С переходом на цифровой формат кадрового документооборота в России у многих работодателей и сотрудников возникают вопросы о том, как именно отражаются сведения об обучении․ Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала новым стандартом учета стажа, и внесение записей о повышении квалификации имеет свои особенности и строгие регламенты․
В этой статье мы подробно разберем, как информация о профессиональном развитии работника попадает в ЭТК, какие нормативные акты это регулируют и почему кадровикам важно самим проходить обучение по этим изменениям․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который формируется в базе данных Социального фонда России (СФР)․ Важно понимать, что работник не может сам «завести» или «заказать» ЭТК, она формируется автоматически на основании отчетов, которые сдает работодатель․
Работодатель ежемесячно или при наступлении определенных событий подает в СФР отчет по форме СЗВ-ТД․ Именно через этот отчет все данные — от приема на работу до увольнения и повышения квалификации — попадают в единую базу․ Из этой базы сотрудник в любой момент может получить выписку, которая и является его электронной трудовой книжкой․
Вносится ли повышение квалификации в трудовую книжку?
Ответ однозначный: да, вносится․ Согласно действующему законодательству, в трудовую книжку (как в бумажную, так и в электронную) вносятся только предусмотренные правилами виды записей․ К ним относятся:
- Прием на работу и увольнение;
- Постоянный перевод на другую должность;
- Изменение наименования должности;
- Награждение за профессиональные достижения;
- Получение второй и последующей профессии/специальности;
- Повышение квалификации сотрудника (присвоение новой квалификации или специальности)․
Нормативная база: Приказ Минтруда № 320н
При внесении записей работодателям следует строго ориентироваться на Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н (действителен до 1 сентября 2027 года)․ Этот документ подробно расписывает порядок ведения и хранения трудовых книжек и четко регламентирует случаи, когда необходимо внести запись о повышении квалификации или профессиональной переподготовке․
Также стоит учитывать разъяснения Федеральной службы по труду и занятости (в частности, Письмо от № ПГ/23192-6-1), которое конкретизирует моменты внесения записей о курсах повышения квалификации․
Как отразить повышение квалификации в бумажной и электронной трудовой книжке
Поскольку многие сотрудники до сих пор сохранили бумажные трудовые книжки, кадровику приходится работать с двумя форматами одновременно․
Заполнение бумажной трудовой книжки
В трудовых книжках образца 1995 года предусмотрен специальный раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации и переподготовке»․ Запись вносится на основании официальных документов (удостоверений, дипломов) после успешного завершения курса обучения․
Отражение в электронной трудовой книжке (ЭТК)
Для ЭТК не нужно заполнять бумажный бланк․ Вместо этого работодатель обязан подать в СФР отчет по форме СЗВ-ТД․ В этом отчете есть специальные графы, где указывается:
- Вид мероприятия (в данном случае — присвоение новой квалификации или специальности, повышение квалификации);
- Наименование профессии, специальности или квалификации;
- Год окончания обучения;
- Реквизиты документа об образовании (удостоверения о повышении квалификации)․
После отправки формы СЗВ-ТД эти данные вносятся в единую базу СФР и становятся частью электронной трудовой книжки сотрудника․
Если у сотрудника сохранилась бумажная трудовая книжка
Если сотрудник не перешел полностью на ЭТК и сохранил бумажный документ, работодатель обязан:
- Ознакомиться с бумажной трудовой книжкой для определения профессиональной квалификации и времени работы по специальности;
- На основании предъявленного документа заполнить личную карточку сотрудника;
- Внести соответствующую запись в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации и переподготовке» бумажной трудовой;
- Вернуть бумажную трудовую книжку сотруднику;
- Форму СТД-Р (или СЗВ-ТД) оставить у себя и вложить в личное дело сотрудника․
Повышение квалификации для кадровиков: зачем это нужно?
Трудовое законодательство и правила ведения ЭТК постоянно меняются․ Ошибки в кадровом документообороте могут привести к штрафам и проблемам для сотрудников при назначении пенсии․ Именно поэтому самим специалистам по кадрам крайне важно проходить обучение․
Курсы повышения квалификации по изменениям в трудовом законодательстве помогают освоить такие темы, как:
- Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка);
- Регулирование труда дистанционных работников;
- Новая отчетность в кадровом делопроизводстве;
- Трудовые отношения с иностранными работниками;
- Обзор актуальных изменений законодательства․
После успешного завершения такого курса участникам выдается законное удостоверение о повышении квалификации․ Подобное обучение помогает не только укрепить уверенность в повседневной работе с трудовыми книжками (в т․ч․ электронными), но и значительно повышает эффективность кадрового документооборота, снижает количество ошибок и ускоряет процесс оформления сотрудников․
Электронная трудовая книжка не отменяет необходимости фиксировать профессиональное развитие работника․ Повышение квалификации — это важный этап в карьере, который обязательно отражается в ЭТК через форму СЗВ-ТД․ Главной задачей работодателя является своевременная и корректная подача сведений в СФР в соответствии с Приказом Минтруда № 320н․ А для того, чтобы минимизировать риски ошибок, специалистам отдела кадров необходимо регулярно проходить программы повышения квалификации, оставаясь в курсе всех законодательных нововведений․