В трудовой книжке отражаются все значимые события трудовой жизни работника: приём, перевод, увольнение, а также периоды, когда сотрудник временно не мог выполнять свои обязанности по состоянию здоровья. Запись о больничном делается не как основное событие трудовой деятельности, но служит подтверждением факта нетрудоспособности и может влиять на расчёт страхового стажа, выплату пособия по временной нетрудоспособности и другие социальные гарантии.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 183) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – устанавливает форму и порядок внесения записей.
• Федеральный закон от № 255‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством» – определяет порядок начисления пособия по больничному.
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» – регулирует переход на электронный формат и взаимодействие с бумажным вариантом.

Когда и как делается запись о больничном

Основания для внесения записи

Запись вносится по инициативе работодателя после получения от сотрудника больничного листа (форма № 095/у) или его электронного аналога. Основание – факт временной нетрудоспособности, подтверждённый медицинским учреждением.

Формулировка записи

Согласно Порядку ведения трудовых книжек, запись о больничном оформляется в разделе «Сведения о работе» и имеет следующий вид:

1. Дата – день, когда работник предоставил больничный лист (или день начала нетрудоспособности, если это требуется внутренним регламентом).
2. Наименование документа – «Больничный лист № … от «ДД.ММ.ГГГГ»».
3. Период нетрудоспособности – с «ДД.ММ.ГГГГ» по «ДД.ММ.ГГГГ» (включительно).
4. Основание – «В связи с заболеванием (указать диагноз по желанию работника)».
5. Подпись работодателя и печать организации (при наличии).

Пример записи:

г. – Больничный лист № 456789 от г. – период нетрудоспособности с по г. – в связи с заболеванием ОРВИ.

Особенности при электронной трудовой книжке (ЭТК)

Если работник перешёл на ЭТК, запись о больничном вносится в электронный реестр СФР (Социальный фонд России) автоматически при загрузке данных больничного листа через систему «Соцстрах». В бумажном варианте трудовой книжки, который остаётся у сотрудника, делается лишь отмечание о переходе на ЭТК (см. ч. 2 ст. 2 закона № 439‑ФЗ). Таким образом, duplicate записи не требуются.

Влияние записи на расчёт страхового стажа и пособия по больничному

Страховой стаж, необходимый для начисления пособия по временной нетрудоспособности, формируется из периодов, за которые работодатель делал отчисления в ФСС (сейчас – СФР). Запись о больничном сама по себе не увеличивает стаж, но служит подтверждением того, что в указанный период работник был застрахован и получал выплаты.

Как определить стаж для расчета больничного при наличии ЭТК

• Сведения о трудовой деятельности автоматически фиксируются в индивидуальном лицевом счёте СФР с 2002 года.
• Если в системе отсутствуют некоторые периоды (например, работа до 2002 г. или работа у работодателя, не сдававшего отчётность), их можно подтвердить записями в бумажной трудовой книжке.
• При расчёте пособия берутся все подтверждённые периоды страхования, независимо от того, где они зафиксированы (в ЭТК или в бумажном варианте).

Пример расчёта (2026 г.)

Иван Иванов предъявил больничный лист с периодом нетрудоспособности с по г. Из его трудовой книжки (бумажной) видно:

• Приём на работу – г., увольнение – г. (ООО «Альфа»).
• Приём на работу – г., текущее место работы – ООО «Бета».

Страховой стаж на дату начала больничного составляет 5 лет 6 месяцев (с по ). Согласно таблице выплат пособия по временной нетрудоспособности за 2026 год, при стаже более 8 лет выплата составляет 100 % среднего заработка, при стаже от 5 до 8 лет – 80 %, менее 5 лет – 60 %. Следовательно, Иван получит 80 % от среднего заработка.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли внести запись о больничном задним числом?

Да, если больничный лист получен после окончания периода нетрудоспособности, запись делается на дату предоставления документа, но в поле «Период нетрудоспособности» указываются фактические даты болезни.

Нужно ли ставить подпись работника в трудовой книжке при записи о больничном?

Нет. Подпись ставит только работодатель (или уполномоченное лицо). Подпись работника требуется только при записи о приёме, переводе или увольнении.

Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку, а больничный лист уже внесён в ЭТК?

Восстановить бумажную книжку можно через запрос дубликата у последнего работодателя или в МФЦ. Запись о больничном остаётся в ЭТК и доступна для СФР при расчёте пособия.

Влияет ли запись о больничном на право на отпуск?

Нет. Период нетрудоспособности не включается в расчёт отпускного стажа, но не уменьшает общее количество календарных дней, отработанных за год.

Практический алгоритм для кадровой службы

1. Получить от сотрудника больничный лист (форма 095/у) или электронный эквивалент.
2. Проверить подлинность документа (номер, дата выдачи, печать медучреждения).
3. Внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) согласно образцу выше.
4. Поставить подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).
5. Передать сведения в СФР через систему электронного документооборота (если используется ЭТК).
6. Оформить начисление пособия по временной нетрудоспособности в соответствии со страховым стажем и средним заработком.
7. Архивировать копию больничного листа в личном деле сотрудника (срок хранения – 50 лет).

Запись в трудовой книжке о периодe больничного – важный элемент документального подтверждения факта временной нетрудоспособности. Она не влияет напрямую на величину страхового стажа, но служит основанием для проверки и корректного расчёта пособия по временной нетрудоспособности, а также может потребоваться при спорах с фондом социального страхования или при восстановлении утерянных документов. Соблюдение установленного порядка внесения таких записей обеспечивает прозрачность трудовых отношений и защищает права как работника, так и работодателя.