Дистанционная работа стала неотъемлемой частью современного рынка труда. Однако, несмотря на физическую удаленность сотрудника от офиса, трудовые отношения должны оформляться в строгом соответствии с законодательством. Один из самых частых вопросов как у работодателей, так и у соискателей: как оформляется удаленная работа по трудовой книжке? Разберемся во всех тонкостях и правовых нюансах этого процесса.
Обязательно ли вносить запись в трудовую книжку?
Согласно Трудовому кодексу РФ (в частности, ст. 312.2 ТК РФ), при заключении трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника; Это возможно в том случае, если между работником и работодателем достигнуто соответствующее соглашение, которое обязательно фиксируется в условиях трудового договора.
Если сотрудник при трудоустройстве отказывается от внесения записи в трудовую книжку, он должен оформить соответствующее заявление. В этой ситуации работодатель не заводит и не ведет бумажную трудовую книжку на такого сотрудника, а лишь представляет в территориальный орган Пенсионного фонда России (ПФР) отчет по форме СЗВ-ТД в установленном порядке.
Если стороны решили вести бумажную трудовую книжку
Несмотря на возможность работы без записей, многие сотрудники предпочитают сохранять традиционный формат подтверждения стажа. Если стороны договорились о ведении бумажной трудовой книжки, возникает логистический вопрос: как передать документ, если работник находиться в другом городе?
Прием на работу
Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, он может передать её работодателю двумя способами:
- Лично — если сотрудник живет недалеко от офиса и имеет возможность приехать.
- По почте, заказным письмом с уведомлением о вручении.
При получении трудовой книжки работодатель обязан внести данные в журнал учета трудовых книжек, даже если сотрудник работает дистанционно из другого города.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Бывает, что у лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует в связи с её утратой, повреждением или по иной причине. В этом случае работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку. Для этого удаленный сотрудник должен написать письменное заявление с указанием причины отсутствия документа (согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Это правило в полной мере распространяется и на дистанционных работников.
Увольнение и возврат документа
При увольнении дистанционного работника возникает необходимость вернуть бумажную трудовую книжку под подпись в журнале учета, а также получить подпись сотрудника на приказе об увольнении. В этом случае документ также можно переслать по почте заказным письмом с уведомлением, либо передать лично при визите сотрудника в офис, если это предусмотрено правилами внутреннего трудового распорядка и договоренностями сторон.
Электронный документооборот (ЭДО) на удаленке
Законодательство (в частности, изменения, внесенные 407-ФЗ) позволяет дистанционным работникам и работодателям взаимодействовать без бумажной волокиты. Если взаимодействие осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), то:
- Трудовой договор заключается в электронном виде.
- Приказ о приеме на работу или увольнении направляется в электронном виде, и работник подписывает его своей УКЭП.
- Отпадает необходимость физической пересылки бумажной трудовой книжки, если стороны договорились не вносить в нее записи.
Важные условия трудового договора с удаленщиком
Помимо вопроса о трудовой книжке, при оформлении дистанционного сотрудника в договоре (или ином локальном нормативном документе) важно прописать ряд других существенных условий:
Способы взаимодействия
Оптимально определить, как будут решаться срочные рабочие вопросы во время удаленной работы. Это может быть:
- Телефонная связь;
- Электронная почта;
- Мессенджеры;
- Корпоративные информационные системы.
Передача результатов работы
Необходимо четко предусмотреть способы передачи выполненных задач. Например, работник может предъявлять руководству итоги работы в дни своего присутствия в офисе (если такие дни установлены графиком), либо отправлять результаты через облачные сервисы и корпоративные порталы.
Компенсация за использование оборудования
Если сотрудник использует свой личный инвентарь для работы, работодатель обязан это компенсировать. Например, за использование личного ноутбука работодатель может ежемесячно выплачивать работнику компенсацию (например, 2 000 рублей) вместе с зарплатой. Это требование закреплено в ст. 312.6 ТК РФ.
Работа на удаленке по трудовой книжке — это гибкий процесс, который регулируется как традиционными нормами ТК РФ, так и специальными статьями о дистанционной работе. Главное правило — договоренность сторон. Вы можете выбрать классический вариант с пересылкой бумажной трудовой книжки по почте, либо отказаться от ее ведения, обменявшись электронными подписями и подав отчетность в ПФР. В любом случае, все условия должны быть четко зафиксированы в трудовом договоре.