С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Согласно законодательству, каждый сотрудник имеет право выбрать способ ведения своей трудовой книжки: бумажный или электронный․ Работодатель обязан отразить этот выбор в кадровом учете, а в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), правильно оформить соответствующие документы и сформировать отчеты в Пенсионный фонд России (ПФР)․
В этой статье вы найдете пошаговую инструкцию, как в 1С:ЗУП отразить способ ведения трудовой книжки — как при приеме на работу, так и при смене способа в течение трудового стажа․
Основные способы ведения трудовой книжки
- Бумажная трудовая книжка — традиционный способ, при котором все записи вносятся в физический документ․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог, хранящийся в информационной системе ПФР․ Записи формируются автоматически на основании данных, передаваемых работодателем через отчет СЗВ-ТД․
Сотрудник вправе выбрать способ ведения при:
- приеме на работу;
- переходе на новое место работы;
- подаче заявления о смене способа ведения (даже если ранее выбрана бумажная книжка)․
Как отразить выбор способа ведения при приеме на работу
При оформлении нового сотрудника в 1С:ЗУП необходимо правильно заполнить документ «Прием на работу»․
- Перейдите в раздел «Кадры» → «Документы» → «Прием на работу»․
- Создайте новый документ, выбрав сотрудника из справочника․
- На вкладке «Главное» найдите поле «Способ ведения трудовой книжки»․
- Выберите один из вариантов:
- Электронная трудовая книжка — если сотрудник выбрал ЭТК;
- Бумажная трудовая книжка — если сотрудник предпочитает сохранить бумажную книжку․
- Обязательно поставьте галочку «Отразить в трудовой книжке», это ключевое поле, которое влияет на формирование СЗВ-ТД․
- Если сотрудник ранее не работал (нет стажа), поставьте флажок «Начало трудовой деятельности»․
- Заполните остальные реквизиты (должность, подразделение, оклад и т․д․) и нажмите «Записать»․
Важно! После записи документа система автоматически сформирует запись в СЗВ-ТД — отчет, который передается в ПФР․ Проверить его можно в разделе: «Отчеты» → «Отчеты в ПФР» → «СЗВ-ТД»․
Как отразить смену способа ведения трудовой книжки
Если сотрудник, ранее работавший с бумажной трудовой книжкой, решил перейти на электронную, он должен подать заявление․ В 1С:ЗУП это оформляется отдельным документом․
- Перейдите в раздел «Кадры» → «Журнал документов» → «Электронные трудовые книжки»․
- Нажмите кнопку «Создать» и выберите документ «Заявление о предоставлении сведений о выборе способа ведения трудовой книжки»․
- Заполните поля:
- Сотрудник — выберите из справочника;
- Дата подачи заявления — дата, когда сотрудник написал заявление;
- Способ ведения — выберите «Электронная трудовая книжка»;
- Причина, «Смена способа ведения» (автоматически заполняется)․
- Приложите скан или фото заявления сотрудника (если используется электронный документооборот)․
- Нажмите «Записать»․
После этого система автоматически:
- обновит информацию о способе ведения трудовой книжки в карточке сотрудника;
- включит изменения в следующий отчет СЗВ-ТД;
- сформирует запись в ЭТК в ПФР․
Важно! Если сотрудник хочет вернуться к бумажной трудовой книжке, он также подает заявление, и в поле «Способ ведения» выбирается «Бумажная трудовая книжка»․ В этом случае дальнейшие записи в ЭТК прекращаются, но все предыдущие данные остаются в ПФР․
Как отразить трудовую книжку сотрудника, пришедшего с другого места работы
Если сотрудник пришел в организацию с бумажной трудовой книжкой, но ранее выбрал ЭТК — вы должны отразить его предыдущий выбор․
- При оформлении приема на работу в документе «Прием на работу» на вкладке «Главное» установите:
- Способ ведения трудовой книжки, «Электронная трудовая книжка»;
- Отразить в трудовой книжке — галочка установлена;
- В поле «Сведения о трудовой деятельности» укажите, что сотрудник ранее работал и имеет стаж — система автоматически не будет ставить флажок «Начало трудовой деятельности»․
- Бумажную трудовую книжку сотрудника не заполняйте — она остается у него на руках, а все новые записи будут формироваться в ЭТК․
Если сотрудник пришел с бумажной книжкой и хочет продолжить ее ведение — выберите «Бумажная трудовая книжка» и внесите все предыдущие записи вручную (если они не были переданы в ПФР)․
Как проверить, что данные переданы в ПФР
После оформления заявления или приема на работу необходимо проверить формирование отчета СЗВ-ТД:
- Перейдите в раздел «Отчеты» → «Отчеты в ПФР» → «СЗВ-ТД»․
- Выберите нужный период и нажмите «Сформировать»․
- В списке найдите сотрудника — убедитесь, что в колонке «Способ ведения» указано корректное значение («ЭТК» или «Бумажная»)․
- Проверьте статус отчета: он должен быть «Сформирован» и «Передан» в ПФР․
- При необходимости — отправьте отчет через «Отправить в ПФР»․
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Не поставлена галочка «Отразить в трудовой книжке» в документе «Прием на работу» → СЗВ-ТД не сформируется․
- Ошибка 2: Заявление о смене способа не оформлено → система не обновит данные в ЭТК․
- Ошибка 3: Сотрудник пришел с ЭТК, но в ЗУП выбрана бумажная книжка → в ПФР возникнет дублирование или конфликт данных․
- Ошибка 4: Не проверен статус СЗВ-ТД → отчет не передан, и ПФР не обновит информацию․
Рекомендация: Всегда сохраняйте копии заявлений сотрудников и проверяйте отчеты СЗВ-ТД перед их отправкой в ПФР․
Дополнительные советы
- Если вы используете 1С:ЗУП 3․1 — интерфейс может немного отличаться, но логика работы идентична․
- Для автоматического заполнения наименований должностей и подразделений в СЗВ-ТД используйте ЕФС-1 — справочник кодов ОКЗ и трудовых функций․ Он настраивается в разделе «Справочники» → «ЕФС-1»․
- При увольнении сотрудника с ЭТК — система автоматически формирует запись об увольнении в СЗВ-ТД․ Бумажную книжку при этом выдать не нужно — только копию сведений по запросу․
- Все данные ЭТК хранятся в ПФР пожизненно — даже если сотрудник вернется к бумажной книжке, его прошлые записи останутся в электронном виде․
Правильное отражение способа ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП — это не просто формальность, а обязательное требование закона․ Неправильное оформление может привести к:
- штрафам со стороны ПФР;
- неправильному начислению пенсии;
- спорам с сотрудниками по стажу․
Следуйте приведенной инструкции, всегда запрашивайте у сотрудников заявления, проверяйте отчеты СЗВ-ТД и используйте автоматизацию программы 1С:ЗУП, это сэкономит ваше время и избавит от ошибок․
Важно помнить: Сотрудник имеет право менять способ ведения трудовой книжки в любое время․ Ваша задача — оперативно отразить его выбор в системе и обеспечить передачу данных в ПФР․
Если вы используете облачную версию 1С:Бухгалтерия или 1С:ЗУП — все действия выполняются аналогично, но с возможностью автоматической синхронизации с ПФР через интернет;
Следите за обновлениями программы — в 2025–2026 годах ПФР может ввести новые требования к формату СЗВ-ТД и ЕФС-1․ Регулярно обновляйте конфигурацию 1С:ЗУП до актуальной версии․