Для многих работодателей вопрос оформления трудовой книжки впервые встречается с первым наймом. С 2021 года для новых сотрудников возможен только электронный формат (ЭТК), однако в некоторых случаях всё равно требуется подать официальное заявление. В этой статье мы разберём, как правильно оформить заявление, какие нюансы учитывать и приведём готовый образец.

Кратко о правовых требованиях

• Срок выдачи – не позже 3‑х календарных дней с даты подачи заявления.
• Формат – с  г. для новых сотрудников допускается только электронная трудовая книжка (ЭТК).
• Сведения о стаже – запрашивать данные о предыдущем стаже у новичков не требуется; все сведения беруться из ваших учетных документов.
• Переход на ЭТК – начиная с  г. бумажные книжки оформлять нельзя, если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после этой даты.

Все эти положения закреплены в нормативно‑правовых актах, опубликованных в КонсультантПлюс и на официальных порталах труда и социальной защиты.

Что именно требуется от работника?

Для того чтобы оформить заявление на выдачу трудовой книжки впервые, сотруднику достаточно заполнить один простой документ. В нём указываются:

1. ФИО работника (полностью, как в паспорте).
2. Дата рождения.
3. Паспортные данные (серия и номер).
4. Дата начала работы в организации.
5. Выбор формата трудовой книжки (электронный – обязательный для новых сотрудников).
6. Подпись и дата.

После подачи заявления система автоматически формирует запись в базе СФР и выдаёт справку СТД‑Р (или СТД‑СФР при необходимости).

Пошаговая инструкция оформления

Шаг 1. Подготовка документа

Скачайте образец заявления (см. ниже) и заполните его в соответствии с требованиями.

Шаг 2. Подача заявления

Подайте заявление в отдел кадров или в HR‑отдел. Оно может быть подано:

• на бумаге;
• в электронном виде (через корпоративный портал).

Шаг 3. Ожидание решения

Работодатель обязан выдать оригинал электронной трудовой книжки в течение 3‑х календарных дней.

Шаг 4. Получение справки

После выдачи ЭТК работнику предоставляется справка СТД‑Р (или СТД‑СФР), подтверждающая факт оформления;

Шаг 5. Внесение данных в базу СФР

Все сведения о трудовом пути сотрудника автоматически заносятся в базу данных Советской Фонды Пенсионного Страхования (СФР).

Образец заявления

Ниже представлен готовый образец заявления на выдачу трудовой книжки впервые. Вы можете скопировать его в любой текстовый редактор и адаптировать под свои нужды.

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче электронной трудовой книжки впервые

Я, _________________________ (ФИО полностью, как в паспорте),
дата рождения ____.____.____,
паспорт: серия ____ № ____________,
заявляю, что буду работать в организации _________________________
с ____.____.____ года.

Выбираю формат электронной трудовой книжки (ЭТК).
Подтверждаю, что сведения о моём трудовом пути уже содержатся в учетных
документах организации, и не требуется запрашивать данные о предыдущем
стаже.

Прошу выдать мне оригинал электронной трудовой книжки в соответствии
с установленными нормами.

Если вы подаёте заявление в электронном виде, подпись можно поставить
цифровой подписью или указать ФИО в конце сообщения.

Как оформить запись о приёме на работу в ЭТК

После того как заявление принято, в системе формируется запись о приёме
работника. Пример оформления вручную (для справки):

• Табельный номер: 00123
• Должность: Менеджер по продажам
• Дата приёма:
• Формат трудовой книжки: Электронная (ЭТК)
• Сведения из учетных документов: –

Эти данные автоматически заносятся в базу СФР, поэтому отдельный
ввод вручную не требуется.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли оформить бумажную трудовую книжку для новичка?

   Нет. С  г. бумажный вариант допускается только для тех,
   кто уже имеет стаж и не подавал заявление о выборе формата.

2. Сколько времени у работодателя на выдачу ЭТК?

   Не более 3‑х календарных дней с даты подачи заявления.

3. Что делать, если в системе не отображается запись о приёме?

   Нужно обратиться в отдел кадров, проверить корректность заполнения
   заявления и убедиться, что все сведения о сотруднике присутствуют в
   учетных документах.

4. Можно ли изменить формат после оформления?

   Да. При необходимости сотрудник может подать заявление о переходе
   на бумажный формент, но это возможно только до  г.

Оформление заявления на трудовую книжку при приеме на работу впервые
– это формальный, но простой процесс. Главное помнить, что с 2021 года
новые сотрудники могут пользоваться только электронной формой, а
работодатель обязан выдать её в течение трёх дней. Правильно составленное
заявление и своевременная подача позволяют избежать задержек и
недоразумений.

Если у вас возникнут вопросы по заполнению формы или работе с ЭТК,
обратитесь в кадровый отдел или к специалисту по персоналу – они
помогут подготовить все необходимые документы и проконсультировать по
текущим нормативам.

Полезные ссылки

• Официальный сайт СФР
• Министерство труда и социальной защиты
• КонсультантПлюс – нормативные акты

Автор статьи: HR‑эксперт, 2026 год