Увольнение по соглашению сторон – один из самых частых способов прекращения трудовых отношений. При таком прекращении работник имеет право запросить запись в трудовой книжке, подтверждающую факт окончания трудового договора. Правильное оформление этой записи важно как для сотрудника, так и для работодателя, поскольку от неё зависит:
- подтверждение стажа;
- право на выплаты и компенсации;
- отсутствие спорных вопросов при будущих наймах.
Что нужно знать оформляющему документа
Трудовая книжка (трудовая книжка № 1) оформляется в соответствии с ТК РФ и внутренними нормативными актами организации. При увольнении по соглашению сторон в неё вносится запись о прекращении трудовых отношений.
Какие сведения обязательны к указанию
В запись следует включить минимум следующие данные:
- ФИО сотрудника;
- Дата и номер приказа (или соглашения) об увольнении;
- Дата окончания трудовых отношений;
- Причина увольнения – «по соглашению сторон»;
- Подпись сотрудника и руководителя.
Форма записи
Обычно запись оформляется в виде отдельного листа, который затем скрепляется с книжкой. Форма может быть следующей:
_______________________________ | Запись о прекращении | | трудовых отношений | |_____________________________| | ФИО: ______________________ | | Дата увольнения: __.__.____ | | Причина: по соглашению сторон| | Подпись сотрудника: __________| | Подпись руководителя: ______| |_____________________________|
Пошаговая инструкция оформления
Для того чтобы запись была юридически корректной, следуйте этим рекомендациям:
- Подготовьте документ об увольнении. Это может быть приказ о расторжении трудового договора или соглашение сторон.
- Согласуйте условия увольнения. Обе стороны подписывают соглашение, в котором указано, что увольнение происходит по взаимному согласию сторон.
- Определите дату окончания отношений. Она должна быть указана в соглашении и в приказе.
- Составьте форму записи. Используйте шаблон, приведённый выше, и заполните его актуальными данными;
- Получите подписи. Сотрудник и руководитель подписывают запись, после чего она вносится в трудовую книжку.
- Сохраните копию. Обеспечьте копию записи для архивного хранения.
Частые ошибки и как их избежать
- Недостаточное указание причины. В записи необходимо чётко написать «по соглашению сторон».
- Отсутствие подписи сотрудника. Без подписи документ может быть оспорен.
- Несоответствие даты увольнения дате в приказе. Дата в записи должна совпадать с датой, указанной в официальном документе.
- Использование неправильного формата. Запись должна быть оформлена в официальном стиле, без сокращений.
Пример готовой записи
Ниже приведён пример оформления записи в трудовой книжке при увольнении по соглашению сторон:
Запись о прекращении трудовых отношений
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата увольнения:
Причина увольнения: по соглашению сторон
Подпись сотрудника: ___________________
Подпись руководителя: ___________________
После заполнения такой записи её следует вклеить или прикрепить к соответствующей странице трудовой книжки.
Что делать, если запись пропущена?
Если по какой‑то причине запись в книжке не была сделана, работодатель обязан выдать трудовую книжку с отметкой о прекращении отношений в отдельном документе (например, в справке о работе). Эта справка также может использоваться в качестве подтверждения стажа и оснований для получения выплат.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить запись в электронном виде? Да, при наличии электронного формата трудовой книжки (например, в электронных HR‑системах) запись может быть внесена в цифровой документ, но подписи должны быть электронными и подтверждены.
- Нужна ли подпись работника? Да, подпись сотрудника обязательна – без неё документ может быть оспорен.
- К какому документу привязывается запись? Запись вносится непосредственно в страницу трудовой книжки, где фиксируются сведения о работе.
Оформление записи в трудовой книжке при увольнении по соглашению сторон – обязательный процедурный шаг, который защищает интересы обеих сторон. Соблюдая указанные выше требования, вы обеспечите:
- полную юридическую корректность документа;
- отсутствие недоразумений при дальнейшем трудоустройстве;
- прозрачность и открытость процесса увольнения.
Помните, что правильно оформленная запись – залог уверенности в своих правах и законных обязательствах.