Трудовая книжка — один из самых важных документов в системе трудовых отношений.
Её содержание фиксирует все кадровые события: приём на работу, переводы, увольнения, изменения должности и т.д.
Вопрос о том, как «отксерить» (сканировать) трудовую книжку, актуален как для работодателей, так и для самозанятых и индивидуальных предпринимателей.
Ниже приведён подробный пошаговый план, который поможет вам правильно и безопасно создать цифровую копию трудовой книжки, не нарушая закон.

Что такое «отксерить» трудовую книжку?

Термин отксерить в современном обиходе означает сканировать документ с последующим сохранением его в электронном формате.
Цифровая копия служит резервной копией, упрощает хранение, поиск и обмен информацией, но не заменяет оригинал в юридическом плане.

Когда и зачем сканировать трудовую книжку?

• Для создания резервной копии в случае потери, порчи или кражи оригинала.
• Для упрощения доступа к данным при оформлении заявлений в Пенсионный фонд, налоговой службе и др.
• Для внутреннего учета в компании (например, при проверке кадровой документации).
• Для подготовки электронного заявления о трудовом стаже.

Правила заполнения трудовой книжки (помощь при сканировании)

Перед тем как приступить к сканированию, убедитесь, что трудовая книжка заполнена корректно.

Ниже перечислены ключевые требования, которые помогут избежать ошибок при последующей обработке сканов.

ьный лист

Согласно сведениям, опубликованным 3 марта 2026 г. и 7 января 2026 г., ьный лист должен содержать:

• ФИО сотрудника полностью, без сокращений и инициалов.
• Дата рождения в полном виде.
• СНИЛС (если он указан в документах).
• Наименование работодателя и его ИНН/ОГРН.
• Дата заполнения ьника.

Кадровые события

При приёме нового сотрудника, переводе, увольнении и других кадровых событиях в трудовой книжке необходимо:

• Записывать данные в соответствии с § I. Трудового кодекса РФ.
• Указывать точные даты приёма, перевода, увольнения.
• Отражать должность с указанием структурного подразделения.
• Вносить запись в присутствии работника не позднее недели со дня его приёма.

Оформление записей

Записи в трудовой книжке делаются ручкой (шариковой, гелевой или перьевой) либо с помощью технических устройств.
Важно, чтобы текст был чётким и читаемым, так как сканирование будет зависеть от качества оригинала.

Подготовка к сканированию

Перед тем как приступить к сканированию, выполните следующие действия:

1. Проверка целостности документа: убедитесь, что все страницы находятся в порядке, нет вырезанных, порванных или пропущенных листов.
2. Очистка страниц: удалите пятна, скрабы и размытые участки, чтобы улучшить качество скана.
3. Подготовка оборудования: используйте высококачественный сканер (лучше с разрешением 300–600 dpi) или смартфон с хорошей камерой.
4. Выбор формата: рекомендуется сохранять сканы в PDF/A‑1b, чтобы гарантировать совместимость с архивными системами.
5. Назначение имени файла: используйте формат ЛК_ФИО_YYYYMMDD.pdf (например, ЛК_Иванов_Иван_Иванович_20260523.pdf).

Процесс сканирования

Следуйте пошаговой инструкции ниже:

1. Размещение документа: положите трудовую книжку на ровную поверхность, убедитесь, что все страницы открыты и не перекрываются.
2. Настройки сканера: установите разрешение 300–600 dpi, цветовой режим «Черно‑белый» (если в книге только текст) или «Цветной» (если есть фотографии).
3. Сканирование: сканируйте последовательно, начиная с ьного листа. Для каждой страницы сохраняйте отдельный файл (если планируется хранить отдельные листы) либо объединяйте в один PDF.
4. Проверка качества: откройте сканы и убедитесь, что текст читается, нет смазывания, и все страницы присутствуют.
5. OCR (оптическое распознавание символов): используйте программы типа ABBYY FineReader, Adobe Acrobat Pro или бесплатные онлайн‑сервисы. Это позволит сделать текст в PDF кликабельным и поисковым.
6. Сохранение и резервное копирование: сохраните файл в корпоративном облаке (например, Google Drive, Yandex.Disk, OneDrive) и сделайте локальный бэкап на внешнем диске.

Особенности работы с электронными сервисами

Для украинских граждан существует уникальный электронный сервис, позволяющий оформить трудовую книжку без очередей и личного присутствия.
Однако, даже если вы используете электронный вариант, рекомендуется иметь физическую копию и её скан. Это обеспечит дополнительную защиту от потери данных.

Хранение и безопасность

• Храните сканы в защищённом месте с ограниченным доступом.
• Регулярно проверяйте целостность файлов (используйте контрольные суммы).
• Не публикуйте копии трудовой книжки в открытых облаках без шифрования.
• Соблюдайте правила конфиденциальности: доступ к документу должен быть ограничен только уполномоченными лицами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать сканированную копию вместо оригинала?
   Нет. Трудовая книжка остаётся официальным документом, и только оригинал имеет юридическую силу. Сканы служат резервной копией.
2. Какие требования к качеству скана?
   Минимальное разрешение 300 dpi, без смазывания, читаемый текст. Для архивных целей рекомендуется PDF/A‑1b.
3. Нужно ли делать OCR?
   Рекомендуется, чтобы текст был поисковым и копируемым, но это не обязательное требование.
4. Как защитить сканы от несанкционированного доступа?
   Используйте шифрование (например, 7‑Zip с паролем) и храните в защищённых облаках.
5. Можно ли сканировать только ьный лист?
   Нет. Для полноты данных необходимо сканировать всю книгу, включая все страницы с кадровыми событиями.

Правильное сканирование трудовой книжки — это не просто копирование, а комплексный процесс, включающий подготовку, соблюдение юридических требований и обеспечение безопасности данных.
Следуйте приведённым рекомендациям, и вы получите надёжную цифровую копию, которая поможет в дальнейшем управлении кадровыми данными и соблюдении требований законодательства.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям (например, оформление трудовой книжки для индивидуального предпринимателя), обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в региональный отдел Пенсионного фонда.