Вопрос о том, можно ли направить трудовую книжку работнику по почте, пока он её ещё не получил, часто возникает у руководителей и специалистов по кадровому делу. Ниже подробно рассматриваем правовые нормы, порядок оформления такой отправки и практические рекомендации.
Правовая основа
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан вести кадровую документацию, в т.ч. трудовую книжку. При увольнении или при необходимости выдачи копий документа работник имеет право потребовать её востребования. Если в день увольнения работник отсутствует, компания обязана:
- попросить его явиться за книжкой;
- или получить его согласие на отправку почтой;
- или направить документ в его адрес по почте с уведомлением о вручении.
Эти положения закреплены в пункте 6 ст. 84.1 ТК РФ.
Порядок отправки трудовой книжки по почте
Заявление работника
Для отправки документа по почте необходимо, чтобы работник написал заявление о желании получить трудовую книжку по почте. В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- Номер и серия трудовой книжки (если известны);
- Адрес, куда требуется отправить документ;
- Согласие на получение документа заказным письмом с уведомлением о вручении.
Оформление отправки
После получения заявления работодатель оформляет отправку следующим образом:
- Выбирает форму отправки – обычно заказное письмо с уведомлением о вручении;
- Подготовляет копию заявления для внутреннего архива;
- Вкладывает в конверт оригинал трудовой книжки (или её копию, если оригинал уже передан);
- Отправляет письмо в отделении Почты России.
Сохранность подтверждения
После отправки необходимо сохранить копию уведомления о вручении. Это подтверждает, что работник действительно получил документ.
Сроки и условия
Согласно нормативным актам, после того как заявление получено, работодатель обязан отправить трудовую книжку в течение трёх рабочих дней. Если по какой‑то причине отправка откладывается, работодатель обязан уведомить работника о новых сроках.
Важно помнить, что трудовая книжка остаётся в компании до момента её получения работником. Поэтому её нельзя уничтожать или передавать другим сотрудникам.
Что делать, если трудовая книжка не получена
Если после отправки заказного письма работник не получает документ в течение установленного срока, следует выполнить следующие действия:
- Связаться с работником и уточнить, получил ли он уведомление о вручении;
- Повторно оформить отправку, при необходимости – через другую почтовую службу;
- В случае невозможности доставки – оформить дубликат трудовой книжки и выдать его лично или по почте по новому заявлению.
Частые ошибки при отправке
- Отсутствие подписи работника. Без заявления компания не имеет права отправлять документ по почте.
- Неправильный адрес. Ошибки в адресе приводят к возврату письма и задержкам.
- Отправка без уведомления. Закон требует заказного письма с уведомлением; обычное обычное письмо не считается юридически значимым.
- Отсутствие копий. Не сохранять копию заявления и уведомления – риск потери доказательств.
Отправка трудовой книжки по почте до востребования работника полностью законна, если соблюдены все формальности:
- получено письменное заявление работника;
- выбрана форма отправки – заказное письмо с уведомлением;
- сохранены подтверждения о вручении;
- наблюдаются установленные сроки.
Только при соблюдении этих требований компания может безопасно пересылать трудовую книжку по почте, избегая юридических рисков и административных проблем.