Вопрос о том, нужна ли запись в трудовой книжке при заключении трудового договора, волнует как работодателей, так и работников․
Ниже приведена подробная разборка: от юридических оснований до практических рекомендаций и особенностей для разных типов договоров․
Правовое основание
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – глава 3, статья 65: «При приёме на работу работника в организации, в трудовой книжке фиксируется факт приёма, дата начала работы, должность, место работы и т․д․»
- Статья 66 ТК РФ: «Если работник нанят по временно‑срочному трудовому договору, то организация обязана вести его трудовую книжку как и при обычном приёме․»
- Правила и инструкции по ведению трудовой книжки (Постановление Минтруда РФ № 123‑М от ) уточняют, что запись производится в соответствии с приказом о приёме или, если приказа нет, с реквизитами самого договора․
Как оформляется запись при обычном (постоянном) трудовом договоре
- Если компания выдаёт приказ о приёме, то в трудовой книжке в графе «Сведения о работе» указывается:
- дата и номер приказа;
- должность, место работы, форма занятости․
- Если приказа о приёме нет (компания работает по договорам без приказов), то в трудовой книжке указываются реквизиты самого договора:
- «Трудовой договор от № 15»;
- дата начала работы (согласуется с датой договора);
- должность, место работы․
- В обоих случаях дата начала работы в трудовой книжке должна совпадать с датой, указанной в договоре и в приказе (если он есть)․
Особенности записи при временно‑срочном трудовом договоре
- Согласно ч․ 3 ст․ 66 ТК РФ, работник, нанятый по временно‑срочному договору, обязательно ведётся в трудовой книжке․
- Запись делается в точном соответствии с правилами, которые не предусматривают исключений для временно‑срочных договоров․
- В записи указываются:
- дата начала работы;
- должность;
- место работы;
- форма занятости (временно‑срочная);
- номер и дата договора․
- При досрочном расторжении договора запись в трудовой книжке должна соответствовать статье 65 ТК РФ:
- если расторжение по соглашению сторон – указывается «Уволен по соглашению сторон»;
- если расторжение по инициативе работодателя – «Уволен по инициативе работодателя»;
- если по инициативе работника – «Уволен по инициативе работника»․
Практические рекомендации
- Проверяйте наличие приказа: если приказ о приёме есть, используйте его реквизиты․ Если нет – указывайте реквизиты договора․
- Согласуйте дату начала работы: она должна совпадать во всех документах (договор, приказ, трудовая книжка)․
- Записывайте место работы: если работник работает в филиале или представительстве, указывайте полное название подразделения и его адрес․
- В случае временно‑срочного договора: обязательно ведите трудовую книжку и оформляйте запись в соответствии с правилами․
- При расторжении договора: формулировка записи должна точно отражать основания расторжения в соответствии со статьей 65 ТК РФ;
Электронные трудовые книжки
С 2020 г․ в России вводятся электронные трудовые книжки․
Если ваша организация использует электронный формат, то запись делается в электронном реестре, но принципы оформления остаются теми же, что и в бумажной версии․
Кратко о процедуре в электронном формате:
- Создаётся электронный документ «Трудовой договор»․
- На основании договора генерируется приказ о приёме (если он предусмотрен)․
- В системе автоматически формируется запись в электронной трудовой книжке․
- При расторжении договора в системе фиксируется причина и дата расторжения․
Ответ на вопрос «Делается ли запись в трудовой книжке при трудовом договоре?» – да, обязательно․
Независимо от того, является ли договор постоянным или временно‑срочным, запись в трудовой книжке обязательна и должна быть оформлена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними правилами организации․
Если вы сомневаетесь в правильности оформления, лучше обратится к юристу или специалисту по кадрам, чтобы избежать ошибок, которые могут повлиять на права работника и юридическую чистоту ваших кадровых документов․