В России с 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Тем не менее, многие работодатели и работники продолжают использовать бумажную трудовую книжку в параллельном режиме․ В этой статье рассматриваются юридические основания, практические нюансы и рекомендации по одновременному ведению обоих видов документа․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который хранится в системе Социальный фонд России (СФР)․ Он содержит все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленную заработную плату, начисленные и удержанные отчисления, а также сведения о стаже․
Ключевые преимущества ЭТК:
- Непрерывный доступ к данным в любой точке страны․
- Ускоренный процесс оформления трудового стажа при переходе между работодателями․
- Сокращение бумажной работы и уменьшение риска потери данных․
Законодательная база
Основным нормативным актом, регулирующим ведение ЭТК, является Федеральный закон от № 439-ФЗ «О системе электронных государственных и муниципальных услуг»․ В пункте 8 статьи 2 закона указано:
«Формирование сведений о трудовой деятельности работника, включая сведения о стаже, осуществляется в системе электронных трудовых книжек, а также в бумажной трудовой книжке, если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии»․
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период, но закон допускает одновременное ведение обоих вариантов до тех пор, пока работник не заявит об отказе от бумажной трудовой книжки․
Когда сохраняется бумажная трудовая книжка?
Бумажная трудовая книжка сохраняется в следующих случаях:
- Работник не подал заявление об отказе от бумажной версии․
- Работодатель не завершил переход к ЭТК по внутренним причинам (например, технические проблемы)․
- При необходимости подтверждения стажа в случае, если работодатель не успел передать данные в СФР․
В таких ситуациях работодатель обязан вести обе версии одновременно, соблюдая порядок записи, указанный в Трудовом кодексе РФ․
Практический порядок ведения обоих вариантов
Ведение бумажной трудовой книжки
Бумажная трудовая книжка оформляется на новых бланках, которые стали обязательными с 2023 года․ В ней записываются:
- Дата начала работы․
- Должность и место работы․
- Сведения о стаже и начисленной заработной плате․
- Период отпуска, больничных и иных отгулов․
Ведение электронной трудовой книжки
Для работы с ЭТК необходимо:
- Получить доступ к системе СФР через портал «Мой сервис»․
- Подтвердить личность с помощью электронного цифрового сертификата․
- Вносить данные о трудовой деятельности через форму «Внести запись»․
- Периодически проверять корректность записей и наличие ошибок․
Синхронизация данных
Чтобы избежать конфликтов, работодатели используют систему автоматической синхронизации:
- При внесении записи в бумажную книжку одновременно создается электронная запись․
- При внесении записи в ЭТК автоматически обновляется бумажная книжка․
- При ошибке в одной из версий работодатель должен исправить запись в обеих системах․
Как избежать ошибок при одновременном ведении?
Ниже приведены практические рекомендации:
- Обучение кадровиков – регулярные тренинги по работе с обеими системами․
- Внедрение контрольных списков для проверки соответствия записей․
- Использование электронных подписей для подтверждения достоверности записей․
- Проведение регулярных аудитов для выявления несоответствий․
- Установление сроков обновления – записи в бумажной и электронной книжке должны быть актуальными не более чем через 24 ч․
Как работник может отказаться от бумажной трудовой книжки?
Для отказа от бумажной версии работник должен:
- Подать письменное заявление работодателю․
- Получить подтверждение о приеме заявления․
- После подтверждения работодатель прекращает вести бумажную книжку, но продолжает вести ЭТК․
Важно отметить, что отказ от бумажной версии не отменяет обязательства работодателя по передаче данных в СФР․
Что делать, если работодатель не ведет обе версии?
Если работодатель не ведет бумажную трудовую книжку, но работник не отказался от нее, это может привести к:
- Нарушению закона о трудовых книжках․
- Потерям при проверке стажа․
- Проблемам при переходе на новое место работы․
В таком случае работник имеет право обратиться в Трудовую инспекцию с жалобой․
Одновременное ведение электронной и бумажной трудовой книжки – это переходный механизм, позволяющий сохранить юридическую надёжность и удобство работы с данными о трудовой деятельности․ Соблюдение законов, правильная синхронизация записей и регулярный контроль – ключевые факторы успешного внедрения․
С 2026 года переход к полной цифровизации продолжается, но пока не все работодатели полностью готовы к этому шагу, параллельное ведение обеих форм останется актуальным и полезным инструментом для всех участников трудовых отношений․