Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих ваш трудовой стаж, квалификацию и права на социальные выплаты. При поступлении на первое постоянное место работы работодатель обязан оформить запись в трудовой книжке. Часто новички задаются вопросом: какое заявление необходимо написать, чтобы получить запись в трудовую книжку и какие нюансы следует учитывать?
Содержание статьи
- Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Когда требуется заявление о внесении записи?
- Кто пишет заявление: работник или работодатель?
- Структура заявления
- Образец заявления
- Порядок подачи и рассмотрения заявления
- Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка (в традиционном бумажном виде) – официальное удостоверение, в котором фиксируются:
- даты начала и окончания работы;
- наименование организации‑работодателя;
- должность, разряд, квалификацию;
- сведения о профессиональном обучении и повышении квалификации;
- отпуска, командировки, переводы и другие важные события трудовой жизни.
Эти данные служат основанием для расчёта пенсионных баллов, выплаты пособий по безработице, получения социальных льгот и подтверждения опыта при поиске новой работы.
Когда требуется заявление о внесении записи?
Заявление о внесении записи в трудовую книжку обычно требуется в следующих случаях:
- при приёме на первое постоянное место работы;
- при переводе в другую организацию (внутри одной компании или в другую фирму);
- при восстановлении после увольнения, когда требуется повторно оформить запись о прежнем месте работы;
- при переходе с бумажной трудовой книжки на электронную (ЭТК) – в этом случае подаётся заявление о переводе данных.
Кто пишет заявление: работник или работодатель?
Обычно заявление подаёт работник. Оно направляется в отдел кадров или в бухгалтерию организации, где работодатель в ответ вносит запись в трудовую книжку. В некоторых компаниях форма заявления уже предусмотрена в виде шаблона, однако в большинстве случаев достаточно написать простое заявление в свободной форме.
Структура заявления
Заявление должно быть лаконичным, но содержать все обязательные реквизиты. Рекомендуемая структура:
- Шапка – название организации, её реквизиты (при необходимости).
- Дата и место составления заявления.
- Обращение (например, «Во главу отдела кадров»).
- Текст заявления – в котором указывается цель обращения.
- Перечень прилагаемых документов (копия паспорта, ИНН, СНИЛС, если требуется).
- Подпись заявителя и, при необходимости, печать организации.
Образец заявления
Вариант 1. Обычное заявление о внесении записи в трудовую книжку
ООО «Пример»
ИНН 1234567890, КПП 123456789
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
«23» мая 2026 г.
Во главу отдела кадров
От: Иванова Ивана Ивановича
паспорт: 45 12 345678, выдан ОВД г. Москвы
СНИЛС: 123-456-789 00
Заявление
Прошу оформить запись в мою трудовую книжку о приёме на работу в ООО «Пример» в должности «Инженер‑технолог» с «01» июня 2026 г. в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Приложения:
- Копия паспорта;
- Копия СНИЛС;
- Трудовой договор.
_____________________/Иванов И.И.
Вариант 2. Заявление о переводе в электронную трудовую книжку (ЭТК)
ЗАО «ТехноСервис»
ИНН 9876543210, КПП 987654321
Адрес: 654321, г. Санкт‑Петербург, пр. Технологический, д. 10
«23» мая 2026 г.
Во главу отдела кадров
От: Петрова Петра Петровича
паспорт: 70 02 123456, выдан ОВД г. СПб
СНИЛС: 321-654-987 00
Заявление
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 1 января 2026 г. о полном переходе на электронные трудовые книжки прошу перевести сведения из моей бумажной трудовой книжки в электронный формат (ЭТК) и оформить запись о текущем месте работы в системе «Электронная трудовая книжка».
Приложения:
- Копия бумажной трудовой книжки (страницы 1‑3);
- Копия паспорта;
- Согласие на обработку персональных данных;
_____________________/Петров П.П.
Порядок подачи и рассмотрения заявления
- Подготовка документов. Скопируйте паспорт, СНИЛС, трудовой договор (если уже подписан), а также при необходимости копию текущей трудовой книжки.
- Составление заявления. Используйте один из образцов выше, подставив свои данные.
- Подача заявления. Передайте заявление и копии документов в отдел кадров лично или отправьте по внутренней электронной почте (при наличии такой практики).
- Регистрация заявления. Сотрудник отдела кадров регистрирует заявление в журнале входящих документов и проверяет комплектность.
- Внесение записи. После подтверждения всех данных в трудовой книжке делается запись (в бумажном виде) или в системе ЭТК.
- Получение подтверждения. Вы получаете подпись ответственного лица и, при необходимости, копию записи в трудовой книжке.
Сроки оформления обычно составляют от 3 до 7 рабочих дней, если все документы в порядке.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый гражданин может вести трудовую книжку в цифровом виде через портал Госуслуги. Преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска потери бумажного документа;
- Мгновенный доступ к сведениям о трудовом стаже для работодателей и государственных органов;
- Упрощённый процесс перевода записей при смене места работы.
Для перехода на ЭТК необходимо:
- Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
- Подать заявление о переводе (см. образец выше);
- Получить подтверждение от работодателя о внесении записей в электронный реестр;
- Контролировать корректность данных в личном кабинете.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи – без подписи заявление считается неполным.
- Неправильные даты – указывайте точную дату начала работы, согласованную с трудовым договором.
- Отсутствие копий документов – большинство отделов кадров требуют копию паспорта и СНИЛС.
- Не указана должность полностью – пишите полное название должности, как в трудовом договоре.
- Подача заявления после начала работы – лучше оформить заявление до первого рабочего дня, иначе запись может быть отложена.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли подавать заявление, если работодатель сам вносит запись?
- Ответ: Формально работодатель обязан оформить запись без вашего заявления, однако в практике часто просят письменное подтверждение. Заявление ускоряет процесс и фиксирует ваш запрос.
- Вопрос: Можно ли получить запись в трудовую книжку, если я работаю по договору подряда?
- Ответ: Договор подряда не считается трудовым отношением, поэтому запись в трудовую книжку не делается. Для получения стажа необходимо оформить трудовой договор.
- Вопрос: Как исправить ошибку в записи?
- Ответ: Обратитесь в отдел кадров с заявлением об исправлении записи, приложив подтверждающие документы (трудовой договор, справку).
- Вопрос: Что делать, если у меня нет бумажной трудовой книжки, а только электронная?
- Ответ: В этом случае заявление подаётся в электронном виде через портал Госуслуги. Работодатель вносит запись в систему ЭТК.
Трудовая книжка – ключевой документ, отражающий ваш профессиональный путь. При первом трудоустройстве правильно составленное заявление ускорит процесс внесения записи и избавит от возможных недоразумений. Не забывайте, что с 2026 года большинство организаций перешли на электронный формат, поэтому стоит подготовить и бумажный, и электронный варианты документов.
Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту отдела кадров вашей компании или посетите портал ЭТК для получения подробных инструкций.