Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), что создало ситуацию, когда у разных сотрудников могут быть документы разного формата. Для кадрового специалиста важно корректно определить тип документа, чтобы правильно его оформить, проверить и хранить.
Ключевые типы трудовых книжек в России
Сегодня можно столкнуться с двумя основными видами:
- Бумажная (традиционная) трудовая книжка — физический booklet с вклейками. Выдается работодателем при первом трудоустройстве или замене утерянной.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог, ведущийся в информационной системе Социального фонда России (СФР). Сведения вносятся работодателем в электронном виде.
Почему это важно знать?
Определение типа документа влияет на:
- Процедуру приема на работу: с 2021 года при первом трудоустройстве гражданин вправе получить только ЭТК (если не заявил о желании получить бумажную). Однако если у работника уже есть старая бумажная книжка, он может продолжать ее вести.
- Передачу сведений: работодатель обязан передавать информацию об трудовой деятельности в СФР. При наличии ЭТК это происходит автоматически. При бумажном варианте — путем подачи сведений в электронном виде.
- Хранение и выдачу дубликата: порядок differs.
Пошаговая инструкция: как узнать тип трудовой книжки у работника
Шаг 1: Прямой запрос у самого работника
Самый простой и прямой способ — попросить сотрудника предъявить документ. Обратите внимание на внешний вид:
- Бумажный вариант: имеет твердую обложку, внутри — страницы с печатями и подписями. Может быть старого образца (до 2004 г.) или нового (после утверждения Инструкции Минтруда от ).
- Электронный вариант: физического документа нет. Работник может показать электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале Госуслуг или в мобильном приложении. Также он может получить выписку из ЭТК на бумаге по запросу в СФР.
Шаг 2: Проверка через личный кабинет работодателя (для кадровиков)
Если ваша организация уже подключена к системе Электронной трудовой книжки (через сервисы СФР или бухгалтерские программы), вы можете:
- Войти в личный кабинет работодателя на портале СФР или в системе бухгалтерского учета.
- Найти раздел, связанный с трудовыми книжками или сведениями о работниках.
- В карточке конкретного сотрудника будет указано, ведется ли у него электронная или бумажная трудовая книжка. Часто это поле называется «Тип трудовой книжки» или «Форма ведения ТК».
Шаг 3: Запрос в Социальный фонд России (СФР)
Работодатель вправе запросить информацию о типе трудовой книжки у сотрудника через СФР. Это можно сделать:
- Через личный кабинет страхователя на сайте СФР (требуеться ЭЦП).
- Направив официальный запрос в отделение СФР.
В ответе будет указано, заведена ли за работником электронная трудовая книжка и передаются ли в нее сведения.
Шаг 4: Анализ документов при приеме на работу
При приеме на работу обратите внимание на:
- Заявление работника: если гражданин пишет заявление о выдаче ему бумажной трудовой книжки (при первом трудоустройстве), то он получает бумажный вариант. Если заявления нет — по умолчанию оформляется ЭТК.
- Трудовой договор: в нем может быть указан тип документа, но это необязательно.
- Приказы о приеме: в приказе (форма Т-1) может быть отметка о выдаче трудовой книжки. Уточните, выдана ли она в бумажном виде или информация передана в электронную систему.
Важные юридические нюансы
Обязанность работодателя по выдаче документа
Согласно части 1 ст. 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему:
- трудовую книжку (при наличии),
- или дубликат,
- или сведения о трудовой деятельности (в случае ведения ЭТК).
Это значит, что даже если у работника только ЭТК, он вправе получить на руки выписку из нее по заявлению.
Переходный период и «старые» книжки
У сотрудников, принятых на работу до 2021 года, почти наверняка есть бумажные трудовые книжки. Они продолжают действовать. При увольнении работодатель обязан сделать в ней последнюю запись и выдать ее работнику. Одновременно он обязан передать сведения об этом увольнении в электронную систему СФР.
Дубликат при утере
Если у работника утеряна бумажная трудовая книжка, работодатель (последний, где она велась) обязан выдать дубликат. Если же утеряна электронная (т.е. нет доступа к ней), восстановление происходит через СФР по заявлению работника.
Практические советы кадровому специалисту
- Ведите внутренний реестр сотрудников с указанием типа их трудовой книжки (бумажная/электронная). Обновляйте при смене статуса.
- Информируйте сотрудников о возможности перехода на ЭТК и о том, как проверить ее наличие через Госуслуги.
- Всегда запрашивайте заявление при первом трудоустройстве. Если заявления о бумажной книжке нет — оформляйте ЭТК.
- Проверяйте передачу сведений в СФР регулярно. Работник может самостоятельно проверить, передаются ли его данные, через личный кабинет на портале Госуслуг в разделе «Трудовая деятельность».
- Будьте внимательны при увольнении: запись в бумажную книжку и передача сведений в ЭТК — две параллельные обязанности, если у работника есть оба формата (что бывает редко, но возможно при конвертации).
Определить тип трудовой книжки у работника можно тремя основными путями: прямой просмотр документа (бумажного или электронного через Госуслуги), запрос через личный кабинет работодателя в системе СФР и анализ кадровых документов (заявлений, приказов).
Главное помнить: с 2021 года приоритет — электронная трудовая книжка. Бумажный вариант продолжает существовать для тех, кто уже им обладает или явно заявил о желании его получить. Несоблюдение правил ведения и передачи сведений может повлечь административную ответственность для работодателя.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, постановление Минтруда от , правила работы СФР). Дата актуализации: .