Система СБИС (Система Бизнес‑Информационных Сервисов) широко используется в российских компаниях для ведения кадрового делопроизводства, расчётов с персоналом и формирования отчетности. Иногда возникает необходимость отменить запись о трудовой книжке (например, при ошибочном вводе, закрытии вакансии или переводе сотрудника в другую форму трудоустройства). В этой статье мы подробно разберём, какие шаги необходимо выполнить, какие документы подготовить и на что обратить внимание, чтобы процесс прошёл без ошибок.
Содержание
- Что подразумевается под «отменой трудовой книжки»?
- Подготовительные условия и необходимые документы
- Пошаговая инструкция в СБИС
- Юридические нюансы и последствия
- Часто задаваемые вопросы
Что подразумевается под «отменой трудовой книжки»?
Отмена трудовой книжки в СБИС – это действие, которое удаляет (или помечает как «отменено») запись о выдаче, приёме на работу, переводе, увольнении и других операциях, связанных с трудовой книжкой сотрудника. После отмены запись перестаёт влиять на расчётные листы, отчёты в ПФР и ФСС.
Важно отличать отмену записи от полного удаления сотрудника из системы. В случае отмены сохраняются основные данные о сотруднике (ФИО, ИНН, СНИЛС), а лишь конкретная операция с книжкой считается недействительной.
Подготовительные условия и необходимые документы
- Права доступа: пользователь должен иметь роль «Кадровый специалист» или «Администратор» с правом «Изменять кадровые документы».
- Трудовой договор или иной документ, подтверждающий необходимость отмены (например, акт об ошибочном вводе).
- Согласие сотрудника (если отмена связана с исправлением ошибок, а не с увольнением).
- Запись в журнале изменений: рекомендуется подготовить служебную записку, где указаны причины отмены и подписи ответственных лиц.
Примечание: При отмене записи о выдаче трудовой книжки необходимо убедиться, что в ПФР и ФСС нет уже отправленных сведений о данном событии. Если такие сведения уже переданы, потребуется их корректировать через «Корректирующие сообщения».
Пошаговая инструкция в СБИС
Шаг 1. Авторизация в системе
- Откройте браузер и перейдите по адресу
https://login.sbis.ru. - Введите логин и пароль, нажмите «Войти».
- При необходимости введите код из SMS (двухфакторная аутентификация).
Шаг 2. Переход в модуль «Кадры»
- В главном меню выберите «Кадровый учет» → «Сотрудники».
- Найдите нужного сотрудника, используя поиск по ФИО, табельному номеру или ИНН.
- Откройте карточку сотрудника, кликнув по его имени.
Шаг 3. Открытие раздела «Трудовые книжки»
- В левой колонке карточки выберите пункт «Трудовые книжки».
- Отобразятся все операции, связанные с книжкой: выдача, приём, перевод, увольнение и т.д.
Шаг 4. Выбор записи для отмены
- Найдите запись, которую необходимо отменить (например, «Выдача трудовой книжки – »).
- Нажмите на кнопку «Действия» рядом с записью и выберите «Отменить запись» (может называться «Отменить операцию»).
Шаг 5. Заполнение формы отмены
- В открывшемся окне укажите причину отмены (из выпадающего списка или в свободном поле). Примеры: «Ошибка ввода», «Сотрудник отказался от трудовой книжки», «Дублирование записи».
- Прикрепите скан или фото документа, подтверждающего причину (например, акт об ошибке).
- Нажмите «Сохранить».
Шаг 6. Проверка статуса
- После сохранения запись получит статус «Отменено» и будет помечена соответствующим цветом (обычно серый).
- Убедитесь, что в разделе «История изменений» появилось событие с указанием даты и пользователя, выполнившего отмену.
Шаг 7. Корректировка данных в ПФР и ФСС (при необходимости)
- Если отмена произошла после отправки сведений в ПФР/ФСС, откройте модуль «Отчётность» → «Корректирующие сообщения».
- Создайте новое корректирующее сообщение, указав тип «Отмена операции по трудовой книжке» и привяжите к нему отменённую запись.
- Отправьте сообщение в электронный кабинет ПФР/ФСС.
Шаг 8. Финальное подтверждение
После выполнения всех действий рекомендуется:
- Сделать скриншот экрана с подтверждением статуса «Отменено».
- Сохранить копию всех приложенных документов в папке «Кадровый архив» на сервере компании.
- Уведомить руководителя подразделения и бухгалтерию о произведённой отмене.
Юридические нюансы и последствия
Законодательная база
Отмена записи о трудовой книжке регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 80‑84) и приказом Минтруда РФ от № 108н «Об электронных трудовых книжках». Основные положения:
- Любая запись в трудовой книжке должна быть достоверной и подтверждена документами.
- При ошибочном внесении записи работодатель обязан её исправить в течение 5 рабочих дней.
- Для исправления записи в электронной трудовой книжке (ЭТК) необходимо оформить корректирующее сообщение в ПФР.
Последствия для сотрудника
- Отмена записи о выдаче книжки не влияет на стаж, если в системе уже отражён факт приёма на работу.
- Если отменяется запись об увольнении, необходимо заново оформить новое увольнение, иначе могут возникнуть проблемы с выплатой пособий.
Последствия для работодателя
- Неправильное или несвоевременное исправление записей может привести к штрафам от ПФР (до 5 000 руб.) и ФСС.
- Отсутствие корректных данных в СБИС усложняет подготовку отчётности и расчётов заработной платы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли полностью удалить запись о трудовой книжке?
В СБИС полностью удалить запись нельзя – система сохраняет историю всех действий; Можно лишь отменить запись, после чего она будет помечена как недействительная.
Что делать, если запись уже отправлена в ПФР?
Необходимо создать корректирующее сообщение в модуле «Отчётность». В нём указывается тип операции (отмена) и ссылка на отменённую запись. После отправки ПФР обновит сведения в ЭТК.
Сколько времени занимает процесс отмены?
Само действие в СБИС занимает 2‑5 минут. Если требуется корректировка в ПФР/ФСС, добавьте ещё 1‑2 рабочих дня на подготовку и отправку сообщения.
Нужно ли уведомлять сотрудника?
Да. По статье 80 ТК РФ сотрудник имеет право знать о всех изменениях, связанных с его трудовой книжкой. Уведомление оформляется в виде служебной записки или электронного письма.
Можно ли отменить запись, если у сотрудника уже оформлена новая запись (например, перевод)?
В таком случае сначала необходимо отменить «запись‑потомок» (перевод), а уже после – исходную запись. Система не позволит отменить запись, если от неё зависят другие операции.
Отмена записи о трудовой книжке в СБИС – процесс, требующий внимательности и соблюдения правовых норм. Следуя пошаговой инструкции, подготовив необходимые документы и проверив статус в ПФР/ФСС, вы сможете быстро исправить ошибку без риска штрафов и сбоев в расчётных листах.
Если после выполнения всех шагов у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учёту или в службу поддержки СБИС.