При устройстве на новую работу сотрудник часто сталкивается с необходимостью предоставить трудовую книжку. Если документ утерян, поврежден или украден, работодатель может потребовать официальное заявление о потере. Ниже – подробный гид, как правильно оформить это заявление.
Когда требуется заявление о потере трудовой книжки?
- Трудовая книжка утеряна, украдена или повреждена.
- Работодатель требует подтверждения факта потери для дальнейшего оформления.
- Необходимо оформить дубликат или выдать справку о стаже.
Что должно содержать заявление?
Заявление – это официальный документ, поэтому его составление должно быть строгим. Ниже – основные элементы, которые обязательно нужно включить.
Шапка заявления
ФИО сотрудника, номер паспорта, серия и номер паспорта, дата рождения, контактный телефон.
Описание обстоятельств потери
Укажите, где и когда произошла потеря, а также обстоятельства (например, «была утеряна в офисе компании X »). При необходимости укажите номер полицейского протокола, если дело дошло до ОВД.
Просьба о выдаче копии/дубликата
Четко сформулируйте запрос: «Прошу выдать мне копию трудовой книжки (или оформить дубликат) в соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ».
Подпись и дата
Заявление подписывается сотрудником и указываеться дата подачи.
Как правильно оформить заявление?
Ниже – пример готового текста, который можно адаптировать под конкретные условия.
Заявление Я, Иван Иванович Иванов, паспорт: 45 12 345678, выдан ОВД г. Москвы , прошу выдать мне копию (дубликат) моей трудовой книжки, так как оригинал утерял 15 мая 2026 года в офисе компании «Пример» (адрес: ул. Примерная, д. 10). Потерю я зафиксировал в полицейском отчете № 12345 от . Прошу оформить дубликат трудовой книжки и выдать его в течение 5 рабочих дней. Подпись: ______________________
Какие документы обычно требуются вместе с заявлением?
- Копия паспорта (страница с данными).
- Копия трудовой книжки (если есть хотя бы один лист).
- Полицейский протокол или справка об утере (при наличии).
- Справка о доходах (иногда требуется для подтверждения стажа).
Что делать, если заявление отклоняют?
- Уточните причину отказа у работодателя.
- Проверьте, все ли документы предоставлены.
- В случае необоснованного отказа можно обратиться в Трудовую инспекцию или в суд.
Полезные рекомендации
- Сохраняйте копию заявления – это может пригодиться в дальнейшем.
- Если утеряна оригинальная трудовая книжка, попросите в HR‑отделе выдать справку о стаже – она пригодится при оформлении новых документов.
- При получении дубликата проверьте, что в нём указаны все необходимые отметки о работе и стаже.
Кратко о правовых аспектах
Согласно ст. 64 ТК РФ, работодатель обязан вести учет рабочего времени и сохранять трудовую документацию. Потеря трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности оформить дубликат в разумные сроки. Если работодатель отказывается выдавать дубликат, сотрудник имеет право подать жалобу в Трудовую инспекцию.
Заявление о потере трудовой книжки – простой, но важный документ, позволяющий восстановить трудовые отношения и оформить дубликат. Правильное оформление, своевременное предоставление необходимых подтверждающих бумаг и знание своих прав помогут быстро решить возникшую проблему.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению заявления или вам нужна помощь в подготовке дубликата трудовой книжки, обратитесь в HR‑отдел или в юридический отдел вашей компании.