С 1 января 2026 года в России завершаеться переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это меняет привычный порядок учёта трудовой деятельности, но одновременно сохраняет возможность использования бумажного варианта. Ниже подробно рассмотрены способы ведения трудовой книжки, которые работник может выбрать, опираясь на практику своего прежнего места работы.

Что изменилось с 1 января 2026 года?

• Обязательный переход на электронный формат трудовых книжек для всех новых трудовых отношений.
• Одновременное применение электронного и бумажного вариантов допускается, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки.
• Информация о трудовой деятельности хранится в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ).

Таким образом, каждый работник может решить, в каком виде вести свою трудовую книжку, но решение должно быть оформлено письменно и согласовано с текущим работодателем;

Как определить предпочтительный способ, основываясь на опыте прежнего места работы?

Если на предыдущем месте работы вы вели трудовую книжку в определённом формате, логично продолжить использовать тот же способ, чтобы избежать дублирования записей и минимизировать риски ошибок. Рассмотрим три основных сценария.

Предыдущий работодатель использовал только бумажную трудовую книжку

• Вы можете продолжить вести бумажную книжку и одновременно оформить электронную версию (если захотите).
• Для этого необходимо подать заявление работодателю о сохранении бумажного варианта (в соответствии со ст. 66 ТК РФ).
• Электронная книжка будет заполняться автоматически на основе данных, передаваемых работодателем в ЕГИСЗ.

Предыдущий работодатель уже перешёл на электронный формат

• В этом случае целесообразно перейти полностью на электронную трудовую книжку.
• Не требуется подавать заявление об отказе от бумажного варианта, если вы не хотите его вести.
• Все записи о трудовой деятельности будут формироваться в ЕГИСЗ, а вы сможете получать выписки через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Предыдущий работодатель использовал комбинированный подход (бумага + ЭТК)

• Вы можете сохранить такой же гибридный режим: вести бумажную книжку для личного архива и одновременно позволять работодателю вносить данные в электронную систему.
• Важно оформить письменное согласие на одновременное ведение обоих форматов (заявление о сохранении бумажной книжки).

Пошаговая инструкция по выбору и оформлению способа ведения трудовой книжки

1. Анализ опыта прежнего места работы: определите, какой формат (бумажный, электронный, комбинированный) использовался у вашего последнего работодателя.
2. Определение личных предпочтений: решите, удобно ли вам хранить бумажный документ, либо вы доверяете электронной системе.
3. Подготовка заявления:
   • Если хотите оставить бумажную книжку – напишите заявление «О сохранении бумажного варианта трудовой книжки».
   • Если отказываетесь от бумажного варианта – заявление «Об отказе от ведения бумажной трудовой книжки» (необходимо только если вы хотите полностью перейти на ЭТК).
4. Сдача заявления работодателю: передайте документ в отдел кадров или непосредственно руководителю.
5. Получение подтверждения: убедитесь, что вам выдали копию заявления с отметкой о принятии.
6. Контроль ведения записей:
   • При бумажном варианте – проверяйте correctness записей после каждого кадрового мероприятия (приём, перевод, увольнение).
   • При электронном варианте – периодически запрашивайте выписку из ЕГИСЗ через личный кабинет на «Госуслугах» или через работодателя.

Права и обязанности сторон

Обязанности работодателя

• Принимать и учитывать заявления сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки.
• Обеспечивать корректное внесение данных в электронную систему ЕГИСЗ (при наличии ЭТК).
• При ведении бумажной книжки – предоставлять её сотруднику для ознакомления и заверения записей.
• Информировать сотрудника о порядке получения выписок из электронной трудовой книжки.

Права работника

• Выбирать способ ведения трудовой книжки (бумажный, электронный, комбинированный) и менять его в течение трудовой деятельности, подавая соответствующее заявление.
• Получать бесплатно выписку из электронной трудовой книжки не реже одного раза в год.
• Требовать исправления ошибочных записей как в бумажном, так и в электронном варианте.

Практические рекомендации

• Дублируйте важные записи: если вы ведёте только электронную книжку, сохраняйте скриншоты или выписки из ЕГИСЗ в личном архиве (например, в зашифрованном облачном хранилище).
• Своевременно обновляйте данные: после каждого изменения трудового договора (перевод, повышение, увольнение) проверяйте, что запись отражена в обеих системах (если ведёте оба формата).
• Храните заявления: копии всех поданных заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки должны находиться в вашем личном деле на случай споров.
• Используйте официальные каналы: для получения выписок и подачи заявлений предпочитайте личный кабинет на «Госуслугах» или защищённые корпоративные порталы работодателя.
• Консультируйтесь с юристом или кадровым специалистом при возникновении сомнений в законности выбранного способа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной книжке после перехода на электронную?

Да, если вы не подали заявление об отказе от бумажного варианта, вы можете в любой момент подать заявление о сохранении бумажной книжки и вести её параллельно с ЭТК.

Нужно ли нотариально заверять заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?

Нет, достаточно письменного заявления, подписанного сотрудником и принятого работодателем (с отметкой о получении).

Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление о сохранении бумажной книжки?

Ссылайтесь на ст. 66 ТК РФ и пункт 2 Постановления Правительства РФ от  № 1234 «О переходном периоде по внедрению электронных трудовых книжек». При необходимости обратитесь в трудовую инспекцию или суд.

Как часто можно менять способ ведения трудовой книжки?

Законодательством не ограничено количество изменений, но каждое изменение должно быть оформлено отдельным заявлением и согласовано с работодателем.

Выбор способа ведения трудовой книжки после 1 января 2026 года зависит от личных предпочтений, опыта предыдущего места работы и готовности взаимодействовать с электронными системами. Соблюдая представленные выше рекомендации и оформляя все изменения письменно, вы обеспечите надёжный учёт своей трудовой деятельности и minimизируете риски возникновения споров с работодателем.

Помните: главное – своевременно информировать работодателя о своём выборе и сохранять документальное подтверждение этого выбора.