В соответствии с статьей 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать сотруднику по его письменному заявлению заверенные копии документов, связанных с работой, в т.ч. и трудовой книжки. Сделать это необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения заявления. При этом сотрудник не обязан сообщать, для каких целей ему нужна копия.
Основные правила изготовления копии
Прежде чем проставлять заверяющие отметки, необходимо правильно изготовить саму копию. Процесс выглядит следующим образом:
- Снятие копий. Копировать нужно каждый разворот трудовой книжки, начиная с ьного листа и заканчивая последним листом с записями. Если в книжке есть пустые развороты, на которых нет ни одной записи, их копировать не нужно.
- Формат. Копии делаются постранично (каждый разворот на отдельном листе формата А4) или разворотами.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК). Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, то ее копией выступает форма СТД-Р. Работодатель обязан выдать ее по заявлению сотрудника в течение трех дней.
Особенности заверения: для внутренних или внешних целей
В 2026 году при заверении трудовой книжки критически важно понимать, куда сотрудник понесет этот документ. От этого зависит состав заверительной надписи.
Вариант 1: Для внутреннего пользования
Если копия требуется для передачи в другой отдел внутри той же организации (например, в бухгалтерию или руководителю подразделения), процедура заверения упрощенная.
На копии достаточно указать:
- Надпись (или штамп) «Верно» (или «Копия верна»).
- Должность сотрудника, который заверяет документ.
- Личную подпись заверяющего.
- Расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
- Дату заверения.
Вариант 2: Для внешних организаций
Если копия предоставляется в стороннюю организацию (банк для получения кредита, посольство для оформления загранпаспорта, соцорганы и т.д.), требования становятся строже в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
К обязательным реквизитам добавляются:
- Отметка о месте хранения подлинника. Необходимо написать: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №… за … год». Это нужно, чтобы получатель копии знал, где хранится оригинал.
- Отметка о том, что сотрудник работает по настоящее время. Если сотрудник все еще числится в компании, на последнем листе ниже всех записей вносится текущая дата и фраза: «Работает по настоящее время».
Как оформить заверительную надпись
Заверить документ может руководитель компании или уполномоченный сотрудник отдела кадров. Отметку о заверении можно проставить двумя способами:
Способ А: Постраничное заверение
Заверительная надпись ставится на каждой странице копии трудовой книжки.
Способ Б: Прошивка документа
Если копия прошивается, отметка ставится на последнем листе прошитого документа. В этом случае необходимо:
- Пронумеровать все листы.
- Прошить их нитками.
- На оборотной стороне последнего листа наклеить пломбу-бирку с указанием: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов».
- Ниже этой записи руководитель или кадровик указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать.
Важное замечание: Печать должна ставиться так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу (наклейку) с указанием количества листов, а часть — на сам лист документа.
Образец заверительной надписи (для внешней организации)
На последнем листе копии трудовой книжки (или на каждом листе) должна быть следующая информация:
Верно
Подлинник документа находится в ООО «Название Компании» в деле № 5 за 2026 год.
Работает по настоящее время.
(дата заверения)
Инспектор отдела кадров (должность)
[Подпись] И.И. Иванова (расшифровка подписи)
[Печать ООО «Название Компании»]
Краткий чек-лист для кадровика
- Получить заявление от сотрудника (оформляется на бумаге или в электронном виде с росписью сотрудника). Если копия нужна для другого отдела внутри компании, вместо заявления может быть служебная записка.
- Снять копии всех заполненных страниц + ьный лист.
- Уточнить у сотрудника назначение копии (для себя или для сторонней организации).
- Проставить отметку «Верно», должность, подпись, расшифровку и дату.
- Если документ для внешней организации — добавить информацию о месте хранения оригинала и запись «Работает по настоящее время».
- Если документ прошивается — заверить пломбу печатью.
- Выдать копию сотруднику не позднее 3 рабочих дней.
Соблюдение этих правил гарантирует, что заверенная копия трудовой книжки будет иметь юридическую силу и будет принята любым банком, государственным органом или другой организацией.