С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать для сотрудников, которые не сделали выбор в пользу электронного формата․ При приеме на работу нового сотрудника важно правильно отразить способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы․ В этой статье мы разберем, как это сделать, какие документы оформить и на что обратить внимание․

—

Основные понятия и законодательная база

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР)․ Сведения об электронной трудовой книжке обновляются автоматически при каждом изменении трудовой деятельности․

Законодательные акты, регулирующие ведение трудовой книжки

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66․1), устанавливает правила ведения электронных трудовых книжек․
• Постановление Правительства РФ от № 883 — определяет порядок ведения и хранения сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
• Приказ Минтруда России от № 793н — регламентирует порядок предоставления сведений о трудовой деятельности․

—

Как определить способ ведения трудовой книжки у нового сотрудника?

Сценарии выбора способа ведения трудовой книжки

При приеме на работу сотрудник может предъявить один из следующих документов:

1. Бумажную трудовую книжку, означает, что сотрудник выбрал бумажный формат ведения․
2. Справку СТД-Р — подтверждает, что сотрудник выбрал электронную трудовую книжку на предыдущем месте работы․
3. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки — если сотрудник ранее не делал выбор, он может подать заявление о продолжении ведения бумажной или переходе на электронную трудовую книжку․
4. Отсутствие документов, если сотрудник не помнит, какой способ был выбран, или не предъявляет документов, работодатель должен запросить у него соответствующую информацию․

Что делать, если сотрудник не помнит, какой способ был выбран?

В этом случае рекомендуется:

• Запросить у сотрудника справку СТД-Р у предыдущего работодателя․
• Если справка недоступна, можно запросить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или личный кабинет ПФР․
• При отсутствии документов, оформить бумажную трудовую книжку, но при этом вести электронную версию․

—

Как правильно указать способ ведения трудовой книжки в кадровых документах?

В бумажных документах

При оформлении приема на работу в бумажном виде необходимо:

• Указать в трудовом договоре или приказе о приеме на работу способ ведения трудовой книжки․
• Внести соответствующую запись в личную карточку сотрудника (форма Т-2)․
• Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, сделать отметку в личной карточке о предоставлении справки СТД-Р․

В электронных системах (1С, другие программы)

В большинстве программ (например, 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия) предусмотрена возможность указания способа ведения трудовой книжки:

1. В документе «Прием на работу» или «Прием на работу списком» установить флажок «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы»․
2. Выбрать один из вариантов:
   • Переход на электронную трудовую книжку․
3. Указать дату подачи заявления (если оно предоставлено)․
4. Сохранить документ и распечатать необходимые формы․

Пример заполнения в 1С:ЗУП 3․1:

—

Как вести трудовую книжку при разных способах?

Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку

Работодатель обязан:

• Вести бумажную трудовую книжку по прежним правилам (вносить записи об увольнении, приеме, переводе и т․д․)․
• Одновременно вести электронную трудовую книжку (если сотрудник не отказался от ЭТК)․
• Хранить бумажную трудовую книжку в сейфе или специальном помещении с ограниченным доступом․

Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку

Работодатель:

• Не ведет бумажную трудовую книжку (если сотрудник не предъявил ее)․
• Вносит записи только в электронную трудовую книжку через систему ПФР․
• Обязан предоставить сотруднику справку СТД-Р при необходимости․

Если сотрудник не выбрал способ ведения

В этом случае:

• Работодатель может предложить сотруднику сделать выбор в течение 5 дней после приема на работу․
• Если сотрудник не сделал выбор, по умолчанию ведется электронная трудовая книжка․
• При этом бумажная трудовая книжка (если она есть) продолжает храниться, но записи в нее не вносятся․

—

Документооборот и хранение сведений

Какие документы нужно хранить?

Работодатель обязан хранить:

• Справку СТД-Р (если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку)․
• Заявление сотрудника о выборе способа ведения (если оно предоставлено)․
• Копию трудовой книжки (если она бумажная)․
• Выписки из электронной трудовой книжки (при необходимости)․

Как организовать хранение?

Рекомендуется:

• Создать отдельную папку для документов, связанных с ведением трудовой книжки․
• Хранить документы в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ № 883)․
• Срок хранения, не менее 50 лет (в соответствии с законодательством)․

—

Ответственность работодателя за неправильное ведение трудовой книжки

Какие риски возникают при нарушении правил?

• Административная ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ) — штраф до 50 000 рублей для должностных лиц и до 200 000 рублей для юридических лиц․
• Ответственность перед сотрудником, если из-за ошибок в трудовой книжке сотрудник не сможет подтвердить стаж, возможны судебные иски․
• Проблемы с ПФР, некорректные данные в электронной трудовой книжке могут привести к отказу в назначении пенсии․

—

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?

Ответ: Да, если сотрудник выбрал бумажный формат, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку, но при этом должна вестись и электронная версия․

Вопрос 2: Что делать, если сотрудник не предъявил трудовую книжку при приеме на работу?

Ответ: Если у сотрудника это первое место работы, можно завести новую бумажную трудовую книжку․ Если у него уже была трудовая книжка, нужно запросить у него справку СТД-Р или копию предыдущей трудовой книжки․

Вопрос 3: Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Ответ: Ошибки в бумажной трудовой книжке исправляются путем зачеркивания неверной записи и внесения правильной․ В электронной трудовой книжке ошибки исправляются через систему ПФР․

Вопрос 4: Можно ли перейти с бумажной на электронную трудовую книжку позже?

Ответ: Да, сотрудник может подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в любое время, но не чаще одного раза в год․

—

Ведение трудовой книжки, выбранной по прежнему месту работы, требует внимательности и соблюдения законодательных норм․ Работодатель должен:

• Правильно определить способ ведения трудовой книжки при приеме на работу․
• Указать выбранный способ в кадровых документах и программах (1С, другие системы)․
• Хранить все необходимые документы в соответствии с требованиями закона․
• Своевременно вносить изменения в электронную трудовую книжку (если она ведется)․

Важно помнить: с 2026 года электронные трудовые книжки становятся обязательными для всех работников, поэтому уже сейчас стоит переходить на электронный формат, чтобы избежать проблем в будущем․

—

Полезные ссылки:

• Роструд — официальный сайт
• Пенсионный фонд России
• Госуслуги — получение справки СТД-Р