Копия трудовой книжки, один из самых востребованных документов, который требуется работникам для оформления кредитов, виз, пособий или подтверждения стажа. Однако простая фотокопия страниц не имеет юридической силы. Чтобы документ приняли в государственные органы и банки, он должен быть правильно заверен работодателем. В этой статье мы подробно разберем, что именно нужно написать на копии, как оформить заверительную надпись и избежать ошибок, которые могут привести к штрафам.
Основания для выдачи копии
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или выписку из нее по письменному заявлению сотрудника. Оригинал трудовой книжки выдается на руки только в одном случае, для оформления пенсии. Во всех остальных ситуациях (банки, суды, органы соцзащиты) предоставляется именно заверенная копия.
Важно помнить: заявление от работника может быть составлено в произвольной форме, но оно обязательно должно быть письменным.
Что написать на копии: пошаговая инструкция
Процесс заверения копии строго регламентирован. Ниже приведены обязательные элементы, которые должны присутствовать на документе.
Копирование страниц
Необходимо откопировать все заполненные страницы трудовой книжки. Пустые страницы копировать не нужно. Копия должна быть четкой, читаемой и содержать все записи, печати и подписи, имеющиеся в оригинале.
Надпись «Верно»
На каждой странице копии, сразу после скопированного текста (обычно в нижней части страницы или на свободном месте), уполномоченное лицо (кадровик или руководитель) должно сделать рукописную или машинописную надпись:
> Верно
Или альтернативный вариант:
> Копия верна
Должность, подпись и расшифровка
Под надписью «Верно» обязательно указываются:
- Должность лица, заверяющего копию (например, Инспектор по кадрам, Главный бухгалтер, Директор).
- Личная подпись заверителя.
- Расшифровка подписи (Фамилия И.О.).
Дата заверения
Рядом с подписью обязательно ставится дата заверения копии.
> Важно: Дата заверения не должна быть «задним числом». Документ считается действительным в течение определенного срока (обычно 14–30 дней, в зависимости от требований организации-запросчика), поэтому дата должна быть актуальной на момент выдачи.
Место хранения оригинала
Это критически важный пункт. На последней странице копии (или на отдельном листе, если копии сшиты) необходимо указать, где находится оригинал трудовой книжки.
Пример формулировки:
> Оригинал трудовой книжки хранится в ООО «Название компании» (адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1).
Если трудовая книжка ведется в электронном виде или хранится в архиве, это также указывается точно.
Особый случай: если сотрудник работает по настоящее время
Один из самых частых вопросов: что делать, если трудовая книжка заполнена до конца, или как подтвердить, что человек все еще работает в компании?
Если на момент выдачи копии сотрудник продолжает работать в организации, после последней записи в трудовой книжке (на копии) необходимо сделать дополнительную запись.
Что именно писать:
Сразу после последней скопированной записи (или на свободном месте последней страницы) пишется фраза:
> Работает по настоящее время.
Затем эта фраза также заверяется:
Должность заверителя.
Подпись.
Расшифровка подписи.
Дата.
Пример оформления:
> Работает по настоящее время.
> Инспектор по кадрам ____________ /Иванова А.А./
>
Нужно ли прошивать копию?
Если копия трудовой книжки состоит из нескольких листов, их рекомендуется (а в некоторых случаях и требуется) прошить.
- Как прошивать: Листы скрепляются нитью, концы которой выводятся на оборот последнего листа.
- Заверение шва: На узелок наклеивается бумажный ярлык, на котором пишется: «Прошито, пронумеровано [кол-во] листов, заверено подписью».
- На ярлыке ставиться подпись заверителя, расшифровка и дата. Также часть печати организации должна захватывать и ярлык, и последний лист.
Однако, если каждый лист копии заверен отдельной надписью «Верно» с подписью и датой, а также указано место хранения оригинала, требование о прошивке может не применяться, если принимающая сторона не настаивает на этом. Но для банков и госорганов прошивка многостраничного документа, стандартная практика.
Частые ошибки при оформлении
Чтобы копию не признали недействительной, избегайте следующих ошибок:
Отсутствие даты. Без даты заверения копия недействительна.
Неполное копирование. Если скопированы не все заполненные страницы, документ могут не принять.
Отсутствие указания места хранения оригинала. Без фразы «Оригинал хранится там-то» копия теряет смысл подтверждения.
Использование факсимиле. Подпись заверителя должна быть живой (собственноручной). Использование штампа-факсимиле вместо живой подписи часто приводит к отказу в принятии документа.
Нечитаемость. Копия должна быть четкой. Если печать или запись в оригинале бледные, их следует выделить или перекопировать с улучшенным качеством, сохранив содержание.
Срок действия копии
Законодательно срок действия копии трудовой книжки не установлен. Однако большинство организаций (банки, консульства, соцслужбы) принимают копии, выданные не ранее 14 или 30 календарных дней до момента обращения. Поэтому работникам рекомендуется запрашивать свежую копию непосредственно перед подачей документов.
Правильно оформленная копия трудовой книжки, это гарантия того, что работник сможет беспрепятственно получить кредит, визу или государственную услугу. Для работодателя же соблюдение правил заверения (надпись «Верно», должность, подпись, дата, место хранения оригинала и отметка «Работает по настоящее время» при необходимости) — это способ избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и претензий со стороны сотрудника.
В 2026 году требования остаются строгими: документ должен быть полным, читаемым и содержать все необходимые реквизиты заверения. Помните, что даже малейшая ошибка в написании должности или отсутствие даты может сделать документ бесполезным.