В 2026 году переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершает свой переходный период. Работодатели, которые хотят оформить трудовую книжку сотрудника в электронном виде, должны правильно оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки и правильно заполнить соответствующие документы в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). В этой статье подробно рассматриваем, как правильно оформить заявление, где его найти в программе и какие сроки соблюдать.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем её вести
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной записки, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника (трудовые места, даты начала работы, отпускные, премиры и т.д.). Ведение ЭТК в 1С позволяет:
- Сократить количество бумажных документов.
- Упростить формирование отчётности (СЗВ‑ТД, ЕФС‑1).
- Быстро искать и редактировать сведения о каждом сотруднике.
Как оформить заявление сотрудника
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки не имеет строгой формы, но в 1С предусмотрен готовый шаблон. Его можно создать через меню Кадры → Электронные трудовые книжки → Создать заявление. Ниже перечислены обязательные реквизиты:
- ФИО сотрудника.
- Должность/подразделение.
- Выбор способа: «Электронный» или «Бумажный + Электронный».
- Подпись (можно добавить электронную подпись).
- Дата подачи заявления.
После заполнения заявление сохраняется в базе и отображается в списке Заявления о ведении трудовой книжки.
Где находится форма в 1С
В программе 1С форма заявления реализована в модуле ЗУП (Зарплата и управление персоналом). Путь к документу:
- Кадры → Электронные трудовые книжки → Заявление о ведении трудовой книжки.
- В списке доступны варианты: «Бумажная», «Электронная», «Бумажная + Электронная».
Для удобства в программе предусмотрена колонка Вид заявления, где пользователь выбирает нужный тип.
Пошаговая инструкция по созданию и оформлению электронной трудовой книжки
- Получение положительного протокола ПФР о регистрации СЗВ‑ТД.
- Сформировать заявление сотрудника (см. пункт 2).
- Внести запись о переходе на ЭТК в кадровый документ сотрудника.
- Обеспечить дублирование записи в бумажной форме (если сотрудник выбрал «Бумажный + Электронный»).
- Заполнить форму СЗВ‑ТД и отправить её в ПФР не позднее 25‑го числа следующего месяца.
- Вести учёт в 1С, используя соответствующие реквизиты (дата начала, место работы, стаж и т.д.).
Сроки и требования к заполнению
- Заявление должно быть получено до начала ведения ЭТК.
- Внести запись о переходе на ЭТК в течение 3 рабочих дней после подачи заявления.
- Не позднее 25‑го числа следующего месяца необходимо отправить подраздел 1.1 ЕФС‑1 (ст. 2 Закона № 439‑ФЗ).
- Если сотрудник не подал заявление, его трудовую книжку следует вести одновременно в бумажном и электронном виде.
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли использовать произвольный бланк заявления?
Ответ: Да. Форма не утверждена законодательно, поэтому можно оформить заявление в произвольной форме или использовать шаблон, реализованный в 1С.
Вопрос: Что делать, если сотрудник изменил решение после подачи заявления?
Ответ: В 1С предусмотрена процедура отмены и изменения заявления. Нужно зайти в раздел Регистрация или отмена заявления о выборе способа ведения трудовой книжки и выполнить соответствующие действия.
Вопрос: Как сформировать заявление для группы сотрудников сразу?
Ответ: В 1С есть возможность вводить заявление сразу на нескольких работников. Достаточно выбрать нужных сотрудников в списке и нажать кнопку «Создать заявление».
Пример заполнения заявления (текстовое представление)
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки ФИО: Иванов Иван Иванович Должность: Бухгалтер Выбор способа: Электронный Дата подачи: Подпись: ______________________
Полезные ссылки и ресурсы
- Сайт БУХ.1С – статьи и инструкции по электронным трудовым книжкам.
- Архив форм 2025‑2026 гг. с образцами заявлений.
- Консультации ИнфоСофт по заполнению формы СЗВ‑ТД.
Ведение электронной трудовой книжки в 1С – это современный и эффективный способ учёта трудовых отношений. Правильное оформление заявления, своевременное внесение данных и соблюдение установленных сроков позволяют избежать ошибок при формировании отчётности и обеспечить прозрачность кадровых процессов. Если у вас возникнут сложные вопросы по настройке или интерпретации требований, рекомендуем обратиться к специалистам 1С‑консалтингу или использовать сервисы поддержки, доступные на официальных ресурсах.