Дата публикации: 22 мая 2026 года

Когда необходимо направлять уведомление?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 84.1, ред. от ), уведомление о необходимости получения трудовой книжки направляется в следующих случаях:

• При увольнении работника — если в день расторжения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно;
• При отсутствии работника на рабочем месте в день увольнения;
• При отказе работника от получения трудовой книжки в установленный день;
• При ведении трудовой книжки в бумажном формате (если работник не перешёл на электронный формат ведения).

Юридические основания

Основные нормативные акты, регулирующие данный вопрос:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 84.1, 66.1);
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
3. Письмо Роструда от № ПГ/1002-6-1 (о порядке выдачи трудовых книжек);
4. Федеральный закон от № 439-ФЗ (о внесении изменений в порядок ведения трудовых книжек).

Форма и содержание уведомления

Уведомление должно содержать следующие обязательные элементы:

Образцы уведомлений

Образец 1. Уведомление о явке за трудовой книжкой (при увольнении)

Образец 2. Уведомление с предложением о почтовой отправке

Способы направления уведомления

Уведомление может быть направлено следующими способами:

• Лично в руки работнику — под подпись с указанием даты и времени получения;
• По почте заказным письмом с уведомлением о вручении — в этом случае датой получения считаеться дата, указанная в уведомлении о вручении;
• Через представителя работника (по доверенности);
• Электронным способом (если у работника есть доступ к корпоративной почте или личному кабинету на сайте организации).

Сроки и ответственность

Сроки хранения трудовой книжки

Согласно п. 34 Постановления Правительства РФ № 225:

• После увольнения: трудовая книжка хранится у работодателя в течение 2 лет;
• По истечении 2 лет: если работник не обратился, трудовая книжка передаётся в архив организации;
• По истечении 50 лет: трудовая книжка подлежит уничтожению в установленном порядке.

Ответственность работодателя

В случае нарушения порядка выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечён к ответственности:

• Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей);
• Материальная ответственность за причинённый работнику ущерб (например, невозможность трудоустройства из-за отсутствия трудовой книжки);
• Дисциплинарная ответственность для должностных лиц, виновных в нарушении.

Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?

Если работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок:

1. Направить повторное уведомление (рекомендуется заказным письмом с уведомлением о вручении);
2. Предложить альтернативные способы получения (по почте, через представителя);
3. Уведомить работника о последствиях (хранение книжки в архиве);
4. По истечении 2 лет передать трудовую книжку в архив организации.

Если работник так и не обратился, работодатель не несёт ответственности за её сохранность.

Часто задаваемые вопросы

❓ Можно ли отправить трудовую книжку по электронной почте?

Нет. Трудовая книжка должна быть выдана на бумажном носителе или направлена по почте заказным письмом с описью вложения. Электронная форма допускается только при ведении электронной трудовой книжки (с согласия работника).

❓ Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку?

В этом случае необходимо:

1. Зафиксировать отказ в письменной форме (акт об отказе);
2. Направить уведомление о необходимости получения трудовой книжки;
3. Предложить альтернативные способы получения (по почте).

❓ Можно ли вручить уведомление через представителя?

Да. Если работник не может явиться лично, уведомление может быть вручено его представителю по доверенности.

❓ Какие документы подтверждают надлежащее уведомление?

Подтверждающими документами являются:

• Подпись работника в журнале вручения;
• Уведомление о вручении почтового отправления;
• Акт об отказе от получения;
• Письменное согласие работника на почтовую отправку.

Рекомендации для работодателя

Чтобы избежать спорных ситуаций, следуйте этим рекомендациям:

• Своевременно направляйте уведомления — не позднее дня увольнения;
• Используйте несколько способов уведомления (лично, почта, электронная почта);
• Сохраняйте доказательства уведомления (квитанции, уведомления о вручении, акты);
• Предложите альтернативные варианты получения (по почте, через представителя);
• Консультируйтесь с юристом при возникновении спорных ситуаций.

Направление уведомления работнику о необходимости получения трудовой книжки — это не только требование закона, но и важная процедура, защищающая права как работника, так и работодателя.

Следуя установленным правилам и используя приведённые образцы, вы сможете избежать спорных ситуаций и обеспечить соблюдение трудового законодательства.

Если у вас остались вопросы или требуется помощь в составлении уведомления, обратитесь к квалифицированному специалисту по трудовому праву.