С 2021 года в России все новые сотрудники получают сразу электронную трудовую книжку (ЭТК)․
Однако сотрудники, которые ранее выбрали бумажный вариант, могут в любой момент перейти на цифровой формат․
Для этого необходимо подать работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку․
В статье разберём, как правильно оформить заявление, какие требования к нему предъявляются, и какие шаги следует предпринять после его подания․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровая запись о трудовой деятельности работника, которая хранится в системе «Электронный кадровый документооборот» (ЭДО)․
Она заменяет бумажную трудовую книжку, но сохраняет все юридически значимые сведения: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения и т․д․

Преимущества ЭТК:

• Удобство доступа – любой работник может просмотреть свои сведения онлайн․
• Экономия времени – нет необходимости в бумажных копиях․
• Сокращение бумажного документооборота – уменьшение затрат на печать и хранение․
• Более быстрая проверка стажа – работодатели и органы могут сразу получить актуальные данные․

Правовые основания перехода на ЭТК

Переход на электронную трудовую книжку регулируется:

• Статьей 66․1 Трудового кодекса РФ – о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
• Федеральным законом от 16 декабря 2019 г․ № 439-ФЗ – о цифровизации кадрового документооборота․
• Постановлением Правительства РФ от 26 января 2021 г․ № 79 – о порядке перехода на ЭТК․

В соответствии с этими актами работник имеет право на получение сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде․ При этом работодатель обязан вести ЭТК и предоставлять доступ к ней․

Когда можно подавать заявление

Сотрудник, который ранее выбрал бумажную трудовую книжку, может в любой момент:

• Переходить на электронный формат․
• Получать сведения из ЭТК (форма СТД‑Р)․
• Исправлять неточные сведения в ЭТК․

Никаких ограничений по сроку подачи заявления нет, однако рекомендуется подавать его в течение 30 дней с момента принятия решения о переходе․

Как оформить заявление

Официальной формы заявления нет, но его можно составить в свободной форме․ Важно, чтобы в тексте были чётко указаны:

• ФИО работника․
• Должность и подразделение․
• Номер и дата трудовой книжки (если есть)․
• Текст: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса РФ в электронном виде»․
• Подпись работника и дата․

Ниже приведён пример шаблона заявления․

Образец заявления

Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку

Я, ФИО работника, работник название организации, занимающий должность должность в подразделении подразделение,

на основании статьи 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации и Федерального закона от 16 декабря 2019 г․ № 439-ФЗ,
подаю письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку․

Номер и дата выдачи бумажной трудовой книжки: № ____, ___ ___ ____․

Прошу работодателя:
Внести запись о переходе на электронную трудовую книжку в систему ЭДО;
Выдать мне копию ЭТК в электронном виде․

Подпись: _____________________

После подписания заявление передаётся руководителю или ответственному за кадровый документооборот․

Что происходит после подачи заявления

1. Проверка работодателя – проверяется наличие бумажной трудовой книжки и корректность данных․
2. Внесение записи в ЭТК – в системе ЭДО добавляется запись о переходе․ В графе 3 указывается текст заявления, а в графе 4 – подпись работника․
3. Выдача электронного документа – работник получает доступ к своей ЭТК через портал «ЭДО» или приложение․
4. Снятие обязательств работодателя – после выдачи ЭТК работодатель больше не несёт ответственности за бумажную копию․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли отказаться от ЭТК? – Да, работник может отказаться от электронного формата и сохранить бумажную трудовую книжку․ В таком случае заявление оформляется в виде запроса о сохранении бумажной версии․
• Нужно ли подписывать заявление в электронном виде? – Трудовой кодекс допускает подписку в электронном виде через сервисы ЭДО (например, Nopaper)․ Однако подпись от руки также допустима․
• Сколько времени занимает переход? – Обычно от 3 до 5 рабочих дней, в зависимости от загруженности кадрового отдела․
• Что делать, если в ЭТК есть ошибки? – Подаётся заявление о корректировке сведений (форма «СТД‑Р»)․
• Можно ли получить копию бумажной трудовой после перехода? – Да, работодатель обязан предоставить копию по запросу․

Где скачать шаблоны и бланки

На официальных ресурсах можно найти готовые шаблоны заявления и бланки:

• NOPAPER – шаблон заявления
• Электронный кадровый документооборот – бланки
• Контур․Правила – образцы документов

Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадрового документооборота․
Соблюдая простую схему: подготовить заявление, подписать его, передать работодателю, и в течение нескольких дней вы получите доступ к своей ЭТК, можно быстро и без лишних хлопот перейти на новый формат․

Не забывайте, что в любой момент вы можете вернуть бумажную трудовую книжку, если это вам удобно․ Главное – оформить соответствующее заявление и дождатся его обработки․