С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны оформлять только электронные трудовые книжки. Однако сотруднику иногда требуется получить выписку или подтверждение наличия ЭТК от работодателя. В этом материале подробно описано‚ как оформить такой запрос в программе 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) и какие шаги следует выполнить.

Правовая основа

• Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в редакции‚ действующей с 2021 года) – вводит обязательное ведение электронных трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 847н «Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек» – регламентирует форму и порядок предоставления сведений.
• Статья 65 ТК РФ – право работника получать сведения о своей трудовой деятельности.

Согласно этим нормам‚ работник может потребовать у работодателя:

1. Выписку из электронной трудовой книжки (сведения о периодах работы‚ должностях‚ переводах‚ наградах и т.д.).
2. Подтверждение факта ведения ЭТК в информационной системе работодателя.

Подготовка запроса в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП существует специальный документ «Запрос сведений из электронной трудовой книжки». Он формируется в разделе Кадровик → Запросы и справки → Запрос сведений из ЭТК. Ниже – пошаговая инструкция.

Шаг 1. Открытие формы запроса

1. Запустите 1С:ЗУП и войдите под учётной записью с правами кадровика или бухгалтера.
2. В главном меню выберите Кадровик → Запросы и справки → Запрос сведений из электронной трудовой книжки.
3. Нажмите кнопку Создать.

Шаг 2. Заполнение реквизитов документа

• Дата – текущая дата (можно изменить).
• Сотрудник – выберите нужного работника из справочника Физические лица.
• Тип запроса – укажите‚ что требуется выписка из ЭТК (можно также выбрать «Подтверждение ведения ЭТК»).
• Период сведений – укажите интервал‚ за который нужны данные (например‚ с по текущую дату). Если требуется полная история – оставьте поля пустыми.
• Основание запроса – кратко опишите причину (например‚ «Для подачи заявления на получение государственной услуги»‚ «Для подтверждения стажа при оформлении ипотеки» и т.п.).

Шаг 3. Формирование и печать документа

1. После заполнения всех полей нажмите Провести – система проверит корректность введённых данных и сформирует запрос.
2. Для получения печатного варианта нажмите Печать → Выписка из ЭТК. В открывшемся окне можно выбрать формат (PDF‚ XLS‚ ODS) и задать параметры страницы.
3. Сохраните файл и передайте его сотруднику (либо распечатайте и выдайте под расписку).

Шаг 4. Информирование сотрудника

Рекомендуется сопроводить выписку коротким сопроводительным письмом‚ в котором указать:

• Наименование организации и её реквизиты.
• ФИО сотрудника и его табельный номер.
• Дата и номер запроса.
• Перечень предоставленных сведений (периоды‚ должности‚ переводы‚ награды и т.д.).
• Контактное лицо от отдела кадров (ФИО‚ телефон‚ e‑mail).

Пример текста сопроводительного письма

Образец сопроводительного письма к выписке из электронной трудовой книжки

ООО «Пример»
ИНН 7701234567‚ КПП 770101001
Юр. адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ офис 5
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: kadry@primer.ru

№ входящего: КД‑2026‑05‑022

Сотруднику: Иванов Иван Иванович
Табельный №: 12456
Должность: ведущий специалист отдела продаж

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с вашим запросом от г. о предоставлении сведений из электронной трудовой книжки направляем выписку за период с по г.

В выписке отражены следующие сведения:
- Приём на работу: ‚ должность – специалист отдела продаж.
- Перевод: ‚ должность – ведущий специалист отдела продаж.
- Награды: благодарность руководителя за квартал II‑2022.
- Периоды отпусков и больничных листов (с указанием дат).

Выписка подготовлена в соответствии с Приказом Минтруда России от № 847н и Федеральным законом № 79‑ФЗ;

При необходимости дополнительных сведений просим обращаться к специалисту отдела кадров Петровой Анне Сергеевне‚ тел. +7 (495) -23‑45‑68‚ e‑mail: a.petrova@primer.ru.

С уважением‚
Отдел кадров ООО «Пример»
Подпись: __________________ / С.И. Сидоров

При необходимости данный шаблон можно адаптировать под конкретную ситуацию.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать сотруднику в предоставлении выписки из ЭТК?

Отказ возможен только если запрос не соответствует требованиям законодательства (например‚ запрос о сведениях‚ относящихся к другому лицу) или если сотрудник не предоставил необходимые документы (паспорт‚ SNILS). В остальных случаях отказ является нарушением ТК РФ.

Нужно ли получать согласие сотрудника на обработку его персональных данных при выдаче выписки?

Выдача сведений из трудовой книжки относится к обработке персональных данных‚ но основанием для такой обработки является исполнение трудового договора и выполнение законного требования сотрудника (ст. 6 ТК РФ‚ ст. 152‑1 ГК РФ). Отдельное согласие не требуется‚ однако рекомендуется фиксировать факт выдачи в журнале учета запросов.

Как быть‚ если в 1С:ЗУП нет сведений о некоторых периодах работы?

В этом случае следует проверить:

Заполнены ли документы о приёме‚ переводе‚ увольнении в соответствующих справочниках.

Не были ли сведения введены вручную в разделе «Сведения о трудовой деятельности» без привязки к документам.

Есть ли выгрузка данных из ПФР (через СЗВ‑ТД) – иногда пропуски возникают из‑за несвоевременной подачи отчётов.

Если после проверки данные всё равно отсутствуют‚ необходимо уточнить у сотрудника копии трудовой книжки (бумажной) или договоров и внести недостающие сведения вручную‚ после чего повторно сформировать запрос.

Запрос электронной трудовой книжки у работодателя в 1С:ЗУП – процедура‚ регламентированная законодательством и поддерживаемая функционалом программы. Следуя представленной пошаговой инструкции‚ кадровик сможет быстро и корректно сформировать выписку‚ обеспечив сотрудника необходимыми документами для подачи заявлений‚ получения кредитов‚ оформления пенсии и других целей. Важно помнить о соблюдении сроков ответа (как правило‚ не более трёх рабочих дней) и о фиксировании всех запросов в журнале учёта‚ что позволит избежать претензий со стороны трудовой инспекции и судов.

Если у вас остались вопросы по настройке 1С:ЗУП под работу с электронными трудовыми книжками‚ рекомендуем обратиться к официальной документации 1С или к специалистам по сопровождению продукта.