С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у многих работников возникли сомнения: что делать с привычным бумажным документом? Можно ли его сохранить, не потеряв при этом свои данные, и обязательно ли выбирать что-то одно? В этой статье мы подробно разберем, как оставить бумажную трудовую книжку, какие это несет последствия для работника и работодателя, и кому в 2026 году бумажный вариант уже недоступен.
Что такое электронная и бумажная трудовая книжка?
Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника (ст. 66 ТК РФ). Традиционно она велась на бумажном носителе установленной формы, обязательной для всех работающих граждан.
Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог бумажного документа. Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). С 1 января 2020 года в России начался переход на этот формат, и с тех пор работодатели обязаны сдавать отчеты по форме ЕФС-1 в СФР на всех лиц, работающих по трудовым договорам.
Кому можно оставить бумажную трудовую книжку?
Право выбора формата трудовой книжки закреплено в Трудовом кодексе РФ (ст. 66, 66.1 ТК РФ). Однако в 2026 году действуют важные правила, зависящие от стажа работника:
- Для сотрудников со стажем до 2020 года: За ними сохраняется полное право выбора. Они могут оставить бумажную трудовую книжку, перейти полностью на электронный формат или вести оба варианта параллельно.
- Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году: Если человек ранее нигде не работал по трудовому договору и трудовая книжка на него не оформлялась, трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме. Бумажный вариант таким работникам уже не положен.
Как оставить бумажный вариант: заявление и двойное ведение
Если работник, имевший стаж до 2020 года, хочет сохранить бумажную трудовую книжку, ему не нужно предпринимать сложных действий. Главное правило:
Если сотрудник не писал заявление об отказе от бумажной книжки (то есть не подавал документ о переходе на ЭТК), работодатель обязан продолжать вести и заполнять бумажный бланк.
Параллельное ведение: бумажная + электронная
Важно понимать: сохранение работником бумажной трудовой книжки не освобождает компанию от подачи сведений о его трудовой деятельности в СФР в электронном виде. Таким образом, если вы оставляете бумажный документ, у вас будет и ЭТК, и трудовая на бумаге. Вся новая информация о работе будет дублироваться в обоих форматах.
Правила ведения и хранения бумажной трудовой книжки
Если вы решили оставить бумажную трудовую книжку, важно помнить о строгих правилах ее ведения:
- Язык заполнения: Заполнять трудовую книжку исключительно на языке, принятом в субъекте РФ (например, на татарском, башкирском и т.д.), запрещается. На национальном языке можно дублировать записи, но основной записью всегда должна быть русскоязычная.
- Хранение: Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как бланки строгой отчетности.
- Выдача при увольнении: При увольнении работника бумажная трудовая книжка обязательно выдается ему на руки (п. 41 Порядка ведения).
Что будет, если отказаться от бумажной трудовой книжки?
Если работник написал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель выдает ее сотруднику на руки. С этого момента:
- Вся новая информация о работе будет храниться только в электронном виде в базе СФР.
- Бумажная книжка остается у работника на руках и служит подтверждением стажа, накопленного до момента отказа.
- При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки (ее сможет выдать нынешний или бывший работодатель, а также СФР или МФЦ).
Преимущества и риски бумажного формата
Некоторым работникам может быть удобнее и знакомее работать с бумажным документом. Приверженцы традиций до сих пор могут использовать бумажный вариант. У этого решения есть свои плюсы и минусы:
Плюсы бумажной книжки:
- Наглядность — вся информация всегда под рукой, не нужен доступ в интернет или личный кабинет для проверки записей.
- Привычный формат для многих работодателей и кадровиков.
- Двойной контроль — данные есть и в базе СФР, и на бумаге, что снижает риск утери информации из-за технических сбоев.
Минусы бумажной книжки:
- Риск утери, порчи или кражи документа.
- Необходимость восстановления дубликата при утере, что может занять много времени.
- Двойная нагрузка на кадровиков — приходится дублировать записи и в бумагу, и в электронный отчет.
Резюме
В 2026 году оставить бумажную трудовую книжку можно, если вы начали свою трудовую деятельность до 2020 года. Для этого достаточно просто не писать заявление об отказе от нее. В таком случае у вас будет вестись двойной учет: работодатель продолжит заполнять бумажный бланк и одновременно передавать данные в электронную базу СФР. Если же вы устраиваетесь на работу впервые, вам будет доступна только электронная трудовая книжка (ЭТК). Окончательный переход исключительно на электронный формат обсуждается на законодательном уровне, однако на данный момент право на бумажный документ за опытными работниками сохраняется.