Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Даже при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) многие индивидуальные предприниматели (ИП) продолжают вести бумажные бланки, особенно если у них небольшое количество сотрудников или они работают в сфере, где требуется бумажный вариант. Ниже – пошаговое руководство, как правильно оформить запись о приёме, переводе или увольнении сотрудника в трудовой книжке, когда работодателем является ИП.

Нормативная база

Приказ Минтруда России от № 320н – утверждена форма трудовой книжки и порядок её ведения и хранения (действует с ).
Постановление Правительства РФ от № 225 – Правила ведения трудовых книжек (в редакции, действующей на 2023‑2026 гг.).
ФЗ‑422 «О индивидуальном предпринимательстве» – определяет статус ИП как работодателя.
Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от ) – содержит образцы записей и требования к оформлению.

С 2023 года бумажные трудовые книжки оформляются на новых бланках, утверждённых Приказом № 320н. Однако старые бланки, выданные до , могут использоваться до их полного заполнения, если иное не предусмотрено локальными актами работодателя.

Подготовка к внесению записи

Что понадобится ИП

Трудовая книжка работника (бумажная или электронная).
Приказ о приёме, переводе или увольнении (подписанный ИП и заверенный печатью, если она есть).
Трудовой договор (или его копия) – для подтверждения данных о должности, подразделении, дате начала работы.
Ручка с чёрным или синим пастой (для бумажных записей).
Печать организации (при наличии) – ставится рядом с подписью ответственного лица.
Журнал учёта трудовых книжек (если ведётся).

Проверка данных перед записью

Сверьте ФИО, дату рождения и номер СНИЛС в трудовой книжке с данными в приказе и трудовом договоре.
Убедитесь, что в книжке нет незаполненных строк – запись делается в первую свободную строку.
Проверьте, что предыдущая запись о приёме/увольнении сделана корректно (нет пробелов, неверных дат).

Как оформить запись о приёме на работу

Запись о приёме делается в разделе «Сведения о работе» (строка с номером, датой и наименованием организации).

Шаги

Номер записи – последовательный номер, следующий за последней записью в книжке.
Дата – день, месяц и год, когда сотрудник фактически приступил к работе (как указано в приказе).
Наименование организации – полное название ИП согласно учредительным документам (например, «ИП Иванов Иван Иванович»). Если у ИП есть торговая марка или фирменное наименование, его также можно указать в скобках.
Должность – точно как в трудовом договоре и приказе (например, «менеджер по продажам»).
Основание – указывается номер и дата приказа о приёме (например, «Приказ № 15 от »).

Пример записи (бумажная книжка)

ИП Иванов Иван Иванович Менеджер по продажам Приказ № 15 от

Если у ИП есть печать, после записи ставится печать и подпись ответственного лица (обычно самого ИП или уполномоченного сотрудника кадровой службы).

Как оформить запись о переводе на другую должность

Перевод оформляется как новая запись, а предыдущая должность закрывается записью об увольнении с формулировкой «Переведён на другую работу» (или аналогичной).

В строке, следующей за последней записью, указываем номер записи.
Дата – день, когда перевод вступает в силу (как в приказе о переводе).
Наименование организации – остаётся тем же (ИП).
Должность – новая должность.
Основание – номер и дата приказа о переводе.

Пример

ИП Иванов Иван Иванович Старший менеджер по продажам Приказ № 27 от

Если перевод сопровождается изменением структурного подразделения, его можно указать в скобках после должности (например, «Старший менеджер по продажам (отдел ключевых клиентов)» ).

Как оформить запись об увольнении

Запись об увольнении делается в той же строке, где была последняя запись о работе, но в колонке «Основание» указывается приказ об увольнении, а в колонке «Должность» – формулировка «Уволен» (или «Уволен по собственному желанию», «Уволен по соглашению сторон» и т.д.).

Номер записи – следующий за последней.
Дата – день, когда трудовой договор прекращает своё действие (как в приказе об увольнении).
Наименование организации – ИП (как раньше).
Должность – «Уволен» (или более конкретная формулировка).
Основание – номер и дата приказа об увольнении.

ИП Иванов Иван Иванович Уволен по собственному желанию Приказ № 42 от

После записи ставится печать (если есть) и подпись ответственного лица.

Особенности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) для ИП

С 2021 года работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР через систему ЭТК. Для ИП порядок следующий:

При приёме на работу ИП формирует электронный документ (формат СЗВ‑ТД) и направляет его в ПФР не позднее следующего рабочего дня.
При переводе или увольнении аналогично отправляется обновлённый СЗВ‑ТД.
Бумажная трудовая книжка ведётся только если сотрудник выразил письменное согласие на её ведение (ст. 66 ТК РФ). В этом случае запись в бумажную книжку делается по тем же правилам, что и выше, а данные дублируются в ЭТК.

Важно: даже если ведётся только ЭТК, ИП должен хранить копии приказов и трудовых договоров в течение 50 лет (ст. 66 ТК РФ) для возможной проверки.

Частые ошибки и как их избежать

Ошибка 1 – Неправильная дата

Указание даты приёма, отличной от фактического начала работы, приводит к расхождениям со стажем. Решение: сверять дату с табелем учёта рабочего времени и приказом.

Ошибка 2 – Отсутствие основания

Запись без номера и дата приказа считается неполной. Решение: всегда указывать «Приказ № Х от ДД.ММ.ГГГГ».

Ошибка 3 – Нечитаемый почерк

Размытые записи могут быть признаны недействительными. Решение: использовать ручку с чёрным или синим пастой, писать печатными буквами или чётким почерком.

Ошибка 4 – Печать отсутствует, но требуется

Если у ИП есть печать, её отсутствие может быть расценено как нарушение. Решение: ставить печать рядом с подписью; если печать не изготовлена, сделать запись об этом в локальном нормативном акте (например, «Печать не используется»).

Ошибка 5 – Дублирование записей

Внесение две записи за один день (приём и перевод) без разделения строк. Решение: каждое событие – отдельная строка с последовательным номером.

Практический чек‑лист для ИП

Подготовка: приказ, трудовой договор, трудовая книжка (бумажная/электронная), ручка, печать.
Проверка данных: ФИО, СНИЛС, даты, номера приказов.
Внесение записи: номер, дата, наименование ИП, должность, основание.
Подтверждение: подпись ответственного лица, печать (при наличии).
Электронная отчётность: формирование и отправка СЗВ‑ТД в ПФР в срок.
Хранение: приказы и трудовые договоры – минимум 50 лет; журнал учёта трудовых книжек – постоянно.

Правильное оформление записей в трудовой книжке работодателем‑ИП требует внимательности к нормативным актам, аккуратности при заполнении бланков и своевременной передачи данных в электронную форму. Следуя представленному алгоритму и используя чек‑лист, вы minimизируете риск ошибок, обеспечите легальность трудовых отношений и гарантируете, что у ваших сотрудников будет надёжный документ, подтверждающий их трудовой стаж.

Помните: трудовая книжка – это не просто формальность, а юридически значимый документ, от которого могут зависеть пенсионные выплаты, пособия и другие социальные гарантии ваших работников.