Актуально на 22 мая 2026 г. В этом материале собраны все ключевые положения, регулирующие ведение, хранение и использование трудовых книжек в организации.
Нормативно‑правовая база
Основными документами, определяющими порядок учёта трудовых книжек, являются:
- Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- Правила дорожного движения РФ (ПДД) -026 г., которые регламентируют порядок перемещения трудовых книжек внутри организации;
- Федеральный закон «О труде» и Трудовой кодекс РФ;
- Постановления Правительства РФ, в частности от 08 января 1996 г. № 3 (регулирующие порядок учёта трудовых книжек).
Форма и содержание трудовых книжек
Трудовая клятка оформляется в виде книжки (или электронного документа) с следующими полями:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Место и дата заключения трудового договора;
- Сведения о местах работы и периодах;
- Сведения о воинском учёте (если применимо);
- Подписи руководителя и работника.
В приложении № 2 к Приказу № 320н указаны примеры заполнения каждой страницы.
Порядок ведения трудовых книжек
Ведение книжек осуществляется в соответствии с следующими правилами:
- Работодатель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей (журнал) для фиксации перемещений внутри организации;
- При приёме на работу с электронной трудовой книжкой запись в журнале не требуется;
- Все изменения (переводы, увольнения, поправки) фиксируются в журнале в течение 3 рабочих дней;
- В журнале указываются даты, номер приказа/распоряжения, номер и дата вкладыша.
Обязанности работодателя
Согласно пункту 40 Порядка учёта движения трудовых книжек, работодатель обязан:
- Вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
- Обеспечить надлежащее хранение оригиналов и копий;
- Своевременно обновлять данные при изменении трудового статуса сотрудника;
- Сохранять журнал в архиве в течение установленного срока.
Хранение и архивирование
Хранение трудовых книжек регламентируется следующими требованиями:
- Оригиналы книжек хранятся в персональном деле сотрудника в течение всего срока его работы и не менее 5 лет после увольнения;
- Копии (в т.ч. электронные) могут храниться в центральном архиве организации;
- При передаче сотрудника в другое подразделение или в другую организацию оригинал передаётся в новое место работы, а копия остаётся в архиве;
- Хранение должно обеспечивать конфиденциальность персональных данных в соответствии с ФЗ‑152.
Электронные трудовые книжки
С 2023 г. в практике всё чаще используются электронные трудовые книжки. Основные особенности:
- Электронный документ оформляется в системе, утверждённой Минтрудом;
- При приёме на работу с электронной формой в журнале записи не вносятся;
- Все изменения вносятся в электронную базу, доступную только уполномоченным лицам;
- Электронные книжки должны быть защищены от несанкционированного доступа (шифрование, двухфакторная аутентификация).
Последние изменения в законодательстве (2026 г.)
В 2026 г. планируется внесение ряда поправок, которые упростят процесс учёта:
- Упрощение формы вкладышей – сокращение количества обязательных полей;
- Отмена обязательного ведения бумажного журнала при полном переходе на электронные формы;
- Установление единого срока хранения электронных копий – 10 лет;
Практические рекомендации для работодателей
Для эффективного соблюдения требований рекомендуется:
- Создать внутренний регламент по учёту и хранению трудовых книжек;
- Обучить HR‑персонал работе с бумажными и электронными формами;
- Регулярно проводить внутренний аудит журнала учёта;
- Хранить копии в защищённом облачном хранилище с резервным копированием;
- Своевременно обновлять формы в случае изменения законодательства.
Правильное ведение и хранение трудовых книжек – важная часть управления персоналом, требующая строгого соблюдения нормативных требований. При правильной организации процесса:
- Сокращается риск потери или искажения данных;
- Упрощается процесс проведения аудитов и проверок;
- Повышается уровень доверия сотрудников к работодателю.
Соблюдение перечисленных правил позволит избежать штрафов, ускорит работу с персоналом и обеспечит юридическую защищённость организации.