С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ а к 2025 году этот процесс полностью завершился. Сегодня учет стажа в цифровом формате стал реальностью для большинства работающих граждан. Однако у кадровиков‚ бухгалтеров и руководителей до сих пор возникают вопросы: как точно определить‚ в каком формате вести учет на нового сотрудника? Как узнать‚ отказался он от бумажной книжки или перешел на ЭТК?
В этой статье мы подробно разберем все способы‚ которые позволяют работодателю однозначно установить статус трудовой книжки работника.
Что такое ЭТК и почему это важно
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажного документа‚ содержащий информацию о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал‚ какую должность занимал‚ когда и по какой причине уволился. Переход на ЭТК обусловлен стремлением упростить процесс учета трудовой деятельности и повысить прозрачность работодателей.
Работодателю критически важно знать статус книжки сотрудника‚ так как от этого зависит его кадровый учет:
- Если сотрудник сохранил бумажную трудовую‚ работодатель обязан продолжать вести ее наравне с электронной отчетностью.
- Если сотрудник перешел на ЭТК‚ бумажная книжка выдается ему на руки‚ и работодатель больше не несет за нее ответственность‚ продолжая лишь сдавать электронные отчеты.
Способ 1: Проверка самой бумажной трудовой книжки
Самый простой и наглядный способ узнать о выборе работника — это открыть его бумажную трудовую книжку. Если сотрудник отказался от привычной бумажной формы в пользу электронной‚ сотрудник отдела кадров обязан был сделать соответствующую запись.
Согласно п. 2‚ 3 ст. 2 закона 439-ФЗ‚ запись в трудовой книжке при переходе на электронные сведения должна содержать информацию о том‚ что работник подал заявление о переходе на ЭТК. После внесения этой записи бумажный документ выдается гражданину на руки.
Если при приеме на работу сотрудник приносит бумажную трудовую‚ и в ней стоит такая отметка — значит‚ он перешел на ЭТК‚ и забирать книжку на хранение не нужно.
Способ 2: Запрос выписки из СФР (бывший ПФР)
Основным источником данных о трудовой деятельности теперь является Социальный фонд России (СФР). Работодатель имеет право запросить сведения о сотруднике напрямую из фонда.
В выписке из СФР будет указано‚ подавал ли работник заявление о выборе формы трудовой книжки. Если такое заявление есть в базе фонда‚ значит‚ работник перешел на ЭТК.
Способ 3: Личный кабинет на Госуслугах
Любой гражданин может посмотреть свою электронную трудовую книжку через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР. Там же хранится информация о том‚ когда именно было подано заявление о переходе на электронный формат.
Как работодатель‚ вы не можете зайти в личный кабинет сотрудника без его ведома‚ но вы можете:
- Попросить самого работника предоставить выписку из ЭТК‚ заказанную через Госуслуги.
- Попросить сотрудника показать статус своей трудовой книжки в мобильном приложении.
Способ 4: Документы от самого работника
При трудоустройстве новый сотрудник должен предоставить сведения о своей трудовой деятельности. Если он перешел на ЭТК‚ он может принести:
- Справку о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР (выдается предыдущим работодателем или СФР).
- Распечатанную выписку из электронной трудовой книжки.
Наличие таких документов вместо традиционной бумажной трудовой книжки прямо указывает на то‚ что работник отказался от ее ведения на бумаге.
Что делать‚ если информации нет?
Основные переходные мероприятия работодатели провели еще в 2020 году: уведомили работников о возможности перехода на ЭТК‚ собрали заявления‚ сообщили о выборе сотрудников в ПФР. Но как быть с теми‚ кто устроился на работу недавно или долго не работал?
Если у вас на руках бумажная трудовая книжка без отметки о переходе на ЭТК‚ и вы не нашли данных в СФР‚ вам следует поступить так:
- Уведомить работника. Вы обязаны письменно сообщить ему о формировании электронных трудовых книжек и необходимости сделать выбор (если он не сделал этого ранее).
- Получить заявление. Работник должен написать заявление либо о сохранении бумажной трудовой книжки‚ либо о переходе на электронную версию.
- Отразить выбор в отчетности. После получения заявления необходимо передать сведения в СФР.
Важно знать: Перенос данных за прошлые годы
Многие думают‚ что в ЭТК отражается только стаж с 2020 года. Это не совсем так. Любой человек вправе обратиться в СФР с заявлением о переносе сведений из бумажной трудовой в электронную трудовую книжку за периоды до 2020 года (п. 2 ст. 12 Закона N 27-ФЗ‚ ч. 6.1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). Это делает цифровую выписку еще более полной и информативной.
Чтобы узнать‚ перешел ли работник на электронную трудовую книжку‚ достаточно проверить три вещи: наличие специальной записи в бумажной трудовой‚ наличие справки СТД-Р от предыдущего работодателя или сведения из базы СФР. Ведение ЭТК значительно упрощает кадровый учет‚ избавляет от ошибок при заполнении бумажных бланков и делает взаимодействие между работником‚ работодателем и государством максимально прозрачным.