Дата публикации: 22 мая 2026 г.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 65‚ 66‚ 68 (оформление трудовой книжки).
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части перехода на электронные трудовые книжки».
• Постановление Правительства РФ от № 2154 «О порядке ведения электронных трудовых книжек».

Когда запись обязательна?

1. Приём на работу по трудовому договору (включая срочные‚ сезонные‚ дистанционные договоры).
2. Перевод на другую должность внутри одной организации‚ если меняется трудовая функция.
3. Изменение условий трудового договора (изменение должности‚ оклада‚ режима работы) – запись вносится как дополнение к предыдущей.
4. Увольнение – запись о прекращении трудового договора вносится в последний день работы.

Исключения и особенности

• Гражданско‑правовые договоры (подряда‚ авторского заказа и т.п.) – запись в трудовую книжку не вносится‚ так как трудовые отношения не возникают.
• Дистанционная работа за пределами РФ – если работник является гражданином другой страны и трудовой договор заключён с иностранным работодателем‚ запись в российскую трудовую книжку не делается.
• Электронные трудовые книжки – с 2021 года ведение бумажных книжек допускается только по соглашению сторон; в остальных случаях запись делается в электронном виде через личный кабинет на портале «Работа в России».

Порядок внесения записи

1. Подготовка документов:
   • Трудовой договор (или дополнительное соглашение).
   • Приказ о приёме/переводе/увольнении.
   • Трудовая книжка работника (бумажная или доступ к электронной книжке).
2. Формулировка записи (пример для приёма):

    Принят на работу в должность инженера‑конструктора от  согласно трудовому договору № 123‑от‑.
    

3. Заверение:
   • Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или директор).
   • Печать организации (если предусмотрена внутренними нормативными актами).
4. Внесение в электронную трудовую книжку:
   • Зайти в личный кабинет на портале «Работа в России».
   • Выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Добавить запись».
   • Заполнить поля: дата‚ наименование организации‚ должность‚ основание (приказ №‚ договор №).
   • Подписать запись электронной подписью работодателя и подтвердить работником.

Таблица: основные ситуации и необходимость записи

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на основание – всегда указывайте номер и дату приказа или договора.
• Неправильная формулировка должности – используйте точное наименование из штатного расписания.
• Забывчивость о печати – если внутренний регламент требует печать‚ её нельзя опускать.
• Смешивание бумажного и электронного формата – выберите один способ ведения и придерживайтесь его на всём протяжении трудовой деятельности.
• Несвоевременное внесение записи – запись должна быть сделана в день события (приём‚ перевод‚ увольнение).

Запись в трудовую книжку – не просто формальность‚ а важный элемент подтверждения трудового стажа‚ который напрямую влияет на право на пенсию‚ пособия и другие социальные гарантии. При заключении любого трудового контракта необходимо помнить о необходимости внесения соответствующей записи‚ соблюдая установленные законом сроки и порядок. Использование электронных трудовых книжек упрощает процесс‚ но не освобождает от ответственности за корректность и полноту данных.

Соблюдая рекомендации‚ изложенные выше‚ вы избежите штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечите своим сотрудникам надёжную социальную защиту.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ на 22 мая 2026 года.