С 1 января 2020 года в России действует закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК). Переход на электронный формат является обязательным, и возвращение к бумажной версии уже невозможно. В этой статье разберём, как правильно оформить заявление о переводе сотрудника в ЭТК, какие шаги необходимо выполнить работодателю и какие сроки соблюсти.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
- ЭТК – это цифровой документ, содержащий всю информацию о трудовой деятельности работника, доступный через портал госуслуг, МФЦ и ПФР;
- Он обеспечивает прозрачность и удобство для всех сторон: работника, работодателя и государственных органов.
- В отличие от бумажной трудовой книжки, ЭТК не подлежит подделке и не может быть отменена после её выдачи.
Правовые основания перехода
Основные нормативные акты:
- Федеральный закон от 1 января 2020 г. № 24-ФЗ «О введении электронных трудовых книжек».
- Трудовой кодекс РФ – статья 66.1, предусматривающая запись о переводе в ЭТК.
- Постановление Правительства РФ от 6 апреля 2023 г. о порядке ведения ЭТК.
Согласно закону, работодатель обязан оформить перевод только по письменному заявлению работника. Без согласия сотрудника переход в ЭТК невозможен.
Сроки и дедлайны
В России переход на ЭТК является обязательным и не подлежит отложению. Однако существуют конкретные сроки для отдельных действий:
- С 1 января 2020 года – начало обязательного перехода.
- К 31 декабря 2025 года – переход всех сотрудников в ЭТК (по данным КонсультантПлюс).
- К 10 июня 2026 года – обязательный перевод в Украине, но в России этот срок уже прошёл.
Как оформить заявление о переводе в ЭТК
Пошаговая инструкция для сотрудника:
- Составить письменное заявление с указанием даты, подписью и печатью (если применимо).
- В заявлении указать:
- ФИО работника;
- Должность и подразделение;
- Дата начала работы;
- Согласие на перевод в ЭТК.
- Подать заявление в отдел кадров работодателя.
- Получить подтверждение о принятии заявления (письменное или электронное).
Шаблон заявления (можно скачать в PDF):
- Форма 1 – стандартный шаблон, доступный на портале госуслуг.
- Форма 2 – адаптированная для крупных компаний (с учётом требований Контур.Экстерн).
Что делает работодатель после получения заявления
- Проверяет достоверность данных в заявлении.
- Оформляет запись в бумажной трудовой книжке о подаче заявления (статья 66.1 ТК РФ):
«Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». - Вводит данные в систему ЭТК через портал госуслуг или Контур.Экстерн.
- Отправляет подтверждение о переводе в электронном виде работнику.
Как избежать штрафов и ошибок
- Убедитесь, что заявление полностью заполнено и подписано.
- Проверьте, что в системе ЭТК не осталось дублирующих записей.
- Соблюдайте сроки подачи заявления – чем раньше, тем меньше риск недоразумений.
- В случае ошибок в ЭТК – незамедлительно исправьте через портал госуслуг.
Частые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от перехода в ЭТК? – Да, работник может отказаться, но в таком случае ему будет выдана бумажная трудовая книжка.
- Как получить доступ к ЭТК? – Через портал госуслуг, МФЦ или ПФР. Нужно иметь профиль гражданина с подтверждённой электронной подписью.
- Что делать, если ЭТК не обновилась? – Свяжитесь с отделом кадров и проверьте статус в системе.
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадрового учёта, повышающий эффективность работы как для работодателя, так и для сотрудника. Соблюдение правил и сроков гарантирует, что процесс будет безупречен, а работник получит доступ к своей трудовой истории в любой момент.
Для более подробной информации обращайтесь к официальным источникам: КонсультантПлюс, Контур.Экстерн и Портал госуслуг.