Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Система налогообложения в виде упрощённой системы (УСН) — один из самых популярных режимов для малого и среднего бизнеса в России․ Многие предприниматели, применяющие УСН, задаются вопросом: как оформлять трудовые книжки сотрудникам при УСН? Ответ прост: способ ведения трудовой книжки не зависит от системы налогообложения․ Независимо от того, применяете ли вы УСН, ПСН, ОСНО или ЕНВД, вы обязаны соблюдать требования Трудового кодекса РФ в отношении трудовых отношений с работниками․

Что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника․ С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 2026 года этот процесс стал обязательным для новых сотрудников․

С 1 января 2020 года — введена возможность выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой․
С 1 января 2026 года — для всех сотрудников, принятых на работу впервые, трудовая книжка оформляется только в электронной форме․
Для сотрудников, уже работающих до 2026 года, сохраняется право выбора: можно оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную․

Это означает, что даже если вы как работодатель применяете УСН, вы не имеете права отказываться от ведения трудовых книжек — будь то бумажных или электронных․ УСН регулирует налогообложение, а не трудовые отношения․

Электронная трудовая книжка при УСН: как оформить?

Ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) при УСН ничем не отличается от ведения ЭТК при любой другой системе налогообложения․ Процедура следующая:

Шаг 1: Получите согласие сотрудника

Если сотрудник уже работает у вас и имеет бумажную трудовую книжку, вы обязаны:

Предоставить ему информацию о переходе на ЭТК (ст․ 66․1 ТК РФ)․
Получить от него письменное согласие на ведение трудовой книжки в электронной форме․
Если сотрудник отказывается — продолжаете вести бумажную трудовую книжку․

Шаг 2: Подайте сведения в СФР

Все работодатели, включая ИП на УСН, обязаны ежемесячно передавать в Социальный фонд России (СФР) сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме ЕФС-1․ Это делается через:

Электронный документооборот (ЭДО) с использованием ЭЦП;
Специализированные сервисы, например, «Контур․Экстерн», «1С-Отчётность», «СБИС» и др․

Важно! Срок подачи — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным․ Например, сведения за апрель 2026 года нужно подать до 15 мая 2026 года․

Шаг 3: Внесите записи в ЭТК

В электронной трудовой книжке фиксируются те же сведения, что и в бумажной:

Дата приёма на работу и должность;
Переводы на другую работу;
Увольнение с указанием основания;
Награды и поощрения (по желанию работодателя);
Иные сведения, предусмотренные законом․

Записи вносятся автоматически при передаче данных в СФР, вам не нужно печатать или заверять их печатью․

Что делать с бумажной трудовой книжкой при УСН?

Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку и не хочет переходить на ЭТК, вы обязаны:

Сохранить её в архиве организации (или у сотрудника, если он её забрал);
Вносить в неё все изменения (приёмы, увольнения, переводы) в соответствии с правилами;
Не уничтожать и не повреждать документ — это нарушение трудового законодательства․

При увольнении сотрудника, который выбрал бумажную трудовую книжку, вы обязаны выдать ей на руки с последней записью и выдать справку о трудовой деятельности (если сотрудник запросит)․

Особенности для ИП на УСН

Индивидуальные предприниматели на УСН, это тоже работодатели․ Они обязаны:

Зарегистрироваться в качестве страхователя в ПФР и СФР;
Иметь доступ к ЭДО для передачи данных в СФР;
Назначить ответственного сотрудника (или делать это самостоятельно) за ведение ЭТК;
Хранить бумажные трудовые книжки (если есть) в течение 75 лет — как и любые другие кадровые документы․

Важно! Даже если у ИП всего один сотрудник, он всё равно обязан соблюдать требования ТК РФ․ Нет исключений для малого бизнеса․

Чем ЭТК лучше бумажной?

Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ, особенно для работодателей на УСН:

Нет риска потери или порчи — данные хранятся в защищённой базе СФР;
Упрощённая отчётность — не нужно печатать, заверять, хранить физические документы;
Быстрый доступ — сотрудник может посмотреть свою трудовую историю через портал Госуслуг;
Снижение административной нагрузки, не нужно вести двойной учёт (бумажная + электронная);
Снижение рисков штрафов — автоматическая передача данных исключает ошибки в оформлении․

Что будет, если не вести трудовую книжку при УСН?

Несоблюдение требований ТК РФ ведёт к серьёзным последствиям, независимо от системы налогообложения:

Штрафы от Государственной инспекции труда: от 30 000 до 50 000 рублей для организации, от 1 000 до 5 000 рублей для ИП (ст․ 5․27 КоАП РФ);
Штрафы за несвоевременную передачу данных в СФР: до 20 000 рублей за каждый месяц просрочки;
Судебные иски от сотрудников — если работник не может подтвердить стаж, он может требовать компенсацию за упущенную выгоду (например, при выходе на пенсию);
Приостановление деятельности, в случае систематических нарушений․

Как оформлять трудовые книжки сотрудникам при УСН