Отпуск по беременности и родам (далее – отпуск по БиР) регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов․ При оформлении такого отпуска возникает вопрос: как правильно внести запись в трудовую книжку (или в сведения о трудовой деятельности) как у основной сотрудницы, так и у временного работника, принятого на её место․ Ниже представлен пошаговый гайд, основанный на актуальной практике и рекомендациях КонсультантПлюс (2025‑2026 гг․)․

Нормативная база

• ТК РФ, ст․ 255 – отпуск по беременности и родам;
• ТК РФ, ст․ 256 – отпуск по уходу за ребёнком;
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О ведении трудовых книжек»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России № 697н от )․

Что записывается в трудовую книжку основной сотрудницы

Согласно пункту 31 Инструкции, период отпуска по БиР и по уходу за ребёнком не оформляется отдельной записью в трудовой книжке․ Однако этот период включается в общий трудовой стаж․

Если сотрудница продолжает работать на своей основной должности после отпуска, запись о приёме на работу остаётся прежней․ При увольнении во время отпуска запись об увольнении делается в обычном порядке (дата увольнения – последний день работы)․

Приём временного работника на период отпуска по БиР

Когда основная сотрудница уходит в отпуск, работодатель может принять другого сотрудника на срочный трудовой договор (ст․ 59 ТК РФ)․ Запись о приёме такого работника делается так же, как и при обычном приёме на работу, без указания того, что договор является срочным или связан с декретом․

Что указывается в записи

• Дата приёма на работу (число, месяц, год);
• Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
• Должность, на которую принят работник;
• Отдел/структурное подразделение (если ведётся разделение);
• Трудовая функция (краткое описание обязанностей)․

Пример записи в трудовую книжку временного работника

2026 01 марта Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность менеджера по продажам отдела розничной торговли․

Если ведётся электронная форма сведений о трудовой деятельности (СТД‑Р), запись вносится в соответствующее поле «Приём на работу» с теми же данными․

Что не нужно указывать

• Ссылку на то, что договор заключён на период отпуска по БиР основной сотрудницы;
• Формулировку «срочный трудовой договор»;
• Указание «временный перевод» или «замещение»;
• Дату предполагаемого выхода основной сотрудницы (если она неизвестна)․

Как оформить запись, если точная дата выхода основной сотрудницы неизвестна

Поскольку сотрудница имеет право выйти на работу досрочно, в приказе о приёме временного работника лучше указать условие: «до выхода на работу основного сотрудника (Ф․И․О․)»․ В трудовой книжке временного работника эта формулировка не прописывается – запись остаётся стандартной (см․ пункт 3․1)․ Условие о сроке действия договора фиксируется только в самом трудовом договоре и приказе о приёме․

Особенности ведения бумажной и электронной трудовой книжки

• Бумажная трудовая книжка: запись делается чернилами синего цвета, подпись уполномоченного лица и печать организации (если требуется)․
• Электронные сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р): данные вносятся в личный кабинет работника на портале «Работа в России» либо через систему кадрового учёта организации․ Формат записи аналогичен бумажному варианту․

Приказ о приёме на работу на время декретного отпуска

Для оформления приёма временного работника рекомендуется использовать стандартный бланк приказа о приёме на работу․ В тексте приказа указывается:

1. Наименование организации;
2. Номер и дата приказа;
3. Ф․И․O․ принимаемого работника;
4. Должность, отдел, дата приёма;
5. Указание, что трудовой договор заключён на определённый срок (с указанием даты начала и условия окончания – «до выхода на работу основного сотрудника Ф․И․О․»);
6. Подпись руководителя и печать․

Пример формулировки в приказе:

«Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам отдела розничной торговли с по дату выхода на работу основного сотрудника Петрова Петра Петровича (отпуск по беременности и родам)»․

Что делать, если основная сотрудница уволится во время отпуска

Если основная сотрудница подаёт заявление об увольнении по собственному желанию, а временный работник согласен продолжить работу на её месте, перевод становится постоянным․ В этом случае:

• В трудовой книжке временного работника делается запись о переводе на другую должность (или об изменении условий труда) с указанием даты перевода;
• Издаётся приказ о переводе (ст․ 72 ТК РФ);
• Трудовой договор переоформляется на неопределённый срок (или на новый срок, согласованный сторонами)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить отметку «отпуск по БиР» в трудовой книжке?

Нет․ Период отпуска по БиР не оформляется отдельной записью, но учитывается в стаже․

Можно ли указать в трудовой книжке, что работа временная?

Не требуется․ Запись о приёме делается без указания срочности договора․

Что делать, если ведётся только электронная форма сведений о трудовой деятельности?

В системе вводятся те же данные, что и в бумажную книжку: дата приёма, должность, отдел, описание трудовой функции․

Нужно ли делать запись о выходе основной сотрудницы из отпуска?

Нет․ Выход из отпуска не фиксируется в трудовой книжке; достаточно внутренних приказов о выходе на работу․

Правильное оформление записей в трудовой книжке на период отпуска по беременности и родам требует знания норм ТК РФ и Инструкции по ведению трудовых книжек․ Основные принципы:

• Отпуск по БиР не отражается отдельной записью, но включается в стаж;
• Приём временного работника оформляется как обычный приём на работу без указания срочности;
• Условие о сроке действия договора (до выхода основной сотрудницы) фиксируется только в трудовом договоре и приказе;
• Все изменения (перевод, увольнение, изменение условий) оформляются соответствующими приказами и записями в трудовой книжке/СТД‑Р․

Следуя этим рекомендациям, вы избежите ошибок в кадровом учёте и обеспечите прозрачность трудовых отношений как для основной сотрудницы, так и для временного работника․

Информация актуальна на май 2026 года․