С 1 января 2021 года в России параллельно с электронной трудовой книжкой (ЭТК) продолжает действовать бумажный носитель․ Сотрудник имеет право выбора способа ведения своей трудовой книжки․ Если работник предпочитает традиционный бумажный вариант, он должен официально уведомить об этом работодателя․ В современных условиях этот процесс автоматизирован и осуществляется через программу 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)․ Данная статья подробно объясняет, как правильно оформить и отразить в 1С заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки․
Правовые основания и важные нюансы
Право выбора закреплено в статьях 66 и 66․1 Трудового кодекса РФ․ Ключевые моменты:
- Для вновь принимаемых сотрудников: заявление подается единовременно при приеме на работу․
- Для уже работающих: если ранее сотрудник выбирал бумажную книжку, ничего менять не нужно․ Если же он ранее перешел на ЭТК, но теперь хочет вернуться к бумажному варианту, необходимо подать новое заявление․
- Сроки: заявление подается в письменной форме на имя руководителя организации․ В 1С информацию необходимо внести не позднее 3 рабочих дней с даты подачи заявления․ Сведения о выборе способа передаются в Пенсионный фонд (ПФР) вместе с отчетностью СЗВ-ТД․
- Обязанность работодателя: при выборе бумажного носителя работодатель обязан вести трудовую книжку в соответствии с Инструкцией Минтруда от № 56, вносить в нее записи и при увольнении выдать книжку работнику․
Пошаговая инструкция по оформлению в 1С:ЗУП 8 (ред․ 3 и выше)
В программе 1С:ЗУП для учета заявлений используется специальный документ․ Алгоритм действий следующий:
Шаг 1: Подготовка и получение заявления от сотрудника
Сотрудник должен написать традиционное заявление-заявление в свободной форме․ Образец приведен ниже․ В заявлении должна быть четко указана просьба продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе․
Шаг 2: Создание документа в 1С
- Перейдите в раздел меню «Кадры» или «Персонал»․
- Найдите пункт «Записи ЭТК» (Электронная Трудовая Книжка) или «Заявления о предоставлении сведений»․ В некоторых конфигурациях путь может быть: Кадры -> Кадровый учет -> Записи ЭТК․
- Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․
Шаг 3: Заполнение документа
В открывшейся форме документа необходимо корректно заполнить поля:
- Сотрудник: выберите из списка нужного работника․
- Дата документа: обычно ставится дата подачи заявления сотрудником․
- Вид заявления (самое важное поле): из выпадающего списка необходимо выбрать вариант, указывающий на бумажный носитель․ Название может незначительно отличаться в зависимости от версии программы и конфигурации:
- «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе»
- «Заявление о ведении трудовой книжки в бумажной форме»
- «Бумажная трудовая книжка» (в колонке «Вид заявления»)․
- Примечание: можно указать, например, «В соответствии с заявлением сотрудника от [дата]»․
Важно: После заполнения и проведения документа, сотрудник автоматически попадает в список тех, кто выбрал бумажный носитель․ В отчетах и при формировании СЗВ-ТД система будет учитывать этот выбор․
Шаг 4: Контроль и отчетность
Внесение записи в бумажную книжку: Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, в нее вносится соответствующая запись по форме Т-2 (обычно делается штатным кадровиком)․ Если книжка новая, ее необходимо оформить и выдать сотруднику․
Сдача отчетности в ПФР: Сведения о выборе способа ведения (в т․ч․ о бумажном) передаются в составе документа СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)․ Формировать и сдавать его нужно в установленные сроки (обычно до 25-го числа следующего месяца)․
Образец заявления от сотрудника
Для наглядности приведем стандартный бланк заявления:
Директору ООО «Пример»
Иванову И․И․От сотрудника: Петрова Петра Петровича
(ФИО полностью)Заявление
Прошу продолжить осуществлять ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г․ № 56, и статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации․
«___» __________ 20__ г․
_________________ / Петров П․П․ /
(подпись)
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
В: Что делать, если сотрудник не хочет подписывать заявление в 1С?
О: Документ в 1С создается на основании его письменного заявления․ Поэтому сначала необходимо получить от сотрудника подписанное заявление на бумаге, а затем на его основе создать и провести документ в программе․
В: Можно ли в 1С выбрать сразу несколько сотрудников для заявления о бумажной книжке?
О: Да, в современных версиях 1С:ЗУП при создании документа «Заявление о предоставлении сведений» есть возможность массового выбора сотрудников из списка․ Однако для каждого сотрудника в табличной части документа должен быть выбран правильный «Вид заявления»․
В: А если сотрудник увольняется, а у него бумажная книжка? Как отразить в 1С?
О: При увольнении вы создаете стандартный документ «Кадровый приказ» (Увольнение)․ Система автоматически проверит, какой способ ведения выбран у сотрудника (данные берутся из его «Записи ЭТК»)․ Если выбран бумажный носитель, в приказе будет соответствующая отметка, а в конце месяца при формировании СЗВ-ТД эта информация уйдет в ПФР․ Саму запись об увольнении вносите в бумажную книжку вручную․
В: Что будет, если не оформить заявление в 1С?
О: Если заявление не оформлено, система будет считать, что сотрудник не сделал выбор, и по умолчанию может принять решение о переходе на электронную трудовую книжку (в соответствии с законом)․ Кроме того, при сдаче отчетности СЗВ-ТД информация о способе ведения будет отсутствовать или неверной, что может привести к запросам от ПФР․
Оформление заявления о ведении бумажной трудовой книжки через 1С:ЗУП — это стандартизированный и обязательный для выполнения процесс․ Он обеспечивает юридическую чистоту кадрового учета, корректную передачу данных в Пенсионный фонд и защищает права как работника, так и работодателя․ Ключевое правило: действия в 1С должны всегда подтверждаться соответствующим письменным заявлением от сотрудника․
Примечание: Названия пунктов меню и точные формулировки в полях документа могут незначительно отличаться в зависимости от версии программы 1С:ЗУП и типовой конфигурации (например, «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:ЗУП КОРП», «1С:ЗУП Госсектор»)․ Рекомендуется руководствоваться актуальной версией типовой конфигурации и локальными инструкциями вашей организации․