С переходом на электронный формат трудовой книжки (ЭТК) многие работники и работодатели сталкиваются с вопросом: как правильно оформить заявление о продолжении ведения ЭТК? В этой статье мы разберём юридические основания‚ порядок подачи заявления‚ пример шаблона и ответы на часто задаваемые вопросы.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ созданный в соответствии с Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О работе с персональными данными» и Трудовым кодексом РФ. Она хранится в системе «Электронные трудовые книжки» (ЭТК) и доступна работнику и работодателю через портал «Работник.ру».

Почему нужно подавать заявление о продолжении ведения ЭТК?

• Согласно ст. 66 ТК РФ‚ работник имеет право выбрать способ ведения трудовой книжки: бумажной‚ электронной или комбинированной.
• Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК до 31 декабря 2020 г.‚ он автоматически считается‚ что ведётся бумажная трудовая книжка.
• Для того чтобы продолжить вести ЭТК после перехода на бумажную‚ необходимо оформить письменное заявление.

Юридические основания

Обязательства работодателя и работника регулируются:

• Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О работе с персональными данными» (ст. 2‚ ч. 2).
• Трудовым кодексом РФ (ст. 66‚ ст. 66.1).
• Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. о правилах ведения трудовых книжек.

Порядок подачи заявления

1. Подготовка заявления. Составьте заявление в свободной форме или используйте официальный бланк (можно скачать с сайтов «КонсультантПлюс» или «Группа Компаний Москворецкий Дом Аудита»).
2. Подпись. Заявление должно быть подписано работником. Если заявление пишется на компьютере‚ подпись можно приложить в виде сканированного изображения.
3. Сроки. Заявление можно подавать в любой момент после перехода на бумажную трудовую книжку‚ но до 31 декабря 2020 г. работник должен было подать заявление о переходе на ЭТК. С 2021 г. можно подавать заявление о продолжении ведения ЭТК.
4. Кому подавать. Заявление подаётся работодателю (или его представителю) в письменной форме. В случае дистанционной работы можно отправить скан заявления по электронной почте.
5. Уведомление о переходе. После получения заявления работодатель обязан уведомить работника о переходе на ЭТК и оформить запись в системе.

Пример заявления о продолжении ведения электронной трудовой книжки

Ниже приведён образец заявления‚ который можно использовать как шаблон. Он соответствует требованиям законодательства и содержит все необходимые реквизиты.

Заявление о продолжении ведения электронной трудовой книжки

Я‚ ФИО работника‚ паспорт серия и номер‚ выдан кем и когда‚ работаю в компании Наименование организации на должности должность с дата начала работы.

Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации и Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О работе с персональными данными».

Подтверждаю‚ что согласен(на) на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде‚ а также на их хранение и обработку в системе «Электронные трудовые книжки» (ЭТК).

Подпись: _______________________

Пояснения к шаблону

• ФИО работника – полное имя‚ включая отчество.
• Паспортные данные – серия и номер‚ а также орган‚ выдавший паспорт и дата выдачи.
• Наименование организации – официальное название работодателя.
• Должность – точное название занимаемой должности.
• Дата начала работы – дата первого трудового договора.
• Дата – дата заполнения заявления.
• Город – место жительства работника.

Как проверить статус перехода в системе ЭТК?

После подачи заявления работодатель должен внести запись в систему «ЭТК». Работник может проверить статус перехода‚ зайдя в личный кабинет на портале Работник.ру и перейдя в раздел «Моя трудовая книжка».

Что делать‚ если заявление не было принято?

Если работодатель отказывается принять заявление‚ работник имеет право обратиться в Трудовую инспекцию. Важно сохранять копию заявления и подтверждение его отправки (письмо‚ скан‚ электронная почта).

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли подавать заявление в электронном виде? Да‚ заявление можно отправить в виде сканированного PDF или электронного письма. Важно‚ чтобы подпись была подтверждена.
2. Нужно ли подтверждать согласие на обработку персональных данных? Да‚ в заявлении необходимо указать согласие на обработку персональных данных в соответствии с законом.
3. Какие сроки вступает в силу заявление? После получения работодателем‚ заявление вступает в силу немедленно‚ но запись в системе может занять до 5 рабочих дней.
4. Можно ли изменить решение позже? Да‚ работник может подать новое заявление о переходе на бумажную трудовую книжку‚ но это должно быть оформлено в письменной форме.

Где скачать официальный бланк?

• На сайте КонсультантПлюс можно найти шаблон заявления.
• На сайте Группа Компаний Москворецкий Дом Аудита также доступны готовые формы.
• В портале «Работник.ру» в разделе «Документы» можно скачать PDF‑шаблон.

Подача заявления о продолжении ведения электронной трудовой книжки – простой‚ но важный шаг‚ который обеспечивает соблюдение прав работника и работодателя. Следуя приведённому образцу и рекомендациям‚ вы сможете оформить заявление без ошибок и без лишних задержек.

Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей организации или в Трудовую инспекцию.