя есть не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной книжки. Она остается у работника на руках в качестве архивного документа‚ подтверждающего стаж до момента перехода на ЭТК.
Особенности при приеме на работу
Если новый сотрудник устраивается на работу и приносит бумажную трудовую‚ но желает перейти на ЭТК‚ кадровик сначала вносит в бумажную книжку запись о трудоустройстве‚ а затем — запись о переходе на электронную трудовую. После этого документ передается на руки новому сотруднику.
Действия работодателя после получения заявления
Получив от сотрудника заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель должен не только выдать бумажную трудовую‚ но и оперативно сообщить об этом в Социальный фонд России (СФР). Сделать это необходимо не позднее следующего рабочего дня после получения заявления.
Как оформить заявление в программе 1С
Многие компании ведут кадровый учет в программах 1С. Если вы используете «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3‚ процесс оформления заявления значительно упрощается. В программе можно автоматически сформировать заявление на сотрудника (или группу сотрудников) о выборе порядка ведения трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде. Для этого используется специальный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Переход на электронную трудовую книжку — это шаг к современности‚ который избавляет от необходимости носить с собой бумажный документ и защищает данные от случайной утери. Помните‚ что подать заявление можно в любой момент‚ а до тех пор‚ пока вы этого не сделаете‚ работодатель обязан продолжать вести вашу трудовую в привычном бумажном формате. Составить заявление несложно, главное‚ четко выразить свою волю и сослаться на законодательные акты.