При заполнении трудовой книжки часто возникает необходимость оформить вкладыш – дополнительный лист, который продолжает основную книжку, когда один из её разделов полностью заполнен. Главное правило, установленное нормативными актами, заключается в том, что нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке последовательность. Ниже подробно рассмотрены порядок действий, правовые основания и практические примеры.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи вкладышей к ним» (далее – Порядок 320н).
• Пункт 33 Порядка 320н: «Если на ьном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на ьном листе первого вкладыша».
• Пункты 10, 15, 26, 32, 35 Порядка 320н регламентируют продолжение нумерации записей в соответствующих разделах вкладыша.

Эти положения подтверждают, что номер первой записи во вкладыше определяется последним номером, уже использованным в аналогичном разделе основной трудовой книжки.

Как определить starting номер для вкладыша

1. Определите раздел, который заполнен. Например, раздел «Сведения о работе» (раздел 2) или «Сведения о награждениях» (раздел 3).
2. Найдите последний использованный порядковый номер в этом разделе основной трудовой книжки. Допустим, последняя запись в разделе «Сведения о работе» имеет номер 27.
3. Первая запись во вкладыше получает следующий номер – 28. Нумерация продолжается последовательно: 28, 29, 30 и т.д.
4. Если вкладыш оформляется для другого раздела (например, «Сведения о награждениях»), берём последний номер именно из этого раздела и продолжаем с него.

Важно: номер вкладыша itself (например, «Вкладыш № 1», «Вкладыш № 2») ставится отдельно на ьном листе и не влияет на нумерацию записей внутри разделов.

Практический пример оформления

Ситуация

В трудовой книжке сотрудника заполнен раздел «Сведения о работе». Последняя запись в этом разделе имеет номер 42. Нужно оформить первый вкладыш.

Последовательность действий

1. На ьном листе трудовой книжки ставим штамп «Выдан вкладыш», указывая серию и номер вкладыша (например, «Серия АБ № 001»).
2. Если места для штампа нет, делаем запись на ьном листе первого вкладыша (см. п. 33 Порядка 320н).
3. На первом листе вкладыша в разделе «Сведения о работе» делаем первую запись под номером 43 (42 + 1).
4. Последующие записи в этом же разделе вкладыша нумеруются 44, 45, 46 и т.д.
5. Если вкладыш заполняется и для другого раздела (например, «Сведения о награждениях»), берём последний номер из этого раздела основной книжки и продолжаем с него.

Образец записи на ьном листе вкладыша

Выдан вкладыш в трудовую книжку
Серия АБ № 001
Дата выдачи: 
Подпись уполномоченного лица: __________
М.П.

Что делать, если места для штампа на ьном листе нет?

Согласно пункту 33 Порядка 320н, запись о выдаче последующего вкладыша делается на ьном листе первого вкладыша. Таким образом, все сведения о выданных вкладышах концентрируются на одном листе, что упрощает контроль и хранение документации.

Пример оформления второго вкладыша

• Первый вкладыш уже имеет штамп «Выдан вкладыш» (Серия АБ № 001).
• При выдаче второго вкладыша ставим второй штамп на ьном листе первого вкладыша: «Выдан вкладыш, Серия АБ № 002».
• Нумерация записей во втором вкладыше продолжается с того номера, которым закончился первый вкладыш в соответствующем разделе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подавать заявление работника о выдаче вкладыша?

Нет. Заявление не требуется; вкладыш выдаётся по инициативе работодателя при заполнении раздела.

Можно ли начинать нумерацию во вкладыше с единицы?

Нет. Это противоречит пунктам 10, 15, 26, 32, 35 Порядка 320н. Нумерация должна быть сквозной.

Есть ли ограничение на количество вкладышей к одной трудовой книжке?

Законодательно количество вкладышей не ограничено. Выдавайте их столько, сколько необходимо для полного отражения трудовой деятельности.

Как оформить вкладыш, если трудовая книжка ведётся в электронном виде?

Электронные трудовые книжки не требуют физических вкладышей; все записи вносятся непосредственно в электронную форму. Вопрос о вкладышах актуален только для бумажных книжек.

• Нумерация записей во вкладыше не начинается с 1, а продолжает последнюю использованную цифру в соответствующем разделе основной трудовой книжки.
• Первая запись во вкладыше получает номер последний номер + 1.
• Штамп о выдаче вкладыша ставится на ьном листе трудовой книжки; при отсутствии места – на ьном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка 320н).
• Каждый последующий вкладыш оформляется аналогично, а информация о всех выданных вкладышах концентрируется на ьном листе первого вкладыша.
• Соблюдение этих правил обеспечивает корректное ведение трудовой книжки и исключает претензии со стороны контролирующих органов.

Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, сохранив непрерывность нумерации и соблюдая требования нормативных актов.