При увольнении работник имеет право получить трудовую книжку непосредственно в последний рабочий день. Если по какой‑то причине он не может забрать документ лично (например, находится в командировке, за границей, болен или просто отказывается от личного получения), работодатель обязан направить трудовую книжку по почте только после получения письменного согласия работника. Ниже представлен подробный разбор процедуры, нормативной основы и готовый образец заявления, который можно сразу использовать в своей организации.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 62 (право на получение документов, связанных с трудовой деятельностью) и ст. 84.1 (выдача трудовой книжки при увольнении).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – содержит правила ведения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также образцы бланков.
• Федеральный закон «О персональных данных» № 152‑ФЗ – при передаче трудовой книжки по почте необходимо обеспечить защиту персональных данных работника.
• Закон СССР от № 2261‑1 (в части, не противоречащей действующему законодательству) – регулирует порядок пересылки личных документов.

Когда требуется заявление о пересылке трудовой книжки?

Заявление необходимо оформить в следующих ситуациях:

1. Работник отсутствует на работе в последний день (отпуск, больничный, командировка).
2. Работник находится за пределами РФ и не может лично получить документ.
3. Работник отказывается от получения трудовой книжки в руки, но согласен на её отправку почтой.
4. Работник просит выслать трудовую книжку третьему лицу (например, родственнику) – в этом случае также требуется письменное согласие.

Как правильно оформить заявление?

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 62 ТК РФ и внутренними нормативными актами организации. Рекомендуется использовать следующий структурированный шаблон:

Обязательные элементы заявления

• Шапка – наименование организации, её адрес, ИНН/КПП (по желанию).
• Дата и место составления.
• ФИО работника (полностью, как в трудовой книжке).
• Должность, структурное подразделение (на момент увольнения).
• Номер и дата приказа об увольнении (для идентификации).
• Просьба – направить трудовую книжку по указанному почтовому адресу.
• Почтовый адрес получателя (индекс, страна, область/республика, город, улица, дом, квартира, ФИО получателя).
• Согласие на обработку персональных данных (опционально, но рекомендуется).
• Подпись работника и расшифровка.
• Приложения – копия приказа об увольнении (по требованию работодателя).

Образец заявления на пересылку трудовой книжки по почте

Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word, Google Docs) и заполнить под конкретного сотрудника. Для удобства восприятия выделены жирным шрифтом обязательные поля.

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ
на пересылку трудовой книжки при увольнении

Наименование организации: _______________________________________________
Юридический адрес: _________________________________________________
ИНН / КПП: __________________________ / __________________________
Кому: руководителю _______________________________________________
От: _______________________________________________
 (ФИО полностью) 
Должность: _______________________________________________
Подразделение: _______________________________________________
Заявление

Прошу выслать мне трудовую книжку по почте на следующий адрес:

Индекс: _______
Страна: _______________________________________________
Регион (область, край, республика): _______________________________________
Город / населенный пункт: _______________________________________________
Улица, дом, корпус, квартира: _______________________________________________
ФИО получателя (если иное, чем у заявителя): _______________________________

Основание: приказ № __ от «__» __________ 20__ г. об увольнении.

Согласие на обработку персональных данных
Согласен(на) на обработку моих персональных данных в целях отправки трудовой книжки по почте.

Приложение: копия приказа об увольнении (№ __ от «__» __________ 20__ г.).

Подпись: _____________________ / ______________________
 (ФИО) (расшифровка)

Дата подачи заявления: «__» __________ 20__ г.

Примечание: если работник просит отправить трудовую книжку третьему лицу (например, супругу), в поле «ФИО получателя» указываются данные этого лица, а в тексте заявления добавляется фраза «Прошу выслать трудовую книжку на имя …».

Порядок действий работодателя после получения заявления

1. Регистрация заявления – в журнале incoming correspondence или в электронной системе документооборота.
2. Проверка completeness – наличие всех обязательных реквизитов, подписи и приложения (копия приказа об увольнении).
3. Подготовка трудовой книжки – убедиться, что запись об увольнении сделана, все страницы прошиты, обложка intact.
4. Упаковка и отправка – поместить трудовую книжку в конверт с маркировкой «Ценное письмо», указать индекс и адрес получателя, приложть опись вложения (по желанию).
5. Уведомление работника – отправить копию описи или трек‑номер отправления работнику (например, по электронной почте).
6. Сохранение копий – оставить в личном деле сотрудника копию заявления, описи и подтверждения отправки (квитанция почты).

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выслать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней с момента получения письменного согласия работника.

Ответственность за нарушение порядка

• Несвоевременная выдача трудовой книжки может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц).
• Нарушение требований по защите персональных данных при отправке трудовой книжки может привести к штрафу по ст. 13.11 КоАП РФ (до 75 000 руб.).
• В случае утери или повреждения трудовой книжки при пересылке работник имеет право требовать компенсации ущерба (ст. 15 ТК РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку обычным письмом без трек‑номера?

Не рекомендуется. Трудовая книжка считается ценным документом; лучше отправлять её как ценное письмо с уведомлением о вручении или как посылку с трек‑номером, чтобы иметь proof of delivery.

Нужно ли получать расписку о получении трудовой книжки от работника?

Расписка не является обязательным требованием ТК РФ, но она полезна для дополнительной защиты работодателя. Расписку можно оформить в виде простого письменного подтверждения получения.

Что делать, если работник отказался подписывать заявление, но всё же хочет получить трудовую книжку по почте?

В этом случае работодатель может предложить работнику прийти лично в последний рабочий день. Если работник продолжает отказываться, выдача трудовой книжки по почте невозможна без его письменного согласия.

Можно ли отправить трудовую книжку курьерской службой?

Да, если служба предоставляет гарантию доставки и возможность отслеживания. Главное – сохранить доказательства отправки и получения.

Срок хранения копий заявления и подтверждения отправки?

Рекомендуется хранить их в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к хранению трудовых книжек и связанных документов).

Оформление заявления на пересылку трудовой книжки при увольнении – это простая, но важная процедура, которая защищает права как работника, так и работодателя. Соблюдение норм ТК РФ, правильное заполнение всех реквизитов и своевременная отправка документа позволяют избежать споров и административных штрафов. Используйте представленный выше образец как основу, адаптируя его под внутренние регламенты вашей организации, и процесс выдачи трудовой книжки пройдёт гладко и прозрачно.